当今企业档案管理存在的问题及对策

刘美英

摘 要：企业档案管理工作对于企业发展具有重要的意义，但企业在实际执行中还存在思想不重视、人员素质不适应信息化发展、管理不规范、利用率低等诸多问题。基于此，本文针对企业档案管理存在的问题，从五个方面给出了解决的对策，以期帮助企业更好地做好档案管理工作。

关键词：企业档案；档案管理；存在的问题；解决对策

档案是对职工成长和企业发展过程中有效信息的真实记录，是用人单位获得职工基本信息和了解企业历史的最便捷途径。在信息化发展的当今，档案无论对个人的成长还是企业的发展都具有十分重要的作用。但在企业中，档案管理还存在很多的问题，从重视程度到具体管理操作都有欠缺，更不要说档案的有效利用了。而加强对档案的管理和科学利用，是促进企业发展的重要助推力。

1 企业档案管理的重要性

企业档案主要是指以文字、图像、声音等形式表现出来的，记录企业生产经营活动中具有保存价值的信息材料，其对企业、个人的发展具有重要的借鉴参考作用。做好档案管理，可以有效促进企业发展。企业档案是企业历史沿革的记载，更是一些核心技术、重要管理经验、成功之道的有效载体。在企业之间竞争加剧的今天，这些信息都是企业成长发展的关键要素，一旦泄露对企业的打击将是毁灭性的。另外，本企业也可以从历史的档案中总结经验、吸取教训，也可以从企业文化、企业精神的传承中汲取智慧和力量。如今，企业竞争更多表现为对人才的竞争，管理好档案也是发现企业内部人才，保护企业人才不流失的重要手段。

2 企业档案管理存在的主要问题

1.对档案的定位不准确

很多企业的领导和档案管理者对企业档案的定位不准确，思想上对档案不重视，认为档案就是搜集一些资料，把发过的文件、出台的规章制度之类的东西保留下来，把职工的信息登记一下，以备政府相关部门检查，应付差事、完成任务而已。这种错误思想的存在直接导致档案管理工作的滞后与不规范，不利于企业的持续发展和竞争力的提升。

2.档案管理人员素质与时代发展不相适应

由于档案管理工作在企业不受重视，直接导致档案管理人员在配备上不能满足档案工作发展的需求。很多企业要么把没有工作能力，要么把即将退休的老同志安排在这“可有可无”的岗位上，不但没有岗前培训，职业道德也很难保证。尤其是后期缺少在职档案管理业务培训，缺少技术能力的再提升，使档案管理人员素质与时代发展不相适应，与档案管理现代化相脱节。

3.档案管理缺少规范化

企业档案管理工作由于思想的不重视、人员素质的低下，直接导致管理中缺少规范化。在很多企业里，并没有针对档案工作的专门制度，对于可以入档案的内容没有明确规定，入档工作具有很大的随意性。同时，对于档案的借用也没有规定，几乎什么人提出要求，都可以随意查看档案，借用的随意性也非常大，且保密意识严重缺乏。

4.档案利用价值不高

企业档案在很大程度上只是成为了企业的“博物馆”，一旦收藏到里面，就成为过时的、没用的“文物”。在这些档案管理者的眼中，档案就是查找某人、某历史事件的东西，从中汲取灵感和能量，真正帮助企业发展，几乎是不可能的。档案的利用率低下，使档案管理直接失去了其意义。

3 提高企业档案管理实效的途径

1.提高档案管理工作的意识

要提高企业档案管理的效率，使这项工作能够得到科学发展，必须提高思想意识，充分认识到档案管理工作的重要性。要提高思想认识：一是企业领导干部要提高认识，充分意识到档案管理对现代企业发展，对提高企业的竞争力的作用，把企业的档案管理工作作为一项重要工作来抓。企业要发展，要在市场中赢得竞争的胜利，靠的是综合实力，档案管理工作恰恰是企业软实力的重要内容，是综合竞争力的组成部分。二是档案管理人员要提高职业道德，做好档案管理的本职工作。要充分意识到档案里的每一点内容都是企业发展不可或缺的，都有可能成为企业发展的助推器。

2.加强档案管理人员队伍建设

企业要想发挥档案的作用，从档案中寻找企业发展的动力，就必须加强对档案管理工作的重视，加强档案管理人员队伍的建设。在此，要做好三方面的工作：一是要补充档案管理人员，从人数上满足企业档案管理的要求。企业档案内容丰富、工作量大，若人员过少，势必会影响工作效率。二是要提高档案管理人员的专业化水平。要加强对现有管理人员的技能培训，不断丰富其专业知识，提高其管理、服务的效率和水平。三是提高档案管理人员的职业道德，在此岗位上就要按照相关法律法规行事，就要遵守保密原则，不做违法职业道德的事。对于违反职业道德的行为要严肃处理。

3.加强档案管理的规范性

档案管理不但是一项十分重要的工作，而且是需要一定纪律约束的工作，要做到档案管理的科学化，必须加强档案工作的规范化。规范化需要企业把档案管理工作纳入到日常工作中，使其能够正常运转，同时还需要做到：首先，要建立企业档案规章制度。把档案管理的性质、作用、目标等落实到制度上，对于入档的内容要有明确的规定，对于档案的使用、保密等有完整、科学的程序；其次，要严格执行企业档案管理制度。有了制度后落实是关键，档案管理涉及到企业的很多商业机密，无论企业的任何人都必须严格执行档案的借用程序，遵守档案保密原则，使档案管理有效进行。

4.利用现代科学技术管理档案

档案管理在经历了人工手写的落后技术后，实现了现代科学技术带来的、先进的电子档案。在二者并用的过程中，对其管理也要利用科学技术，以此提高企业档案管理的效率。档案管理人员要主动深入企业各部门，了解其对档案工作的需求，哪些材料内容需要归入到档案库，工作中又需要哪方面的档案信息，然后有针对性地把档案做成电子信息录入信息库，进行科学编码，做到随时入库、随时取用，提高档案的使用价值。当然，利用科学手段管理档案并不意味着抛弃传统的纸质档案，纸质档案也有其优越性，把二者结合起来，达到最优化，才是档案管理的科学之道。

5.提高档案的利用率

企业档案管理的最终目的就是要发挥档案的作用，使其能够为企业的发展提供信息和技术等方面的帮助。因此，企业档案管理就不能把档案尘封在档案管理室，而应成为活的“化石”，为企业发展提供有效信息。企业对于档案的利用，一是要增加档案意识，充分意识到档案里面蕴含的巨大信息资源，从中不断提炼有效信息。二是各部门人员要不断深入档案中，从中研究与本部门相关的资源，尤其是档案管理人员不但要做好管理工作，更要做好档案信息的分类，把对企业发展有帮助的信息及时反馈给相关部门，以提高档案的利用率。

4 结语

总之，档案对于企业的发展有着重要意义。企业的档案管理工作虽然目前还存在很多的问题，但只要企业能够提高对档案工作的认识，不断加以重视，规范档案程序，壮大档案管理人员队伍，运用科学技术进行信息的整合，档案就能为现代企业的发展提供有效的信息支撑。

参考文献

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