水利工程档案管理问题及解决措施探讨

王晓娟++孙树清+王焕芳

摘 要：该文基于课题研究者从事水利工程档案管理的相关工作经验，以水利工程档案管理中存在的问题和解决措施为研究对象，论文首先分析了水利工程档案管理的重要性和特点，进而详细剖析了当前水利工程档案管理中存在的问题，最后从自身工作角度出发，提出了4点解决措施。

关键词：水利工程档案 管理 问题 措施

中图分类号：TV61 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（b）-0148-02

1 水利工程档案管理的重要性

随着国家对民生的关注，一系列有关于民生的建设也在如火如荼地进行着，水利工程建设项目也在此时相继地开工。水利工程建设项目由于自身的周期长、投资大，因此在建设过程中会出现大量技术性强、价值高、种类多的工程档案。这些档案记录着整个工程建设的过程，是广大专业技术人员的劳动心血，也是水利建设和国家档案的重要组成部分。

水利工程档案的管理，为整个工程质量管理建立了规范性的依据，其中包括建设工程质量的评定、事故原因分析、阶段与竣工验收等。在某种意义上来说，水利工程档案就是水利工程的发展史，记录着国家水利工程事业不断前进的足迹，因此对水利工程管理有着重要的意义。

2 水利工程档案的特点

2.1 法制性

除国家档案局1988年颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）之外，近几年，水利部2005年颁布《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号），和水利部2010年修改完善的《水利科学技术档案管理规定》（水办[2010]80号），都是对水利工程档案管理体系的完善。同时，也是对水利工程的档案管理工作更加严格的要求和规定，使水利工程档案管理工作做到有法可依。因此，任何水利工程建设项目都必须确实做好水利工程档案的管理，这是是水利工程建设的法律、法规所规定的行为。此外，水利工程档案中各相关参建单位和个人的资质证书、水利工程的各种建设行政批文和许可证、各种设计文件及建设施工图纸等所有建设过程中形成的有关文件材料，必须是经政府有关部门批准或经资质部门认证的、真实的，以体现水利工程项目自身的合法性。

2.2 内容广、种类多、时间长

水利工程的建设过程中会牵涉到如农业、工业、交通业、电力业、电子通信业以及生态环境等方面的各行各业。再加上水利工程本身包含电力、建筑、机械、水文、地质、气象等相关专业。因此导致水利工程建设活动和建设技术的多专业性，因而其形成的资料内容广泛、种类多样，涵盖科技综合档案、勘测规划档案、工程设计档案、移民安置档案、水文档案、地质档案、测绘档案、声像档案等多种类。如遇某些大型的水利工程建设项目，其每个建设阶段持续的时间都较长，导致其档案形成时间跨度大，时间长。

2.3 完整成套

一个水利工程是由多个具有独立的设计且不同功能的单项工程组成，而单项工程又由若干个能形成独立使用功能单位工程组成。往更细分，按其结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等的不同，还可将单位工程划分为多个分部工程；按照不同的施工方法、不同的材料、不同的规格又可将分部工程划分为多个分项工程。在水利工程的建设过程中，各单项工程施工看似相对独立，其实内部联系紧密，所以，它是一种复杂的、系统的工程。再加上建管、设计、施工、监理等各方面的建设活动不仅复杂而且内容繁多。因此，水利工程档案必然是由若干个单项工程、单位工程、分项工程的各种建管、设计、施工、监理等活动产生的各种文件材料组成。这些文件材料有机地组合在一起就形成了一套工序资料完整的、成体系的档案。

2.4 与工程建设同步

在水利工程项目的各项建设活动中，必然会产生相应的过程记录或者建设活动的成果。工程是否值得开建，会有项目建议书；工程是否可行，会有可行性研究报告；工程怎么兴建，会有设计和施工图纸；某单项工程需要开工，就会产生相应的开工令；工程建设期间，会有相应的工作记录、定期的情况报告、遇到的问题说明及解决档案；购置了某些设施设备或材料，就会伴随着相应的采购记录和到货验收手续；工程完工，会有各种检验报告以及数据凭证……小到每一道工序，每一个环节，伴随着其施工过程的进行，都会同步形成相应的记录。按照国家和水行政主管部门的有关规定，水利工程档案从水利工程项目立项开始，就应对其建设过程中同步形成的文件材料进行同步收集管理工作。在签订设计、施工、监理等各项建设合同时，其合同内应有相应水利工程档案管理工作的相关条款，对其收集整理的水利工程档案的质量和数量做出明确的规定；在施工单位自己检查和监理单位例行检查工程施工进度与工程质量时，要同时检查文件材料的收集管理情况。

2.5 实用性

水利工程档案是水利工程从其建设规划到竣工验收后移交使用的真实完整的记录。在水利工程的建设期间，它是建设单位决策、施工单位施工、监理单位检查、监督、控制的工作依据；在水利工程竣工验收时，它是验收委员会对水利工程进行评定审核的验收依据；在水利工程建成后投入使用时，它是运行管理部门例行维护、故障检修的参考依据；在发生事故争议时，它是事故责任划定的凭证依据。因此，水利工程档案是应该被完整的保留下来的，它是水利工程的建设过程和生产管理中最实用凭证，具有重要的使用价值。

