电子信息化在现代档案管理中的应用探讨

摘 要：在当前信息时代，计算机网络技术的普及，为电子信息化在档案管理中的应用与发展创造了极为有利的条件。本文在阐述电子信息化应用优势的基础上，分析了现代档案管理中电子信息化的应用现状及存在问题，并探讨了强化其应用的相关措施，以期推动档案管理电子信息化的进一步发展。

关键词：档案管理；电子信息化；现状；应用探讨

随着信息技术的快速发展，越来越多的现代化技术被应用到档案管理中，促使档案管理模式由传统模式逐渐转变为电子信息化模式，在很大程度上推动了现代档案管理的进一步发展。电子信息化在现代档案管理中的应用，不仅能提升档案工作管理水平，还能有效满足新时期社会对档案服务的需求。

1 电子信息化在现代档案管理中的优势

1.1 计算机网络的普及为档案管理信息化创造了有利条件

在当前信息时代，计算机信息技术不断成熟，并逐渐被应用到社会中的各个领域内，其中也包括在现代档案管理领域的应用。现阶段，大部分档案管理部门已配置了现代化信息设备，并聘请了专业的现代化档案管理人员，档案部门的管理工作有了较大进展，为档案的信息化管理创造了有利条件。

1.2 电子信息化的应用有助于提高档案工作管理水平

新形势下，社会经济的发展对档案管理水平提出了更高层次的要求，档案管理人员只有转变管理方式，不断创新管理方法，建立符合当前社会要求的档案管理模式，才能促进档案管理的可持续发展。而信息技术的发展，电子信息化在档案管理中的应用，既有效提升了档案管理效率，又充分符合今后档案管理的发展趋势，具有较大的实用价值。通过信息化设备与技术，能将档案材料迅速输入计算内，在很大程度上便利了档案统计、查询、归档等各项管理工作，为档案的动态管理创造了有效条件。

1.3 档案管理信息化适应新时期的档案工作服务要求

档案作为一种信息资源，是社会公众获取与利用信息的主要途径。在经济快速发展的今天，人们生活水平有了较大提升，生活方式也发生了翻天覆地的变化，在信息的获取上，主要通过网络渠道进行，因而传统的档案存储与管理方式，已不能满足公众对档案工作的要求。在此情况下，电子信息化应用于档案管理，能让档案工作更加贴近群众的生活，为广大群众提供更高效、便捷的档案信息资源服务。

2 现代档案管理电子信息化的现状及问题

2.1 未建立统一的档案管理系统

现阶段，在国内还未建立统一的用于档案管理的数据交换系统。各个档案管理部门在档案管理中，通常都有独立的网络运行体系与档案信息管理系统。从整体上看，缺乏统一性、规范性以及共享性，致使各部门的档案信息难以实现资源共享。其中，各档案管理部门在现代化信息设备的配置上，采用型号、规格不一的设备，所开发应用的软件所互不兼容，并且未能研发出兼具档案信息管理与文件检索功能的软件系统，无法及时进行信息的出版与更新，对电子信息化在档案管理中应用发展，形成了较大阻碍。

2.2 经费紧缺成为阻碍档案电子信息化建设的重要因素

电子信息化在档案管理中的应用，需要投入大量资金，用于硬件、软件等现代化信息设备的购买。但在实际中，由于受政府财政投入、单位经济效益、经费预算、部门领导认知等多方因素影响，各档案管理部门在经费有限，无法为设备购买与信息技术开发提供充足的资金支持。

2.3 档案信息资源建设发展较为缓慢

作为档案资源共享的基础，档案资源建设发挥着重要作用。但在实践发展中，由于国家相关档案法规制度的不完善，档案资源建设整体规划的不全面，以及各档案管理部门之间缺乏长期、有效的沟通，致使档案管理部门的库藏档案量急剧增加，形成档案库房紧张局面。另外，许多无任何价值或已失去价值的档案存放于档案管理库类，占用了大量资源，并影响到库存档案管理的效率。

