信息化时代下档案管理工作的创新

2015-09-17唐菖霞

中国管理信息化 2015年18期

关键词：档案资料档案管理数据库

唐菖霞

（贵州省册亨县委组织部干部档案管理中心，贵州册亨 552200）

1 创新档案管理的重要性

1.1 创新档案管理是信息化时代档案管理工作的要求

在信息化时代，计算机程序与网页管理相结合，建立起电子文件自动上传程序，档案资料实现了自动归档，使档案管理工作更加高效快捷，减少人力及物力资源的浪费，也方便档案的查找。

1.2 创新档案管理是信息化时代人们在线工作与学习的要求

在信息化时代，档案管理工作也要结合现代信息系统与网络技术，使人们能及时地获取知识，查询档案资料。创新档案管理方法不仅可以提高档案管理工作的效率，也可以提高档案服务质量。同时，采用数据库对相关文件进行整理和分类，可以使资料的检索和筛选更加方便快捷。创新档案管理有利于满足人们在线工作和学习的要求。

2 信息化时代档案管理工作创新的内容

2.1 管理机制的全面性创新

创新管理机制是信息化对档案管理工作提出的首要要求，相关工作人员必须掌握档案管理工作的基本要求与方针，档案管理部门必须提出规范性的档案管理与监管方式，克服传统管理方式的弊端，建立起全面协调的互动机制。

2.2 理论与模式的服务性创新

理论对实践具有指导作用，因此，在全面创新档案管理机制的同时，也要广泛应用现代科技，加强对档案管理理论的研究，不断创新档案管理模式，用创新的理论指导实践，促进档案管理工作有效开展。

2.3 管理技术平台的创新

积极建设档案管理网络，建设现代技术创新管理技术平台，提供一个开放式与交互性并存的档案服务平台，简化工作流程，真正实现资源共享。

3 档案管理存在的问题

3.1 软件通用性低

软件通用性低主要表现在两方面。首先，由于经费不足，大部分档案机构的计算机没有统一型号，管理软件间的衔接存在问题；其次，就信息化发展总趋势来说，一些档案管理系统不符合办公自动化及档案一体化的需要，档案资料无法顺利共享，阻碍档案信息管理工作的发展。

3.2 工作缺乏规范性、标准性

目前的档案信息系统建设层次不一，降低管理工作的开发性、共享性及规范性，不能满足资料共享的需要。此外，由于档案管理还未形成完整的信息化管理制度，档案管理流程没有按标准制度进行，导致档案管理工作具有一定的盲目性。

3.3 保密性和安全性低

电子化管理虽然方便快捷，但存在易被更改和损害的缺点。一些不法分子甚至会入侵管理系统，删除或窃取原始资料，造成档案资料泄露。

3.4 管理人员素质水平低

信息时代下，档案管理人员不仅要具备专业的档案资料管理知识，还要顺应时代发展，具备一定的信息素质。但目前，具备这两种素质的复合人才十分有限，某些档案管理人员无法适应计算机与网络的工作环境，降低档案管理的有效性。

4 创新档案管理的策略

4.1 确保档案资源共享

由于我国档案资料管理标准化不一致，在管理档案时，软件使用比较混乱，各部门的档案资料没有做到互通，导致档案资源无法顺利共享。因此，档案管理人员要规范档案管理的范围及内容，对各环节进行标准化管理，建立起信息资源共享的良好渠道。

4.2 变革管理体制

档案管理系统存在档案使用不便及管理力度不足等问题，这主要是由管理系统建设分散和软硬件选取不一致等原因造成的。因此，相关管理人员要对档案资料进行统一管理，建立规范的软硬件选择标准，确保信息能自动、统一地纳入系统化管理中。

4.3 创新数据库

档案信息管理系统只有依靠数据库才能加快由纸质档案到电子档案的过渡，而作为档案信息管理的基础，数据库的发展也是一项长期的工程。因此，应遵循由低级向高级过渡的原则，明确各个环节的目标，同时还要协调好信息技术与档案管理的合作，使目录库与综合数据库相结合，建立起一个网络分布式、开放式的数据库，提高档案管理的效率和质量。

4.4 提高管理人员素质

首先，档案管理人员要具备较高的职业道德及高度的责任心与职业素养，要热爱自己的职业，及时发现工作中出现的问题并及时有效地解决，恪尽职守，紧跟时代发展的步伐。档案管理人员还要具备集体主义精神，当个人利益与集体利益发生冲突时，要坚决维护集体的利益。其次，档案管理人员要加强自身知识储备，明确职业需求，不断完善自己的专业知识储备，培养自身的信息素质。在现代档案管理中，档案管理人员还要综合分析和加工获取的信息，使之满足社会需求。最后，档案管理人员要富有创新思维，学会独立思考。独立思考可以使档案管理人员主动参与到管理工作中去，还能培养其创新思维。