关于企业档案安全的思考

王晓欣　于海兵

摘 要：文章从我国档案保护的历史入手，引出企业档案安全管理的重要性，笔者结合档案安全管理的内容，从五个方面对如何提高企业档案安全管理水平进行了阐述。

关键词：企业档案；安全；管理

1 概述

早在三千年前的殷商时期，人们就开始了保护档案，到了周朝，档案更被看作“宝物”，存放至宗庙保管，后来汉代的兰台、东观，唐代的甲库等都是保存档案的专门库房，明代的皇家档案库房---皇史宬，至今完好无损，更是我国古代档案保护技术比较发达的一个重要标志。经济飞速发展的今天，档案不再局限于国家政府机构，企业档案在社会中也充当了越来越重要的角色。

企业档案是企业各项活动的真实记录，是企业发展历程的载体，更是企业文明的象征。没有档案的企业，是没有记忆、没有历史、没有灵魂的企业。作为一名档案工作者，我深知这些不可再生资源的宝贵，现就结合工作积累，对档案安全管理做如下分析与思考。

2 档案安全管理

2.1 档案安全管理的必要性

提到档案工作，多数人会认为是份闲差，与管人、管钱的部门相比，档案部门又显得弱势，而且档案的时效性不强，其巨大价值不能一下子被人们看清，这些情况就造成相当一部分人对待档案管理缺乏重视、消极怠慢，从而将档案工作逐渐边缘化。应该说，这种情况并非某个企业中的个例，应该是大多数企业的普遍存在的问题??——全员档案意识不强，因此提高企业档案安全管理刻不容缓。

2.2 档案安全管理的内容

档案安全管理是指立档单位、档案馆对馆（室）藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。它包括档案安全管理职责、档案实体安全管理、电子档案安全管理和档案库房安全管理。档案安全管理职责包括档案管理部门和档案管理员的职责。档案实体安全管理贯穿于档案收集、整理、保存、利用的全过程。電子档案运行环境主要是计算机系统，保证电子档案运行环境的安全管理就是对计算机系统的安全管理。档案库房安全管理是档案安全管理的基础，档案库房安全保护是保证档案安全的基本条件。

3 如何开展档案安全管理工作

结合档案安全管理的内容，借鉴安全管理在其他领域的开展和应用， 笔者认为应重点做好以下几个方面： 一是建立健全管理制度； 二是提高档案人员素质； 三是做好档案保密工作； 四是加强档案库房管理；五是保障电子档案安全。

3.1 建立健全管理制度

档案管理具有较强的特殊性，档案形成的过程、保存、利用等环节，通常会涉及多个部门和管理层面，因此，需要建立一套完整的规章制度，正所谓“无规矩不成方圆”，制度是保障档案安全管理工作有效开展的前提。首先，需成立企业档案安全管理工作机构，确定责任领导及责任人；其次，将企业安全管理工作纳入企业各级领导工作职责和业绩考核中，把档案工作与部门、个人绩效考核挂钩；再次，制定工作职责、业务流程、作业指导书、作业标准等规章制度，实行标准化作业；此外还需完善保密、消防、安全应急预案、借阅、清扫、值班等相关制度；最后，要加大检查力度，使各部门重视档案工作，保证各项措施落实到位、制度执行有序。

3.2 提高档案人员素质

档案管理员负责档案的收集、整理、保存、利用，是各项制度的直接执行者，负责维护档案的完整与安全，因此，档案管理员必须具备较高的素质。一是政治素质，要有坚定的政治立场，强烈的责任心和使命感，本着全心全意为人民服务的精神，投入档案事业中去。二是业务素质，要掌握充足的专业知识，了解所负责的档案内容，熟悉相关法律法规。三是文化素质，要有较高的文化水平，能够快速理解问题、解决问题，并善于总结分析工作中的经验。

针对企业，应如何提高档案人员素质呢？首先，要严把入门关，挑选一些文化程度高、作风严谨、热爱档案事业的人员；其次，要定期开展培训，提升档案员业务水平和专业素养；最后，还要强化考核机制，督促档案员严格按规章制度开展工作，杜绝各类人为原因造成的档案安全事故发生。

3.3 做好档案保密工作

档案利用是档案保存的最终目的，没有利用的档案是无法体现其价值的，然而档案利用过程中的安全管理是非常难以把握的。特别是在传统保密观念影响下，档案工作普遍存在重保轻用、利用不足的现象。这就造成了大批档案得不到充分利用，甚至一些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸。因此，档案工作应在保密的基础上安全利用档案资源，档案安全与保密并驾齐驱，不偏不倚。

3.4 加强档案库房管理

维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案的寿命，长久的发挥档案的作用，是档案馆的基本职责。因此，库房条件的好坏，对档案的安全保管关系很大，档案库房安全管理也就成为档案安全管理的基础。

档案库房首先必须安全坚固、布局合理，满足防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防水、防鼠等要求，做到“三分开”。其次，需设置通风、去湿、降温、采暖设备，可以控制库内温湿度，满足“温度保持在14～24℃，相对湿度保持在45%～60%”的要求。第三，安装库房防火、防盗报警监控系统，实现对档案实体、库房和设施监控。第四，库房应配备相应的设备，不同载体材质的档案应分类存放、规范保存，对特殊载体档案的存放，按其特性和要求，使用规范、合理的装具加以保管和保存（如光盘等应放置于防磁柜中）。最后，库房要定期检查，对配备的设施完好情况及时检查，发现问题隐患及时处理。

3.5 保障电子档案安全

随着数字时代的来临，电子文件逐步取代传统载体而成为档案信息的主要形式，从而使数字环境下档案文件的安全保护成为一个崭新的课题。

电子档案的生成和档案实体的数字化转换等需要安全可靠、完整系统地存储起来，如果在存储方面出现问题，企业涉密档案内容将直接面临着泄密的风险，存储介质的选择和管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。适时更换安装新型杀毒软件，利用访问控制、权限控制、防火墙控制、信息加密等多种手段对威胁企业涉密档案信息安全的因素进行清除和整改，每一项数据必须通过实际验证，严防失密、病毒侵袭和系统故障等各方面损失。

4 结语

档案安全工作只有开始，没有结束，这是一项长久而艰巨的工作。做好企业档案安全管理工作，必须遵循严格管理、预防为主、防治结合确保安全的原则，运用现代技术不断跟进和完善档案安全管理设施设备，建立与完善档案安全管理工作的长效机制，确保档案工作万无一失，为企业提供长久服务。

参考文献

[1]丁建雄.浅析企业档案安全管理工作[J].科技情报开发与经济，2008（27）：102- 103.

[2]王铁春.如何做好档案保管与利用过程中的安全与保密工作 [J]. 兰台世界2014（10）：85-86.

[3]崔俊杰，吴志英.浅谈电子档案安全管理与防范措施[J].北京档案.2011（5）：26-27.

作者简介

王晓欣（1984—），女，河南省安阳市，采矿工程师，硕士学位（本科），现从事档案管理工作。

于海兵（1983—），男，内蒙古赤峰市，经济师，学士学位（本科），现从事人力资源管理工作。