谈档案管理信息化建设中应采取的必要措施

何微

摘 要：随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。本文首先对当前档案管理信息化的现状及发展进行了初步的分析，然后针对档案信息化的应用提出了电子文件的管理方法，最后结合实践工作经验，探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。

关键词：档案管理；网络信息化；措施

档案是组织、机关、企业在社会活动之中形成的具有保存性价值的音像、图表、文字或者其他形式载体的历史性记录，它是一种非常重要的信息资源。随着我国市场经济体制不断的完善与社会信息化的加快，深入对自身企业科技技术水平的了解，经济市场需求的了解，是一个企业占领市场，参与竞争的一个必要手段。实现网络信息化的档案管理，是为一个企业提供更好发展的动力所在。对于无论任何一个组织来说，档案管理都是一项非常重要的工作。而伴随着当今时代计算机网络方面的发展，网络信息化的管理技术也逐渐的应用到档案管理之中。由于现在社会高节奏的生活速度，使网络信息化的档案管理变得特别重要。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，首先要改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，尽快使手工检索向计算机检索的全面过渡；了解和掌握计算机的功能和作用；应用计算机技术管理馆藏档案；建立现代模式的档案数据库。

1 网络信息化档案管理的开发应用

将网络信息化更好的应用在档案管理中，就必须要利用相关配套的设施才可以进行，所以，对配套设施的分析是十分重要的，这里就对网络信息化档案管理开发所应用的管理媒介做一个简要的讨论。

1.1 有效管理系统软硬件

在将网络信息化的管理技术应用在档案管理中时，软硬件的配套设施是不可以缺少的。主要软硬件都包括了：计算机基本软件和硬件与各种类的辅助设备，例如存储设备、数据库、高安全系统、路由器、交换机、通信子网和宽带等。一个企业可以依照自己部门和行业的特点开发一款适合自身企业并且实用的档案管理相关软件。因为档案管理体系中的软硬件是进行网络信息化档案管理的一个基础，所以将各种配置设备进行完善是进行信息化档案管理之前的重中之重。

1.2 高素质管理人才的培养

由于成功将网络信息化应用在档案管理中是一个难度比较大的工作，因此使档案管理的人员有所欠缺。然而对于现代网络信息化的档案管理来说，单一人员管理的结构已经满足不了网络信息化档案管理的要求。在进行此项工作时需要对大量信息进行处理和研究分析的工作人员，而且还需要有数据库维护与软硬件管理的人才。另外对进行档案管理人员的素质要求也是非常高的。所以一个企业可以成立一支专门进行档案管理的高素质人才队伍，使档案管理的作用在网络信息化的形式下能够得到最大效果的发挥。

2 网络信息化应用于档案管理时存在的问题以及解决办法

网路信息化应用于档案管理实际上是将文件存储在光磁介质之中，并且其存在的形式是一种数字代码，它需要依靠相关电脑的软硬件系统和存储介质才能拥有生命力。所以这种档案管理方式不仅受到任务操作影响还受到了许多自然因素的影响。此外，在利用电子数据保存资料的时候，电子数据对操作以及设备具有很高的依赖性。所以应用电子文件进行资料保存时必须要注意资料的安全。在将网络信息化的技术应用在档案管理时，还存在着很多安全隐患问题方面。一方面是在利用网络信息化技术进行档案管理时一定会用到网络和计算机，而一旦有网络黑客的入侵就可能会使资料被盗用或者受到损坏，而且这种入侵是隐蔽、突发的，令人防不胜防。另一方面是在设备和数据载体出现物力故障时，可能会损害到原有文件，危及到资料的正常运行。所以利用这一技术进行档案管理的同时，也会增加管理的难度。

为了避免上述一些问题的出现，有效保证资料安全性，在管理时一定要做好杀毒软件安装和防火墙处理，与此同时要定期对电脑进行杀毒，要防止病毒的入侵。在对于设备技术故障还有物理故障时，管理人员必须在管理时定期对设备和数据载体进行详细检查，避免故障发生只够所造成的不可挽回局面。此外，在利用网络信息化进行档案管理时的网络一般比较小，但是还应该对保密方面的工作加强管理，在管理人员对档案进行管理的时候要制定一个全面的管理制度，使网络信息化管理技术应用于方案管理的时候可以依靠一定的制度进行管理。防止一系列人为原因导致的破坏。可以利用设置系统密码的方式对网络档案信息进行有效管理，想要进入系统就需要一个身份验证的过程，有效预防对资料蓄意破坏的人进入。

3 档案管理信息化建设应采取的措施

3.1 加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平

根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。

3.2 从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型

保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥入的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所；建立激励机制，合理设置岗位。工作科学量化，体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样，有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。

3.3 从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理

档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。

实现网络信息化的档案管理是一个具有艰难挑战性工作，是当今社会信息产业发展的一个客观要求，这种发展趋势是不可阻挠的。随着当今社会经济不断全球化的发展，档案管理的资源共享程度也随之增加，这将是一个企业创造更高社会效益和经济效益的发展，所以将网络信息化应用于档案管理是当今社会的一个发展的趋势。档案信息化建设，要以档案信息资源为核心，以网络化管理为基础，依托各地政务信息网，加快网络建设，加大文档一体化、馆室一体化管理的推进力度，加速完成各级综合档案馆文件级目录数据库的建设任务，为档案信息化产业创造良好的基础和条件。档案信息化建设应从基础做起，以实际需要进行档案信息化建设。档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个地区和行业档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度。现在网络信息技术被人们逐渐的重视，将网络信息化应用于档案管理中的工作是十分重要的，能够更有利于为人民，为建设经济型社会服务。