高校中文图书招标采购存在的问题及完善措施

赵联锋

摘 要 本文阐述了高校中文图书招标采购的背景及意义，分析了图书招标采购中存在的问题，并就解决这些问题提出了相应的措施。

关键词 图书采购 招投标 图书馆

中图分类号：G253.1    文献标识码：A   DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2015.09.089

Universities Chinese Books Bidding Problems and Completing Measures

ZHAO Lianfeng

（Library of Shaanxi Xueqian Normal University， Xi'an， Shaanxi 710068）

Abstract This paper describes the background and significance of Chinese Universities Books bidding， analyzes the book purchase bid problems and  proposes appropriate measures to solve these problems.

Key words books bidding; bidding; library

图书馆馆藏图书的状况在某种程度上能够体现出高校图书馆的水平， 决定着高校培养人才质量的高低， 同时也是衡量高校总体办学水平的重要标尺之一。①目前多数高校都采用招标的方式采购图书，招标采購的意义也得到了普遍认可，同时也存在一些不尽人意的地方，影响着图书的采购质量。

1 图书招标采购的背景及意义

《中华人民共和国政府采购法》于2002年6月29日颁布以后，各地政府也都及时出台了相应的政府采购实施办法，高校的图书资料采购也纳入政府采购范围。同时随着改革的不断深入，出版社实现体制改革，带来了图书市场的空前繁荣，图书种类极为丰富，一批图书经销公司应运而生，并逐步发展壮大，为高校的图书招标采购提供了良好的外部条件。

图书的招标采购有一定的强制性，高校图书资料实行招标采购有着重要意义：

（1）有效地降低采购成本，提高图书购置经费使用效益。图书招标采购必然会引入市场竞争机制，各图书经销商为了在招标过程中取得一定的优势，提高中标机率，除了承诺提供保证提供图书的质量外，还会在价格方面给予一定的折扣。我馆近几年的图书采购招标折扣都在70%以下，相同的图书购置经费可以多购30%以上数量的图书，另外，图书经销商还会提供图书编目加工等服务和耗材。由此可看，招标采购极大地提高了图书购置经费的使用效益。

（2）缩短了图书的采编周期，提高了工作效率。在招标过程中，高校为了保证采购图书的数量及质量，大多会确定两、三家以上的图书供应商，图书供应商为了扩大各自的供应量，都会以最快的速度为图书馆提供最新最全的图书发行出版信息，极大地缩短了图书的采购时间。图书的招标采购，供应商在保证质量、降低价格以为，一般还会提供图书的加工服务，包括套录数据、分类、编目、加防盗磁条、盖馆藏章以及粘贴图书条码及书标等工作。

（3）提高了图书采购的透明度，有效预防腐败发生。高校图书采购招标工作，一般除了学校相关领导和图书馆相关人员参加以外，还会有纪检、国资、财务、审计等部门参与，通过招标、议标、决标等程序最终确定图书供应商，整个招标过程公开透明，并会将招标结果在一定范围公示，接受各方面的监督。通过招标采购，规范了图书采购行为，有效防止单一的图书采购渠道可能出现的质次价高、暗箱操作等现象，一定程度上避免了图书采购过程中腐败现象的发生。

2 图书招标采购存在的问题

（1）招标工作滞后、且周期长，影响采购工作。有些高校要等学校当年的财务预算布置后，根据下达的图书购置经费情况来确定图书招标工作，而招标工作又有一系列的法定程序，从最初的拟定标书到最后的签订合同，一般需要2-3个月，若走正常程序，一般在4月份以后才能确定图书供应商。由于前期图书供应商无法确定，日常的采购工作只能暂停运行，失去了大量的图书采购机会，严重影响了图书采购工作的连续性。有些高校图书采购实行一年一招，中标图书供应商频繁更换，容易造成因合同到期而形成的采购程序脱节，往往因合同到期而使已发出的图书采购订单作废，所购图书无法到馆。②

（2）评标小组结构不合理，过多要求折扣率。文献采购评标（谈判、询价）小组中，具有较丰富的图书馆文献采购经验的专业人员不得少于成员总数的三分之二，图书馆文献采购工作的业务负责人必须参加，其他成员可以从校内图书资料专业人员中遴选，也可吸收校外文献采购专家参加。③但实际的图书采购招标工作中，多数图书馆的评标小组人员由纪检、国资、财务、审计和图书馆馆长组成，图书采购专业人员远远不能达到这一要求，评标小组人员结构不合理。由于评标小组人员结构不合理，往往从节约经费角度考虑，片面看重折扣的多少，没有从图书供应能力及质量、加工数据、后期服务等因素综合考虑，这必然为后来的图书采购工作带来困难。

（3）采购图书到馆率低、到馆速度慢。笔者曾于2015年3月对陕西高校图书招标采购折扣进行过一次调查，不少高校的图书采购折扣都在35%左右，个别高校折扣甚至更高。而一些核心的出版社如：人民教育出版社、北京师范大学出版社、华东师范大学出版社等给图书供应商的折扣都小于35%。如果供应商按照招标的承诺折扣，加上物流及后期图书加工等费用，也就是图书馆采购这些核心出版社的图书越多，供应商就赔本越多。而图书供应商是以盈利为目的的，不会倒贴本来为图书馆提供图书采购服务。所以，图书供应商在为图书馆提供书目时会进行筛选，尽量会提供一些畅销的折扣高的图书目录，减少甚至删除那些折扣低、不盈利的书目。