3 水利工程档案管理中存在的问题

3.1 水利工程档案质量问题

从现如今的水利工程档案来看，由于建设单位管理制度上存在着不足，造成水利工程档案的要求不是很严格，各种不同程度的问题掺杂在其中，主要有以下方面：书写记录不规范、内容不够完整、数据不完整、不准确、分类混乱、不利检索等。这些存在问题的水利工程档案再利用时存在很大的麻烦，影响后续工作的开展。

3.2 档案管理意识淡薄、缺乏完整的管理体系

档案管理工作是水利工程管理体系的重要组成部分，没有列入到相应的工作内容中去，在管理人员的配置、档案装具和材料上没有得到相应的投入，上级领导在这一方面没有重视，造成管理制度的不完善。项目管理人员只重视水利施工工作，没有正确的认识到档案管理与水利施工工程管理之间的相互关系，从而缺少严格的档案管理制度条例，对管理人员的配置上缺少考察。档案管理本身是一件细心谨慎的工作，档案管理不仔细和不及时都是档案管理中存在较为严重的问题，国家相关文件规定在工程竣工后3个月内要完成档案的整理移交，但完成的情况大多都不尽人意或不能按时移交。

3.3 管理部门的关系不清

水利工程建设单位中对档案管理职能机构的设置不清，致使施工单位和责任单位设置的临时机构对档案管理的责任、义务没有清晰的认识。两者之间的关系混乱，部门之间的协调较为困难，致使档案资料交接与要求不相符合，无法实现规范的档案要求。例如：有关档案在临时机构撤销和交替时，没有被列入相关的交接内容之中，会出现许多资料的缺失，甚至一些有价值的水利工程建设资料不能够得到完整的收集整理，这种档案管理错乱现象时常出现。

4 完善水利工程档案管理中的措施

4.1 加强档案管理意识

加强相关的档案管理宣传，是提高档案管理水平的第一步，通过宣传和教育，使上至相关领导，下至建设技术人员认识到档案管理的重要性，特别对于管理人员，他们必须从思想上对水利工程档案管理进行重视，只有这样才能走好管理的第一步。单位应该建立健全的档案管理条例制度，水利施工档案管理纳入整个工程建设管理中去，保证工程进度与档案管理工作同步进行，按时对水利施工建设过程进行记录，避免档案资料的遗忘缺失，从而保障档案的完整性。同时还要制定相关的管理处罚，对于档案的丢失、错误，追究相关责任人。制定相关的责任制度，从根本上引起相关人员的重视，将档案管理工作落实到实处，才能做好水利工程档案管理工作。

4.2 提高档案管理人员的业务素质

档案管理对专业性要求很高，以制度来对管理人员进行约束是行不通的，因此在管理人员的专业素质上有了较高的要求。水利工程档案管理人员在选择运用上必须有着相关要求，只有那些通过严格的培训和学习的相关人员，才能够更好地掌握相关的管理要点。整体管理人员的专业素质提高，再配合相关的管理规章制度，会使得水利工程管理有章可依，有据可循。提高档案管理人员的责任感、主动性和自觉性，再一定的程度上对档案管理的有序进行营造出良好的氛围。单位应适时的培养一些有着较高专业素质的档案管理人员，保障档案管理的及时、有序。

4.3 拓宽档案收集渠道

事实上，水利工程建设项目的工期长短不同，水利工程档案管理涉及的方面又很广，要保障工程档案的完整性就必须有相关的收集渠道。在水利工程建设过程中，档案的收集采取不同的方法来进行，对于周期短的工程项目，主要有追踪法，实际上就是及时的对工程进行跟踪，有针对性的进行档案收集整理，从而减少工作量，提高档案管理效率和质量。周期长的项目工程通过其他的方法进行收集，根据工程阶段进程，制定定期阶段性档案收集，再整理归案，这样既提高了档案管理效率，同时又保障档案资料的完整和连续性。

4.4 加强档案现代化管理，促进相关信息交流

信息科技的高速发展，使计算机被广泛的运用到现代管理中来，因此，水利工程档案管理也应该实现现代化信息管理。在水利工程档案管理过程中可以引进相关的管理技术和设备，传统的管理手段对于档案的查找和利用有着较大的局限，主要是档案过于繁杂，数量又多，因此现代计算机的优势就显现出来。计算机能够对档案资料进行整理、编号，同时可以利用它的索引功能来完成档案资料的调阅，大大提高了管理工作效率。它的网络连接可以实现资源共享和交流，可以极大发挥水利工程档案的作用，从而实现全面、系统、科学、迅速的管理手段，实现档案管理的现代化和自动化。

5 结语

水利工程建设档案管理是水利工程建设项目中的一个重要环节，通过对档案管理存在的问题，实行一系列较为完善的措施，建立健全的档案管理制度。运用现代化的管理手段，对档案资料进行全面、正确、高效的收集整理，充分发挥出水利工程档案的自身价值，促进现代化水利工程的发展。

参考文献

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