对档案管理信息化建设问题的思考

张妍姝

摘 要：在计算机信息科学技术快速发展的时代背景下，传统的人工收集，整理及管理的档案模式已不再满足当时的需求。档案管理信息化是新时期档案管理的方向，本文分析了档案管理信息化建设的现状及出现的问题，并提出了问题的解决方案及与与档案管理制度创新相结合等观点，对如何做好新时期的档案管理工作具有参考意义。

关键词：档案管理；特殊性；信息化建设

信息化已成为社会发展重要的战略资源，各行业纷纷制定和调整自己的信息化发展方向及策略，来提高自身的工作效率。档案管理如何有效地应用信息资源，提升档案工作为社会发展服务的效率，是信息化建设的根本方向。通过认真学习和实践科学发展观，提出了自己对档案信息化建设问题的看法。

1 档案管理信息化现状及问题

《全国档案信息化建设实施纲要》指出了全国档案信息化建设的目标、指导思想和工作任务：各级档案馆（室）逐步完成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、档案管理应用计算机技术以及计算机档案管理的数据库建设等。可见信息化建设是一项长期的系统工程。但目前的档案管理信息化现状及出现的问题不容乐观，表现在如下几个方面：

1.1 档案界对档案信息化认知淡薄

尽管档案管理的重要性已被人们所熟知，但在我国仍然有一部分人对档案管理方面认知淡薄，认为档案管理可有可无，没有多大意义；也有人可能已经认识到了档案的重要性，但观点仅仅局限于信息化设备和网络技术，却没有现代化管理的思想理念。这就造成了在档案信息化建设过程中的消极投入及不规范行为，最终影响到档案信息化建设的进度，影响到档案信息化建设目标的实现。

1.2 档案的特殊性及其重要却没有引起重视

档案信息化建设是信息社会建设的一部分，其建设的过程表现出自身的特点，主要表现为：

档案信息化与政务信息化建设密不可分。

（2）信息的正确性、可靠性要求高。

（3）信息的安全性必须得到有效保证。

（4）建设过程周期长，是一项长期的系统工程。

（5）需采用成熟技术及通用产品。

2 档案信息化建设面临的问题的解决办法

2.1 增强档案管理人员的现代化管理思想理念

目前档案管理系统采用的管理模式基本是沿用传统的管理模式，应研究一种适用计算机系统数字化档案管理的标准规范，方便查询和利用，以及对档案信息进行更深层次的统计分析。

2.2 档案管理信息化纳入同级电子政务体系中

档案信息化是政务信息化建设的重要组成部分，因此，档案信息化建设必须紧跟电子政务建设步伐，档案部门信息化建设要纳入同级电子政务体系。抓住各级政府电子政务建设给档案信息化发展带来的挑战和机遇，使档案信息化尽快适应电子政务建设和运行的需求。

2.3 保证档案信息的正确性和可靠性

在社会信息化飞速发展的时代，由于信息需求量的增加，人们对信息要求更全面、更准确、更快速、更方便。加之档案信息化建设的核心是资源建设，因此在资源建设过程中，保证信息的正确性、可靠性变得尤为重要。因此档案行政机构要制定规范的，法规性的，切实可行的电子文件归档制度和数字化档案信息的制度。例如：对电子文件归档的同时归档纸质文件；对重要的活动，人物，事件拍摄要数码和时间同时记录；规范纸质档案数字化时所使用的扫描仪或者数码相机等设备；以及档案扫描，图像存储处理，数据质检挂接，数据验收备份等措施；提出约束档案管理工作人员的制度。来保证档案信息的正确性和可靠性。

2.4 保证档案信息的安全性

档案信息化建设的目的是为社会提供档案信息服务，不可避免地借助现有的各种网络产品，由于信息具有易传播、易扩散、易损坏的特点，信息资产比传统的实物资产更容易受到损害，这样势必威胁档案信息的安全性。 为了保证信息的安全性，必须在信息资源建设的过程做好档案信息的鉴定工作，在通过网络为社会提供信息服务的过程中，要采取多方面的安全措施，保证档案信息的安全。

2.5 采用成熟、通用的技术及产品来保证数字化档案应用系统的网络安全性

一方面保证系统的网络安全性需要制定严格的管理制度，提高档案系统管理人员的技术水平。在网络安全技术上，采用严格的身份验证和权限管理，配备防火墙软件系统，入侵检测系统及信息传输加密软件，安装防木马病毒软件。另外计算机备份与恢复系统也是不可缺少的，利用恢复系统可以实现文件损坏丢失的快速恢复。

另一方面，档案信息资源的保存利用是长期的、永久的，这样必须要求资源建设的过程采用的技术必须是通用的、标准的，非通用的、非标准的技术会导致资源共享困难，甚至在将来无法利用，造成不必要的人力、物力和资源的浪费。

2.6 档案管理信息建设是一项长期的系统工程

档案信息化建设是要有社会基础和资金基础的，尽管计算机普及率越来越高，但计算机网络的普及率相对来说还是很低的，加上网络技术投资，计算机技术，专业软件的开发等因素的制约。因此档案信息化建设时间周期长，是一项长期工程，必须采取逐步建立档案数据库和局域网，打好基础，将档案管理信息化工作稳步推进。

随着社会信息化进程的加快，民众的档案意识的增强，社会对档案管理也提出了更高的要求。因此档案管理也要改革与创新结合同步，档案管理部门要实行软件与硬件并重，提高其自身的现代化管理水平，加快档案管理信息化建设。提高工作效率，提升服务质量，制定出信息化建设的短期目标和长期规划，为社会提供更高效、更优质的档案信息服务。

参考文献

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[2]温小云 关于档案管理信息化建设若干问题的思考 2006

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