浅谈新建企业如何开展档案管理

唐奕

摘 要：随着国有企业进一步深化改革，企业新建、重组脚步加快，在改革过程中，档案作为记录企业历史的重要凭证，是企业在组建过程中应该首先着手抓的重要工作之一。本文拟从企业档案管理体系建立、档案管理业务开展和档案工作发展趋势三个方面进行探讨，新建企业应如何开展档案管理工作。

2014年國务院国有资产监督管理委员会办公厅印发的《中央企业档案工作规定》提出：“中央企业档案工作是企业经营管理的重要环节，是强化内部控制、防范经营风险的基础性工作”，企业档案工作具有管理性、技术性、资产性，服务性等特点，因此不论从企业内部管理角度，还是从企业长远生存发展来看，新建企业做好档案工作都是必不可少的。但不少新建企业在各项繁忙事务中，往往会忽视档案管理这类基础性工作，或者说不知从何下手，本文将简要谈谈新建企业如何开展档案管理。

1 企业档案工作概述

（一）企业档案工作释义。

企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。这是企业档案作为名词的术语定义。企业档案工作作为一项管理工作而言，我们可以将其分为两个行为来理解。一是作为业务管理工作，指具体承担起企业档案的收集、整理、保管、利用等工作。二是作为行政管理工作，是管理企业档案业务工作的工作，即对企业档案管理工作进行统筹规划、组织协调，开展监督和业务指导。

（二）企业档案工作的基本原则。

《档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用”。2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》进一步强调“坚持统一领导、分级管理原则”。因此，企业档案工作原则也应遵循这一原则。具体来说，企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导，统一制度、统一标准。

1.坚持统一领导、分级管理。

新建企业应理顺资产关系，由总部统筹规划、组织协调、统一制度，以资产与产权关系为纽带，分级保管企业的档案并指导监督所属机构和控股企业的档案管理。也就是说，新建企业在建立之初，应由总部档案机构管理部门统一企业范围内的所有机构和组织的档案管理制度，做到统一协调，在具体档案保管、管理方面又以分级管理为基础。

2.便于企业档案的合理利用与有效共享。

档案利用，是档案工作的出发点和根本目的。因此，企业档案工作的各个方面、各个环节，都必须满足企业工作对档案利用的需求。在维护企业档案完整与安全的前提下，企业内部档案管理应有利于促进交流和实现共享。

2 企业档案管理体系建设

（一）体系建设的构成要素。

1.企业档案管理体制。

企业档案管理体制以现代企业制度为基础，结合档案管理行业法律法规，按照统一领导、分级管理的原则，在总部确定分管档案工作的领导，设立专门的档案部门或有明确档案管理职责的行政综合管理部门。以此为基础，由企业本级各职能部门负责人、所属各下级机构负责人、各外派（临时）机构负责人及各级档案专兼职人员逐级实施完成档案管理工作。如下图所示：

2.档案工作制度。

档案工作制度主要包括具有“纲领性质”的档案管理办法，档案业务管理办法，参照执行的具体业务标准和操作细则。主要包括以下内容：

（1）档案管理办法：企业档案工作的基本法，主要规定企业档案工作的总则、依据、职责等方向性指导文件。

（2）业务管理办法：档案工作考核细则、档案管理应急预案、信息系统管理办法等

（3）业务标准：档案分类方案、分类表、归档范围及保管期限表、各种业务工作表格、目录格式等

（4）操作细则：档案借阅、库房管理、销毁、各类文件材料归档细则等

可参照的国家、行业规章制度主要有：

（1）中华人民共和国档案法（1987年9月5日）

（2）关于加强和改进新形势下档案工作的意见（中办发〔2014〕15号）

（3）中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局 第5号令）

（4）企业档案管理规定 （国档发[2002]5号）

（5）企业档案工作规范（DA/T 42-2009）

（6）企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局 第10号令）

（7）归档文件整理规则（DA/T 22-2000）

（8）照片档案管理规范（GB/T11821-2002）

（9）电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）

（10）科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）

（11）档案虫霉防治一般规则（DA/T 35-2007）

（12）会计档案管理办法（（98）财会字第32号）

（13）电子档案移交与接收办法（档发〔2012〕7号）

（14）档案工作突发事件应急处置管理办法（档函〔2008〕207号）

3.企业业务工作流程、档案管理流程建设。

档案管理部门不直接涉及企业各业务流程的设计和实施，但为保证归档文件材料的质量，在文件形成阶段需加以控制。企业业务工作流程建设主要是指档案管理部门关注文件材料在业务流程中产生和运行的情况，找到文件材料形成、传递、使用相关运动方式和闭合点，从而为制定企业文件材料归档范围奠定基础。企业可通过建立文件材料登记制度和文件材料积累管理办法，对文件材料的形成状况进行控制。