图书大多具有一定的时效性，随着图书出版时间的推移，出版社的图书销售价格会逐步降低，供应商会为了降低成本，对图书馆提供的采购订单不及时报送，等出版社的价格降低以后再去采购。由于图书的延迟到馆，对计算机类、考试类等这类时效性较强的图书使用价值就大打折扣。

（4）供应商不能按照订单要求配书，为图书到馆验收造成不便。对采购人员发出的订单，有些供应商不能按照订单要求数量配送图书，主要有以下几种现象：一、图书馆已订购，供应商实际配送图书副本比订单要求少;二、图书馆已订购，供应商实际配送册数比采购訂单多;三、图书馆订单没有预定，供应商随意搭配图书。由于供应商不能按照订单要求配送图书，严重影响了图书的验收工作，大量的退书工作不仅额外增加了工作人员的负担，同时也为图书对账、结算工作造成极大不便。

3 图书招标工作的完善措施

图书采购招标工作虽然存在一定弊端，但毕竟利大于弊，笔者总结近年来在图书招标采购工作中的一些经验，对完善图书采购招标工作提出以下建议：

（1）合理的评标小组。图书馆专业人员熟悉图书馆工作的特点，了解图书市场，容易对各家图书供应商做出的承诺作出判断。他们明白高折扣率必然导致供应图书质量和服务质量的下降，有些会将特价书甚至盗版书混杂进来，严重影响馆藏质量。专业的图书采购人员会供应商资质、供应的图书质量、图供应周期、图书到馆率以及后期的加工服务质量与优惠折扣统筹考虑。高校的评标小组可有长期从事图书采购工作的同志、有经验的图书管理人员，包括院系资料室管理人员参与，必要时可聘请兄弟院校的相关专家参与评标，而学校的纪检、国资、财务、审计等部门可全程旁听、监督招标工作的各个环节。

（2）合理确定招标时间，减少对图书采购工作的影响。为了把招标采购对图书采购工作的影响降到最低，不致失去更多的图书采购机会，笔者建议可以采取提前对图书采购招标的办法，即在上年度末就完成下本年度的图书采购招标工作，确定图书供应商，保证采购工作的连续性。由于图书招标采购具有标底的不确定性，招标只是确定了图书供应商，采购人员可以先选定书目，待学校财务预算下达后再做调整。

（3）采用优胜劣汰，对合作良好的书商续标。图书馆应对当年合作的图书供应商从书目采全率、图书到馆周期以及图书后期加工质量等方面综合制定考评指标体系，对当年考评优秀的图书供应商可以建议学校下一年度直接与其续表，而排名相对靠后的图书供应商还需参加下一年度的图书供应资格招标。优胜略汰的续标方式，一方面可以促使图书供应商积极从书目采全率、图书到馆周期以及图书后期加工等方面提高服务质量，以获得下一年度“免试入学”的图书供应资格。

（4）合理的图书账务结算方式。一般情况下图书到馆后，管理人员应先逐包核对包内的明细单和图书的基本信息是否相符，然后在图书管理系统中进行验收，确认是否为本馆订购图书，最后将每包内的明细单和该批图书总配送单核对，确认无误后将总配送单交由财务付款。对于供应商不能按照该馆订单要求配送的，造成退书工作量大的，还可以改变账务结算方式，即对该书商供应的图书以符合馆藏需要的、加工入库后的实际册数来结账。这样不仅大大简化了工作流程，减轻了工作压力，也迫使供应商在以后的图书配送中，会严格按照订单要求数量来配送，保证了到馆图书的质量。

（5）灵活的补充采购方式。图书馆除招标采购这个图书采购主渠道外，还应辅以多种采购方式，如：由于招标采购周期相对较长，可对一些教学、科研急需的，专业性较强的图书资料可以及时采取零星购买的方式;对一些年鉴、手册等供应商不可能提供的，又是馆藏所必需的图书，可以直接向出版社购买;图书馆也应重视一些适合馆藏的地方性文献、著者包销出版的图书等文献资料的收集。灵活多样的采购方式，能够保证采购文献的完整性、馆藏结构的合理性，也能保证急需文献的及时到馆。

4 结语

图书的采购工作是图书馆提供服务的基础，其采购质量直接决定着该馆的馆藏质量和为读者服务的质量。随着2015年3月1日《中华人民共和国政府采购法实施条例》的正式施行的，招标采购进一步得到了规范，如何将保证图书的采购质量和招标采购工作想结合，也是我们每一个图书采购人员不断的追求。

注释

① 唐文惠，潘彤声.高校图书馆文献资源建设与评价[M].武汉：武汉大学出版社，2009.

② 丁邦友.浅谈高校图书馆中文图书招标存在的问题及对策[J].重庆科技学院学报（社会科学版），2011（2）.

③ 教育部普通高等学校图书情报工作指导委员会.普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南[EB/OL]2015.4.9.http：//www.scal.edu.cn/gczn/201311050857.