Word邮件合并在毕业生档案转递中的应用

粟翔

摘 要：笔者以内江师范学院档案馆为例，使用Office2003办公自动化系统，运用Excel数据表与Word邮件合并使用方法，批量转换、打印毕业生档案地址数据信息。该方法减少了手工书写和计算机重复录入，减少了工作量，提高了工作效率，适合于高校毕业生档案及新生录取等邮寄地址批量填写。

关键词：档案转递；邮寄地址；邮件合并

1 背景

毕业生档案记载了高校学生的一段重要成长经历，反映了学生在校学习及生活情况，可为用人单位选拔人才提供重要依据。高校毕业生档案转递是高校学生档案由学校管理进入社会管理的一个重要环节。及时、准确地将学生档案由学校转递到接收单位对保障高校毕业生权益、服务用人单位工作有着重要意义【1】。

以往，档案馆填写毕业生邮寄信息大多是采用手工填写的方法，进行机要或邮政特快转递。邮寄信息内容包括：收件人单位、收件人地址、收件人邮政编码、寄件人地址、寄件人邮政编码、寄件人联系电话等。由于学生邮寄信息各不相同，寄件人信息却又重复。每年的7月份，高校毕业生离校进入崭新的工作岗位，许多单位因档案审查的需要，要求档案及时到位。加上我校档案管理人员人员不足、且信息技术弱，应对4000余份毕业生档案，加班加点采用传统的手工填写方法，既费时费力，效率又低，还经常出现因手工填写不清晰、字迹潦草现象，造成学生档案被退回。笔者通过实际工作经验，摸索出了运用Excel电子数据表对毕业生档案的信息库进行录入、排序、编辑、输出等操作方法，不仅提高了工作效率，而且降低了出錯率。

2 具体操作

1、运用Excel数据表创建数据源

数据源是由我校招就处提供的毕业生派遣库。通过筛选、按机要投寄的需要进行排序后，将学生档案邮寄信息数据倒入Excel数据表中。这个表起名为“毕业生档案邮寄地址库.xls”。此Excel表内第一列叫做一个域，第一行的名称叫域名，在一个数据源中域名不能重复表中的每一行叫做一个记录，记录可以重复，有多少条记录就可生成多少份毕业生邮寄地址[2]。

Excel数据源表表内所设项目（域名）必须包括：档号、学生姓名、学号、学生生源地、收件人地址等信息。

2、创建主文档

主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分，建立主文档的过程就和平时新建一个Word文档一模一样，在进行邮件合并之前它只是一个普通的文档。我校是以A4纸张幅面设计，将用人单位回执和信封封面地址设计在同一页面上。创建的主文档起名为“201X档案转递通知单.doc”

3、邮件合并

⑴在创建立的“201X档案转递通知单.doc”主文档中，选择菜单栏的“工具/信函与邮件/邮件合并”，则出现“邮件合并”对话框。

⑵在“邮件合并”对话框中点击“信函”类型，并点击下一步步骤；点击“使用当前文档”，再点下一步 “选取收件人”按钮。

⑶在“选取收件人”中点击“使用现有列表” 按钮。在“使用现有列表栏”点击“浏览”对话框中，打开“毕业生档案邮寄地址库.xls”，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档”。

⑷把光标置于要插入相应项目的位置，点击“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与“毕业生档案邮寄地址库.xls”表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至操作完毕。

⑸点击“合并至新文档”按钮。每一个毕业生记录就形成了一页回执和信封封面地址的新页面，打印即可。

高校毕业生档案转递工作涉及到教务处、招生就业处、学生处、各二级院（系）人、档案馆、机要局（邮政局）等部门单位，管理部门和经手人员都比较多，容易出现差错，要求高校档案管理部门要特别注意档案管理和转递工作交接。因此，合理运用现代信息化技术，能确保高校学生档案转递工作及时、准确、快速、高效地完成。

参考文献

[1]刘帅伟.高校毕业生档案转递工作的实践探索.黑龙江档案2013（1）

[2]韩京慧.Excel数据表与Word邮件合并在学生档案转递中的运用.通化师范学院学报2008（12）