中职院校人事档案管理中的问题和对策

林亚男

摘 要：人事档案的管理工作对企事业单位来说，都是其发展中的基础性工作，尤其是对于中职院校，管理好人事档案，对中职院校的人力资源开发有着积极的推动作用。随着社会经济的不断发展，尤其是当前互联网技术的普及以及大数据时代的来临，中职院校现有的人事档案的模式已经逐渐的滞后于发展需要，因此分析当前的主要问题，寻找出路与对策，提升中职院校的人事档案的管理水平具有重要的实践意义和紧迫性。本文以中职院校的人事档案为例，在分析问题的基础上提出了管理对策。

关键词：人事档案；风险；管理；安全

管理好中职院校的人事档案，对于院校的人力资源开发有着重要的推动作用，但随着院校人事队伍的不断扩大，现有的管理模式已经逐渐滞后于发展需要，制约了人事管理的发展，本文就着重探讨中职院校中人事档案的管理问题和对策。

1 中职院校人事档案管理的突出问题

1.1 管理认知偏离、制度缺失

首先，人事档案工作在中职院校中仍然没有得到应有的重视，并没有将人事档案的工作列入议事日程，对人事档案的管理涉及到的人力、物力、财力的投入不足，对人事档案的“重藏轻用”现象仍然十分普遍，管理层对待人事档案一直都停留在说起来重要，排起来次要，用起来忘掉”的局面。

其次，档案的立卷不够规范，案卷质量明显不足，档案的材料内容容易发生偏差。对年龄、工龄、党龄和学历的记载经常前后不一，有些人事的年龄越填越小，参加工作时间越填越早、文化程度越填越高，造成信息的错乱。

第三，档案用纸规格仍未统一，较早的档案材料的统一规定必须要使用16 开办公用纸，但是大部分的材料已经允许使用A4 打印纸，由于纸张大小的不统一，使得部分材料在装订时不便。

第四，档案材料短缺。集中体现在履历表缺少、表彰和处分的资料丢失或是未加盖公章。

最后，由于人事资料的不断积累，许多信息过于陈旧，并且没有突出重点，例如就个人履历、社会关系、政治面貌方面的档案记录较多，但是反映出个人素质、技术能力方面的材料不足，这些都影响了档案的质量，有些院校仍然采用的是传统的手工管理操作，并没有引入电子信息化的管理手段，工作效率低下，严重滞后于档案管理的现代化需求、信息化需求和科学化管理水平。

1.2 人事档案内容失真

无论是什么类型的档案材料，真实性是其最核心的内容，这对人事档案来说尤其重要，毫无疑问当人事档案的内容失真，必然影响到中职院校的人力资源的开发工作。

现状突出的问题是许多资料的材料归档不明确，有些不该归档的归档了，有些该归档的却零零碎碎没有合理回档或及时归档，有些档案的记录内容也是十分矛盾，前后一步，公历和农历混淆，入团时间和入党时间混淆，姓名和曾用名混淆等，这些都给档案管理的材料带来了较大的麻烦，尤其是对于常用名，经常混淆同名同姓的资料档案，档案中的考核内容大部分都只记录优点，对缺点未有记录，只强调业绩，没有显示过失。这些问题的根源在于许多人员在填材料时就没有实事求是，从自身利益出发，不顾人事档案管理工作的效益。而人事管理部门也并为就材料的真实性加以审核，没有及时的发现问题，导致人事档案一错再错。

1.3 人才流动日趋频繁，“弃档不顾”现象

随着经济的不断发展，近几年人才市场的流动变得更为频繁，而人员的大量流动带来的档案管理问题也逐渐凸显。随着我国教育体制的改革，中职教育进入了快速发展的阶段，使得教师出现了一定的缺口，人才流动频繁使得许多学校为了竞争得到高素质的人才，对人事档案工作进行可以的忽略，形成了“弃档不顾”现象。造成原单位有档无人，现单位却有人无档的人档分离的局面。

1.4 管理手段不足

随着互联网技术的不断发展，引入信息化的管理手段是人事档案管理的发展趋势，人事档案电子化可以有效的提升工作效率，避免了传统的手工操作的纰漏，提升人事档案的管理质量。但是就目前来说，中职院校的人事档案的管理采用信息化手段管理的仍然是少数，一方面投入的资金不足，一方面及时投入了资金，无论是硬件还是软件都不足以支撑信息化服务。

1.5 忽视档案的开发利用

目前档案利用工作存在着较大的被动性，都是等待领导安排，或是上级来了具体的任务，相关的工作人员才去突击性的整理调阅文件资料，缺乏档案资源开发与利用的管理机制

2 中职院校人事档案管理的提升措施

2.1 完善档案管理制度

完善《收集制度》，明确资料收集范围和要求，充实档案资料，体现档案材料的全面性。完善《鉴别归档制度》，对材料进行有效的鉴别，查漏补缺，存真去假。完善《保管保密制度》，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全。完善《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。

2.2 重质量，抓管理

高校人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。

2.3 引入信息化技术管理

采用信息化的手段管理人事档案，建立档案数据资料库，完善软件和硬件的基础设施支撑，形成人事档案数据库系统，使档案数据化、信息化，实现档案的借阅、查阅、归档、统计等工作的微机操作，快速、准确、全面提供人事信息，实现人事档案管理利用先进的计算机技术和科学的检索系统进行动态管理，改变过去单靠纸质档案了解档案信息的传统方式，确保档案信息的真实性和准确性，不断提高工作效率和质量。

3 结语

随着我国教育事业改革的持续推进，学校人事制度也不断的改革创新，如何更好的管理人事档案，为院校提供人才队伍力量，是档案管理中的热点问题。尤其是中职院校，人事档案反映的是在人事管理中形成的个人的经历、才能、工作状况、奖惩情况的一种原始性的文件记录，对于人事的任免、员工的考核起到重要的依据和参考作用。本文着重探讨了人事档案的管理工作，为解决问题提出了建议和思考。

参考文献

[1]韩英伟.谈克服人事档案管理的难点[J].安庆师范学院学报（社会科学版）.2005（04）

[2]田晓琼.新时期人事档案管理应强化还是弱化 [J].档案学研究.2007（02）