各种需归档文件材料最终进入档案管理流程，这一过程一般在各项档案管理制度中予以体现，并相应嵌入档案信息系统。

4. 档案机构和档案人员。

企业档案管理机构和档案管理人员是档案管理体系的主体，是控制整个体系正常运转和获得良好效果的核心支持。因此，新建企业应组建符合企业规模、满足企业利用需求的档案管理部门，设定一定数量的专兼职档案管理者。

5.档案信息管理系统。

当今企业管理，已经大规模使用各种电子办公设备，通过各种办公软件进行电子文字信息传递，因此档案管理不再局限于实物交接和手工操作。企业需要一个具备较强兼容性、安全性和稳定性的电子档案管理系统，特别是管理系统需与各业务流程相衔接。

6.档案管理设施设备。

企业档案管理需要配备一定的设施设备，这是开展管理工作的物质保障，企业应根据专业标准和实际需求，合理配置相应的档案库房，采购一定数量的档案装具、档案用品。

（二）制约体系效力发挥的几点原因

1.企业领导层不够重视。一是，各项制度贯彻实施，需要业务人员遵循规则，按章办事，更需要领导足够重视，大力推行和监督实施；二是，领导重视程度关乎档案管理各项人力、物力保障。在不少新建企业中，档案管理被企业领导层认为是可有可无的事务性工作，配备的岗位人员不足，素质不高，库房装具随意设置，导致归档文件存在失控失真现象。

2.档案业务标准不配套，制度细则操作性不强。一是，新建企业在各项制度建设方面都处于空白，在建立之初，容易直接套用国家、地方政策，新旧标准混杂，使基层档案管理人员在实际操作中无所适从。二是，制定的管理制度，业务操作细则不能满足实际业务需要，不能将相关责任和岗位进行挂钩，降低了体系运行的有效性。

3.现代信息化发展给档案管理带来冲突。传统档案管理主要采用手工管理，现有大量规章制度都是基于手工管理的模式进行规范，随着现代信息化技术发展，现代办公方式发生质的变化。新建企业一般起点高，工作中大量使用各种信息系统生成的电子数据，这时，档案业务标准与实际操作产生冲突。另外，档案管理系统常常与企业其他业务管理系统存在着责任划分不清，数据无法兼容、推送、共享等各种问题，新建企业在选择电子档案系统的时候，一定要考虑到这点。

3 企业档案业务管理开展

（一）企业档案业务管理工作。

企业档案业务管理工作，是以库存档案为主要工作对象，也就是狭义的企业档案管理。对于新建企业来说，需要关注的企业档案管理主要有以下几个方面：

1.文件材料的形成。

档案前身是企业管理活动中形成的各种文件资料，保证归档文件质量，需关注文件运行过程，主要需控制文件形成部门和文件形成责任人的相关行为。档案管理部门不直接参与文件处理流程，但需制定文件材料登记和积累制度。

（1）明确业务部门应指定专人进行文件收发登记。

建立规范的收发登记台账，是保证文件材料传递有序，划分最终归档范围和归档责任的重要依据。

（2）明确各岗位工作人员应对文件进行积累保管。

企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类文件进行规范化留存，是文件材料得以顺利归档的前提。

（3）明确各业务部门专兼职档案管理人员。

在年度归档或项目结束归档的时候，业务部门员工将积累的文件先交部门专兼职档案管理人员进行初步筛选，从中挑选需要归档的文件材料。

2.档案整理归档。

企业档案部门开展管理类档案整理归档工作，主要参照《企业档案工作规范》（（DA/T42-2009））、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局 第10号令）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）等国家和行业规范和制度。

根据企业自身实际，主要需关注档案归档范围和期限设置、分类方法和立卷原则。

3.库房管理。

企业应配置符合保管安全和长期留存需要的库房，购置和配备符合规定的专用柜架、装具及必要的保护设备。档案管理部门应根据库房实际条件和企业档案类型，做好库位规划、日常管理和应急预案。

