人力资源档案管理信息化建设的必要性和保障条件分析

曾爱武

摘 要：随着我国经济的快速发展，毕业生每年逐渐增多，加大了社会上的就业压力，这时对于人力资源档案信息化的建设就显得至关重要，它是现在事业单位管理的重要组成部分。本文就是针对我国人力资源档案信息化建设的必要性以及保障条件进行了深入的研究，其最终目标就是为了促进人力资源信息化的建设进程。

关键词：人力资源；档案管理；信息化建设；必要性；保障条件

随着我国经济、科技的快速发展，我国各个行业都面临着重大的挑战。为了能够满足现在社会变化的需要，应当加强我国人力资源档案的发展，改变传统的管理模式，利用现在的科学技术进行人力资源档案的信息化建设，这是我国不断发展的社会必要。面对当前社会激烈竞争的形势，加强人力资源管理迫在眉睫，它也是社会发展的必然结果。

1 人力资源档案管理信息化建设的必要性

1.1 人力资源档案管理的客观需求

人力资源档案管理受到各种因素影响，其中最主要的影响因素是档案信息的利用环境以及保存方式。由于影响人力资源档案管理因素的存在，使得人力资源档案管理的建设受到了不同程度的限制，所以人力资源档案管理通常情况下处于不受外界影响的状态，对于档案信息的利用受到了严重的限制。传统的人力资源档案管理方式已经不能满足现在人们的需求，所以必须对人力资源档案管理的方式进行改革，从而适应社会发展的需求。加强人力资源档案的信息化建设，就能够充分档案信息资源，从而能够使人力资源档案信息资料得到广泛的应用，推动档案信息化的进程。

1.2 人力资源档案管理发展的必然途径

国内各行各业的发展都离不开人才，所以这是一个人才竞争的时代。随着经济、科技、医疗等方面的发展，人才已经成为改变这个时代最主要的因素，所以对于人力资源的关注已经达到了一个前所未有的程度，从而体现了人力资源管理在整个经营中的作用。人才竞争与人力资源的管理有着密切关系，所以人力资源管理的信息化建设将成为促进充分利用档案信息资源的重要途径。档案信息的信息化代替传统的手工管理方式，这种巨大的进步有效地推动了现代化的进程，人力资源信息化的管理方式是现在档案信息管理的主要方式，也是社会发展的必然结果。

1.3人力资源档案管理的重要手段

对于档案信息的管理就是为了更好地、充分地利用档案信息，从而推动社会的发展。传统的手工管理方式比较繁杂，查阅起来并不方便，费时费力，这样的档案管理方式并不能有效地促进人力资源的利用。为了促进人力资源得到充分利用，档案信息的信息化管理方式能够打破传统的档案信息的管理方式，它有效地提高了人力资源档案的利用率和使用价值。将人力资源档案信息化并储存在数据库中，以便满足人们的阅读需要，这种人力资源档案信息的管理方式能够最大限度地保护了纸质资料，也不易丢失、损坏。

2 人力资源档案信息化建设的保障条件

对于我国人力资源档案信息化的建设必须具有一定发展条件，目前我国事业单位档案信息进行信息化建设时，其保障条件遇到了各种各样的问题，这些问题是客观存在的，必须引起重视，为了发展档案信息化建设的保障条件必须有效地采取相应的措施。只有满足人力资源档案信息化建设的一切保障条件，才能够促进人力资源档案信息化的发展，从而实现档案资料信息化。

2.1 加深管理者的高度重视

对于人力资源档案信息化的建设，需要具有高能力的管理者进行管理，同时管理者还要对本单位的人力资源具有全面的了解，只有这样才能想借阅者表明档案信息的重要性，当向领导提供档案时，应当明确档案信息的重要性，并向领导介绍档案信息在企业的经营中所占据的地位，让领导认同档案信息重要性，引起领导的重视。为了证明档案信息的重要性，应当利用每一次能够应用档案信息解决或处理的重大问题，以此向企业的领导传达档案信息在企业的经营中所发挥的作用，得到企业领导的支持，并能够给予资金上的支持，购买相应的设备不断加强企业人力资源档案的信息化发展，确保人力资源信息化发展的保障条件。人力资源档案信息化的发展应当及时向事业单位的领导反映，使领导者能够清楚地认识到档案信息化的进程，认同档案信息的作用，使档案信息作为推动企业发展的重要因素，将档案信息化的发展纳入到企业整体发展的进程中，从而使企业的领导者意识到档案信息的重要性。

2.2 建立实用的人力资源档案信息化平台

若想实现事业单位更加有效的发展，就必须根据单位的自身状况建立相应的人力资源管理档案信息系统。现在对于每个企业而言，人力资源档案都是企业能够正常运行的决定因素，同时还应当保证企业人力资源档案信息化建设能够得到领导者的支持，所以无论如何建立人力资源管理档案信息系统，都必须考虑该系统必须能够在实际的应用中解决出现的问题。在企业的经营中，无论自身的合作者是具有经验的人力资源档案信息管理商还是具有经验的人力资源档案管理者，企业都必须建立属于自身的人力资源档案管理信息系统平台，从而促进自身的发展。建设人力资源档案管理信息系统平台时，可以应用各种有关的、先进的科学技术，不断地加强和完善该系统平台，使它成为推动企业发展的重要支柱。

2.3 提高档案管理人员的工作技能

人力资源档案信息化的建设对管理者的要求较高，因为这属于一种对于工作技能要求较高的工作，该项技术能够优化企业人力资源档案信息系统，所以就要求档案的管理者必须具有各方面的技术能力，作为档案的管理者，其自身应当具有强烈的责任心和使命感，这有这样才能真正提高自身的积极性和主动性，提高管理者的工作效率。为了促进事业单位人力资源档案信息化的发展进程，要求管理者必须熟练掌握与档案信息管理有关的各种技术能力，同时管理者还必须熟练掌握计算机的各项功能，并能应用这些功能实施档案管理，最后还要求管理者清楚地知道人力资源档案信息化管理系统运行原理，并能熟练地应用，这也是最基本的要求，只有这样才能使该管理系统正常地、安全地运行。

2.4 有效保证档案数据库的安全运行

人力资源档案信息的安全受到各种因素的影响，与此有密切关系的有网络、应用、管理等方面。人力资源档案信息化管理系统的安全性主要是指与计算机有关的各种因素的影响，但其安全性不受到这些因素的干扰。网络安全就是指网络系统中的软件系统和硬件系统受到外界因素的影响，但是其安全性不受到影，不会因此而发生损坏、泄露等现象。应用安全则是指对于档案信息的电子传送能够保证其安全性，不因其他因素的影响，使得电子信息受到破坏、泄露等现象。管理安全则是指档案信息的管理者一定要按照相应的规章制度对档案信息实施管理，以保证档案信息的安全性。为了保证人力资源档案信息化管理系统能够正常、安全的运行，就必须应用高技术的计算机技术，保证硬件、软件的正常运行，保证档案信息的安全性。

3 结语

综上所述，随着科学技术的不断发展，信息技术在人力资源档案管理信息化建设中起到重要作用。若要加强人力资源档案信息化的进程就必须引起事业单位领导的重视，并重视信息化平台的建立，提高管理人员各方面的技能等，只有这些保障条件得到满足，才能保证人力资源档案信息在企业的经营中发挥重要的作用。

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