2.4 电子档案存储存在较大的不确定性

計算机网络技术在档案管理中的应用，只需通过简单的键盘操作便可完成相关的信息整理及存储工作，档案管理效率有了大幅度提升。但是，在计算机网络中存在较多安全隐患，如木马病毒、黑客攻击等，对存储于网络中的电子档案造成了极大的威胁，特别是在网络瘫痪的情况下，未进行备份的电子档案极有可能形成永久性的丢失，为档案部门甚至社会公众带来难以弥补的损失。

2.5 档案信息管理人员的素质有待提高

在当前档案管理中，关于计算机网络技术的应用，需要依靠现代化的专业档案管理人才，能在掌握丰富档案管理知识的基础上，进行计算机网络操作，并熟练使用相关档案处理软件。但在实际中，档案管理人员的整体专业素质偏低，许多管理人员对现代化信息设备及计算机设备了解不全面，对档案管理上仍采用传统管理方法与管理模式，档案管理效率较低，且缺乏创新意识。

3 加强电子信息化在现代档案管理中应用的对策

3.1 完善电子信息化档案管理的规章制度

结合纸质档案与电子档案的不同特征，建立统一的规章制度，将对纸质文件与电子文件的管理有机结合，实现同步归档。确保规章制度既能规范对纸质文件的各项归档处理程序，又能落实对电子文件的及时录入存档，为档案信息资源的共享，提供有利的制度支撑。此外，对于计算机网络应用中存在的安全隐患，还需建立相应的网络安全制度，用于电子信息化档案管理。

3.2 建立统一的电子档案接收数据格式

加强各馆室及档案管理部门之间的沟通，共同构建统一的电子档案模板，对电子档案的类型、格式等作出统一规划。同时，结合现代档案管理需求，制定与之相应的培训体系，对档案形成单位的相关人员开展有效的培训活动，以提升其现代化信息技术应用水平，能使用规范化的模板与软件，完成对档案资料的整理与归纳。此外，还可派遣专业技术人员到档案形成部门，为相关人员提供必要的技术指导，形成符合要求且格式统一的电子档案，以为档案管理部门及馆室的电子档案接受与管理提供便利。

3.3 加大资金的投入与人才的培养

在现代档案管理中，由于现代化信息技术的快速发展，电脑、硬件等信息化设备也需进行更替，要求档案管理部门必须加大资金投入。在资金投入方面，档案管理部门拓宽经费筹集渠道，加强与相关档案信息需求方的合作，共同筹资完成对电子信息化档案建设。同时，加强对现代化专业档案管理人员的培养，制定科学的人才培养体系，尽可能培养出一批符合电子化应用需求的综合性人才，为电子信息化档案管理创造有利的条件。

3.4 增强电子档案的可靠性

在电子信息化应用中，关于电子档案的可靠性问题，是阻碍其发展最主要因素之一。对此，档案管理部门需不断进行技术改进，最大限度提升电子档案的原始性、完整性及真实性，并及时进行档案文件结构及格式的更新，确保电子档案始终适应科技快速发展的现代档案管理环境，具备长期可读性。同时，在电子档案存储方面，对于存在的储介质不稳定、计算机病毒、黑客入侵等不安定因素，需建立专门的电子档案存储库房，并配置安全性与稳定性较高的电脑设备，以此削减档案管理部门对电子信息化应用存在的顾虑。此外，为确保电子档案信息存储的安全，可建立相应的数据备份与恢复系统，以防止系统崩溃时，出现电子档案数据丢失的状况，并采取必要的网络安全防护措施。

参考文献

[1] 任晓云. 电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J]. 办公室业务. 2012（01）

[2] 崔静. 浅谈计算机技术在现代档案管理中的应用[J]. 信息系统工程. 2013（08）

[3] 李滋强. 现代档案管理中电子档案的作用分析[J]. 办公室业务. 2014（03）

作者简介

李文娟（1978-）女，北京市，馆员，本科，研究方向：档案工作与新闻。