（1）庫位规划主要采用分类与流水相结合的方式。这种方式比较节约库房面积，适合已部分运用电子信息管理的企业。

具体方法：先将库房区域或者柜架按照档案类别进行划分，然后在某类区域内，按照档案材料的入库时间先后顺序排列，不考虑相同事件或项目的档案材料的有机联系。

（2）库房日常管理，主要是指常说的“八防”管理，即防火、防盗、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体，防有害生物。企业档案库房应与办公室、阅览室三分开，并做好库房出入登记。

（3）档案作为企业的知识资产和防范经营风险的重要记录，其安全管理对于企业的生存和发展具有重要意义。企业可参照《档案工作突发事件应急处置管理办法》（档函〔2008〕207号），制定自己的档案管理应急预案。

4.档案开发利用。

企业档案管理的根本目的是为了满足企业经营生产需求，因此，企业档案管理必须建立相应的检索系统，并提供多种利用服务。

（1）档案目录编制。档案管理部门可编制总目录、分类目录和各种专题目录。

（2）档案利用服务的方式和方法。档案部门可采用主动、有针对性和多元化的服务方式，提供阅览、借出、复制、咨询、陈列、展览等多种利用方式。

（3）档案编研。档案编研是为了更加充分发挥企业档案作用。在现有库存档案基础上，通过拟定题目，对相关档案信息分析、研究、重组，形成新的文献资料。常见的档案编研成果有：大事记、组织沿革、企业年鉴、企业史志、专题汇编等。

（二）企业行政管理工作。

企业档案管理除了业务管理工作以外，还有一个重要组成部分，那就是以企业档案部门的人、财、物为主要对象的企业行政管理工作。主要内容包括：

1.统筹规划和组织协调。即对整个企业的档案工作作出规划、确定长远发展方向和近期目标，统一制度，保证企业档案工作可持续发展。同时，做好对内全局协调，对外环境协调，处理好局部与全局，上级与下级的关系。

2.实施监督和业务指导。一是通过制定岗位工作职责、考核制度，对企业及相关人员贯彻执行档案工作方针政策、规章制度的情况进行检查和考核监督。二是通过业务培训、检查评比、召开会议、实地调查等方式对企业总部各部门和下级单位有关业务进行具体指导。

4 企业档案工作发展趋势

新建企业包袱少，初建档案体系时应高瞻远瞩，放开眼界，为今后更好地适应企业发展和市场竞争，可以重点关注以下企业档案管理发展趋势：

（一）企业档案是企业资产的重要组成部分，有助企业防范经营风险。2008年，我国财政部、证监会、审计署等部门联合颁布《企业内部控制基本规范》，对企业信息的真实完整、文件的存储和保管提出了要求。为满足企业审计、上市等市场活动，企业档案管理有了更严格要求。

（二）企业档案促进培育企业文化，提升企业可持续发展能力。企业档案客观记录下企业各个历史阶段的经营生产活动，具有担负弘扬企业文化，传承企业精神内涵的重要责任。企业要想做大做强，做成延年百年的卓越企业，必须倚仗良好的企业文化。企业文化依托企业档案管理，因此，企业应重视档案管理，从中挖掘企业历史与文化。

（三）企业档案管理越趋集成管理，迈入知识管理阶段。

现代企业管理各项业务流程多交叉并行，企业管理总体向集成管理发展。档案管理应顺应管理变迁，注重信息资源集成、各业务系统集成和标准集成。

（四）企业档案风险管理，提升档案容灾备灾能力。

当今企业为加强内部控制，实行全面风险管理，运用风险评估机制，提升对战略风险的识别和控制能力。经历了汶川地震等自然灾害后，档案风险管理优势也越加明显。构建档案风险管理体系，制定档案管理应急预案已成为企业档案工作的重要环节。

（五）企业档案信息化管理是总体发展方向。

企业档案信息化，是指應用信息技术管理和开发利用档案的过程，它是以信息技术应用为前提，并且动态发展的。企业档案信息化管理能大幅提升管理效率，促进服务水平提高。新建企业在建立档案管理体系的同时，要将企业档案信息化建设纳入企业信息化建设，统筹规划，以需求为导向，逐步推进企业档案信息化建设。

综上，新建企业应建立以档案部门为中心，各业务部门（所属、临时机构）专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。工作中，为更好地向企业经营生产活动提供有效利用服务，应注意规避妨碍体系运行有效的因素，抓好档案业务管理工作，关注企业档案管理发展趋势。

参考文献

1. 《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）

2.宫晓东：《企业档案管理学》，高等教育出版社，1999年

3.徐拥军、牛力《企业档案管理的十大发展趋势》，《中国档案》2014年第5期