档案管理信息化的优势及安全风险评估

2015-09-17陆凤珍

中国管理信息化 2015年18期

关键词：档案资料档案管理评估

陆凤珍

（上海市徐汇区中心医院，上海 200031）

档案管理信息化的优势及安全风险评估

陆凤珍

（上海市徐汇区中心医院，上海 200031）

档案管理信息化是档案管理随时代发展的必然趋势，本文分析档案管理信息化的概念、必要性及其与传统档案管理模式相比的优势，以及档案管理信息化安全风险评估的必要性、安全评估存在的问题等。

档案管理；信息化；优势；安全风险；评估

随着时代的不断发展，信息化建设成为档案管理发展的必然趋势，对现代档案管理工作的开展及档案资源的应用有着非常重大的意义。档案管理信息化是实现档案管理规范化、现代化的一大重要途径，同时也是档案资源实现共享，得到广泛应用的必然要求。

1　档案管理信息化的必要性

在当今档案管理信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下，传统的档案管理模式已与社会信息化发展相脱节。这必然要求档案管理信息化，在满足时代发展需要的同时更好地促进档案管理事业的发展，充分实现档案的功能和价值。档案管理信息化发展是档案发展的必然要求，当今社会已具备了档案管理信息化发展完善的条件，使其发展成为可能。第一，具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件以及扫描仪等高新技术设备，另外，对计算机的配置也满足了档案管理部门的工作需求。第二，规范的管理机制。其标准体现在整理、统计、服务及技术等多个方面。第三，人们的信息化意识逐渐增强。随着计算机网络技术在生产生活中的广泛应用，人们的信息化意识逐渐增强，同时人们对信息化相关设备技术的操作能力也已满足日常生产生活的需要。这为档案管理信息化的发展提供了良好的社会环境和思想环境，并在一定程度证实了档案管理信息化建设的迫切需求。

2　档案管理信息化的优势

2.1利于存储

在档案管理信息化中，档案管理不再占用巨大空间，且提高了管理效率，档案只需储存在计算机中。同时，也解决了纸质档案在存储期间的自然损害问题，提高了档案资料存储的长期性。经过高新技术进行“原文扫描“后，利于实现“原文”再现。

2.2便于查询

在传统的档案管理模式中，查询资料需档案管理人员自大量的纸质信息中，通过肉眼查找。档案管理信息化彻底改变了这一费时、费力的查询方式，通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。这大大提高了档案资料的使用质量、精度和效率。

2.3实现信息共享

档案管理信息化通过信息网络可促进组织、单位内部的信息共享，使档案资源的使用更加快捷，及时满足组织、单位内部对档案信息的需求。专用的信息技术，可实现档案资料的异地远程管理和使用，最大程度地发挥了档案的作用。

2.4实现档案的分级管理

在档案管理信息化中，可通过相应的网络权限设置，规定使用者的调阅权限，实现档案资料的分级管理，这有利于资料保密。同时，系统查询记录可自动记录调阅情况，以更好地落实责任追究制。

2.5提高工作效率

传统的档案管理工作中，档案的收集、整理、保管以及利用等都需要通过手工劳动实现，这需要花费大量的人力和物力资源。而档案管理信息化改变了传统的工作方式，档案资料经微机处理后，实现了按“件”整理归档，其整理、保管及利用等环节均可在电脑上操作。同时，工作人员的工作由以前的集中工作转变为分散工作。另外，系统中按“件”整理的资料，使得文件的插入变得简单，便于文件完善。可见，档案管理信息化在降低工作人员劳动强度的同时也提高了工作人员的工作效率。

3　档案管理信息化安全风险评估

3.1档案管理信息化安全风险评估的必要性

档案管理信息化的优势逐渐体现出来，且其特点鲜明，与社会发展相协调，是现代化发展的一个重要趋势。信息化的管理方法，能给人们的生活带来方便，与此同时，信息的安全问题也引起了人们的注意。在对档案进行信息化管理的过程中，应确保信息的安全性，保证信息传输路径的安全，并确保数据的完整性。

3.2档案管理信息化安全风险评估中的存在的问题

目前档案管理信息化安全风险评估存在的问题主要有以下几个方面。第一，对信息安全评估不够重视。各组织、单位的管理层对档案管理信息化安全评估的重视程度不能与档案管理信息化安全评估的重要性呈正比，远远达不到现阶段信息安全的需要。第二，评估技术人员匮乏。各组织、单位内部，对档案管理信息化安全评估的重视程度不够，导致安全评估人员的专业知识及经验严重不足，不能满足其工作需求，甚至相关部门的档案管理信息化安全评估形同虚设。第三，工作流程及技术标准有待完善。就目前档案管理信息化安全评估的发展状况而言，需要完善其工作流程及相关的技术标准。其工作流程和技术标准要根据具体环境及情况而制定，以实现流程和标准的科学性、合理性。特别是评估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要进一步完善。第四，评估工具有待更新。随着信息化的不断推进，其安全问题也日渐暴漏。原有的评估工具已不能满足现阶段解决相关安全问题的需要。因此，必须加大评估工具的开发和推广力度，切实满足档案管理信息化安全评估的需求。