人力资源档案管理的探析

潘维艳

摘 要：随着社会的发展和科技的进步，我国的相关人力资源制度在随着经济的前进、社会的变革而发展变化，若继续沿用原有的模式来进行管理已不能适应当今社会发展要求，因此探索和研究当前经济条件下人力资源管理的相关模式尤为必要。本文主要是个人对人力资源档案管理模式的含义、特点及建立这种模式的意义等方面进行了思考。

关键词：人力资源；档案管理；管理模式

“人力资源”概念的提出已有半个多世纪的时间，人力资源作为社会发展的主要稀缺资源已为各方面所认同，同时也得到众多企业实践的检验和证明。随着人力资源管理在企业管理中的地位和作用的日益凸显，特别是在经济全球化、信息网络化、货币电子化、资源知识化的趋势越来越明显的情况下，外部环境的变化对人力资源管理提出了许多新的问题，这些问题需要人力资源管理理论研究者们给出答案，以支持企业的发展需要。

1 人力资源档案管理的含义

这种模式是在我国社会主义市场经济条件下建立的一种新模式，它与经济的发展规模和信息化程度有着密切的关系，当今社会是一种开放的、高度信息化和持久创造力的社会，它需要专业的高技能的人才和蓝领人员都不可或缺的人力资源配置。其模式有以下两个方面的含义。

1、档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性

现代市场经济的建立和深化，产生了多种经济组织形式，这有利于人才的吸纳、流动，但与旧的人力资源管理制度而言有许多前所未有的问题出现，因此新型的人力管理制度应运而生，这也使人力资源管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人力管理重要组成部分的人力资源档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构即政府层面来讲，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，已建立了具有较强社会性的人力资源档案管理机构，如各省市人才交流中心建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向当地社会，其管理对象包括该区域范围内所有流动人员的人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人力资源服务。

2、人力资源档案来源的广泛性和内容的复杂性

人力资源档案的政府管理部门、管理对象和服务对象的社会性，决定了人力资源档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位自身的人事机构行使，所包含的内容简单，来源单一。而现在的人力资源档案管理机构，其人力资源主要是该管辖区域范围内的各类人员，但由于社会分工不同而使人员具有不同身份，集中后其档案内容也非常丰富多样。

2 人力资源档案管理的特点

1、随着改革的深人和信息化程度的提高，人力资源档案管理越来越趋向于社会化开放式模式，它与传统人事档案管理形成模式互补、并存发展现状。这两种模式，各有利弊，如传统人事档案管理模式在档案内容的保密方面做得较好，可以及时为本单位提供档案信息，这种封闭式管理办法不利于全面推广，不适合运用规范化与网络化的管理办法；新型人力资源管理模式面向广大的服务人群，可以为社会广大人员提供多种服务，管理方式灵活多样，运用现代化与网络化管理更加方便快捷，主要缺点就是保密性差、容易丢失等。档案管理工作者在实际档案管理工作中要利用两种模式的优点，做到取长补短，建设更加完美的人力资源档案管理模式。

2、人力资源档案管理当中，运用开放式管理方法主要针对当前社会中的一些流动人员。因为这些人员常在社会上流动，没有固定的工作与处所，主要来源就是那些辞职、辞退和仍然没有找到工作的人员，这些人员的档案和一般人事档案相比，因为流动人员流动性强，不会常时期固定在一个地方工作，和原来的工作单位已然脱离关系，这些人员的人事档案应该由县以上政府部门管理的人才交流中心管理，这种部门的特点是社会性强、服务面广，非常适合管理流动人员的人事档案。但一些地方政府对人力资源管理不严格，关于流动人员的人事档案管理存在很多缺陷，仍需改进工作方式，提高管理质量。

3 解决人力资源档案管理工作问题的对策

1、采用科学规范的管理制度提高档案工作效率

工作规则和标准对任何一项工作来说都是必不可少的，因此，有必要对档案管理工作标准化规范化水平进行调整。建立档案管理工作规范一方面可以提高工作人员的工作积极性和工作责任感，另一方面对档案管理工作的发展也有着积极的促进作用。而且，标准化和规范化应该体现在档案管理工作的每一个环节中，在档案管理过程中尤其应该如此，如档案的保存方式、档案信息的流转程序等，都要进行统一规定，避免出现由于不统一标准所带来的工作时间和精力的浪费。

2、采用信息化的档案管理方式

人力资源档案管理方式落后是导致档案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的档案管理方式是必要的。信息化的档案管理方式能够以较快的速度和较小的空间实现对项目工程档案进行统一的、有结构的管理，能够使纸质档案资料和电子音像档案资料相结合。要实现全面的信息化档案管理，一是需要增加对档案管理的资金投入，购置档案管理信息化所需要相应的软、硬件设施，如最基本的办公室常用设备，打印机、扫描仪、电脑等，档案管理部门必须及时了解工作需要哪些设备；二是应该制定档案管理信息化的战略，并真正实施，设立专门的监督部门对信息化过程进行全程掌控。

3、提高档案管理工作人员的职业能力

如果档案工作人员的档案管理工作水平不高，对档案管理工作认识不足，在工作中提不起“管理资料”的兴趣、在工作中不够认真、不能及时处理问题，则档案管理就面临着巨大的风险，因此，提高档案管理工作人员职业能力是十分必要的。首先，应针对年龄偏大的档案管理工作人员进行计算机类的职业技能培训，使他们能够熟练使用计算机进行网上档案管理和文件传输，以提高工作效率；其次，应重视优秀的人才的引进，以保证先进的档案管理模式能够有效推行；最后，应根据档案管理使用的新技术、新软件的特点，对在岗档案管理人员的技术培训，让工作人员掌握基本的操作技能。

随着企事业单位人事制度改革的推进，人们的就业自由度提高，人才流动频率加快，越来越多的人才由“单位人”变为“社会人”，人力资源档案不再对人才的流动具有极大的制约作用。单位用人机制的改革误导了一些人对人事档案的看法，滋生了“档案无用论”的思想，这在某种程度上严重制约了人力资源档案发挥其应有的使用价值。随着我国改革的日益深化，各单位对人才信息的需求量也必然更加迫切，21世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调，管理的核心是人的管理，人既是管理的主体，也是管理的客体，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心“人”的历史和现状的一个真实反映，它真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是历史地、全面地考察人的重要依据，因此我们必须重新认识人事档案、人力资源档案管理工作的作用和重要意义，使之更好的服务社会、服务大众。

参考文献

[1] 张雪莲. 企业人力资源管理信息系统与人事档案管理初探[J]. 中国新技术新产品. 2012（01）

[2] 任胜云，范利. 从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J]. 云南档案. 2009（07）