医院耗材采购的内部控制办法

（中国中医科学院广安门医院 北京100055）

一、医院耗材采购内部风险控制与运行

（一）耗材申购和审批

1.申购：贵重仪器设备的购置。由各科室于每年中旬将明年的购置计划 （填写10万元以上仪器设备论证申请表）送交设备科汇总，设备科根据院部的总体规划做出明年全年度的购置计划。计划送主管副院长、院长审阅，并在年底前召开医疗仪器设备评价、咨询小组讨论会进行论证，特殊临床如急需设备的，可半年举行一次论证会。

2.建立申购审批制度。（1）申购医疗设备每台/套2 000元以下的，由申购科室提出申请，设备科提出意见，并送主管副院长审批；（2）申购医疗设备每台/套2 000元至1万元的，由申购科室提出申请，设备科提出意见，并送院长和主管副院长审批；（3）申购医疗设备每台/套1万元至10万元的，由申购科室填写单价1万元以上的可行性论证报告，经院长办公会研究审批。

3.申购和审批相互分离。申购和审批两者的性质不相容，如果由同一个科室进行管理，很大程度上会出现舞弊的情况，可以把两者分配给不同的两个科室分别管理，起到内部监督的作用，大大降低了舞弊的情况发生。

医院采购审批流程图

4.临时申购的处理。对耗材的临时申购一般情况下都在成本预算之外，对此情况需要进行有效的控制，避免打乱原有的采购计划，同时打乱了成本预算。临时申购需要通过采购部门经由主管院长进行审批，只有审批通过才能进行采购。

5.采购文字记录保留。对采购过程中对文字记录的完整性进行系统的规范，它在很大程度上保证了采购的有序性，提升了使用效率。申购单应一式四联，经过有关科室审批通过后，请购者自留一份，具体审批流程见下图。

（二）采购过程

1.技术说明书的编制。医院耗材种类繁多，且更新较快，对耗材型号和规格错误的申购会增加耗材采购难度，且一定程度上无法满足医院的正常耗材使用。所以，需要由科室技术人员和专家共同针对采购计划来编写技术规格说明书。

2.招标文件的编制。招标文件主要的条款有商务条款和技术条款。技术条款直接影响着采购质量；商务条款对供货商的供货价格、供货时间和付款方式等进行规划，对不合理的商务条款会给医院带来资金困扰，所以，招标文件的编制对医院非常有必要。

3.建立完善的供应商评价系统。招标采购最主要的环节就是供应商的确定，能够在很大程度上保证采购的质量和成本。所以，在此基础上应建立供应商评价系统，从各个不同角度建立较为完善的评价指标。

4.招标文件和评价投标文件相互分离。招标文件和投标文件两者的性质不相容，如果由同一个科室的人进行管理，很大程度上会出现舞弊的情况，一般情况下供应科负责招标文件的编制，评审会来评审投标文件，最大程度上保证评审过程和结果的真实性和科学性。

5.合同的编制与审核。医院耗材的采购需要签订合同，合同能够很好地使双方按照规定的事项办事，有法定文件的约束，是对自身权益最大的维护。供应商确定之后，供应科根据招标文件编制采购合同，编制完毕后需要由采购负责人审批并和供应商进行签订，以便医疗采购和供应商达成共识。

（三）付款

1.付款凭单的编制。当医院供应科拿到供应商的验收单之后应立即付供应商耗材款项，保障后续采购的顺利进行，这可能会有一定程度上的舞弊情况发生，所以，为了预防此种情况的发生，需要对申请付款的文件进行严格要求。供应科应当认真详细地对供应商发票和验收单进行审阅，对各种单据的真实性和合规性进行判定，对编号的付款凭单进行系统的编制，对其中的正确性进行详细检查，把文件交予审计处进行审核工作，审计处审计通过之后财务处可以对其付款。

2.财务处发票的审核。财务处在给供应商付款之前需要对订购单、验收单和合同等凭证进行详细的审查，发票中标明的内容必须要和其他单据上的注明内容保持一致；审查验收单上有没有设备科和保管科室人员的签字；订购单上必须要有供应科人员签字；请购单上必须要有科室相关人员签字；审查是否有审批人员的集体签字同意付款。如果没有错误，可以进行付款并记账，财务处每个月应和需要核对科室进行账目的核对，必须保证账实相符。

二、医院耗材采购内部控制的方法

（一）建立良好的内部控制环境

每个医院都需要建立一种良好的控制活动，这种控制活动必须要建立在一定的环境中，对环境质量控制的好坏在很大程度上影响到医院的内部控制，应对内部控制进行必要执行和遵循。对医院内耗材采购中的内部控制进行最大程度上的强化和建设，对医院采购环境的控制主要表现在经营方式、管理理念、管理风格和分配责任等，通过不同的管理控制方法对医院内部环境进行必要的建立和保持尤为重要。还应从人力资源管理方面入手，以务实的态度为采购环境进行控制和落实创造有利的条件，使医院耗材采购真正做到内部环境的有效控制。

（二）加强耗材内部控制制度

医院的内部控制是保证各部门和各环节顺利运行的非常重要的部分，它能够在很大程度上对医院中的资源配置和安排等方面实现合理规划，最大程度上降低运行成本，提高经济效益。我国目前大多数医院的领导最为重视的是医学技术、服务态度和奖金分配等方面，在一定程度上忽视了耗材在医院管理中起到的作用。耗材采购是医院管理的重要组成部分，所有环节都要依靠内部控制来进行规范，如果没有完善的内部控制制度，会大大增加采购成本，增大医院支出。

（三）强化医院信息系统建设

医院中的物品和耗材品种繁多，记录比较繁杂，如果进行信息系统的有效建立，可以通过计算机对大量信息进行详细的记录和信息的标记，能够详细地记录耗材从采购到使用的全部过程，做到对每个环节进行监控，并记录出现错误的信息。这种信息系统的建立在很大程度上提高了医院对信息的快速查询和统计，大大提高了工作效率。信息系统是建立在效益大于成本的基础之上，不能由于系统不完善对医院产生不利影响，也不能追求系统完美无限透支成本。需要根据《会计法》进行会计账册的建立，正确运用会计科目。

（四）完善独立的内部审计部门，发挥监督职能

为了医院各个环节正常运行需要在医院内部建立完善的审计部门，使每个环节具有强大的权威性和各自的独立性，使部门之间形成必要的监督管理。对医院内部审计人员进行审计职能的保护，能够在很大程度上保证会计信息的真实性和合法性，对医院各领导在审计工作中的法律责任进行明确，如果在审计过程中出现违法行为，应予以严肃的责任追究，最大程度上做到违法必究。对于不遵守原则的审计人员进行岗位的调换，保证审计工作的正常性和真实性。有关部门应对医院内部控制制度进行不断的完善，形成一个有效的监管体系。

（五）完善耗材采购管理

耗材管理的好坏直接影响到医院的效益，也是内部控制非常关键的环节，必须要制定合理的耗材采购管理制度。医院要根据具体耗材使用量进行量化指标管理，保证耗材的采购量，以适应患者就医数量，避免没有规划的、盲目的耗材采购，不能造成耗材的积压和供应脱节的情况发生，还应对耗材的种类进行详细的规划和分类采购。目前我国一些医院对耗材的采购处于盲目状态，盲目耗材采购表现在两个方面：（1）医院对耗材和患者数量没有合理分配，业务水平不高等，造成采购的过量或不足；（2）没有按时对耗材进行采购，而是进行盲目的采购，没有形成计划采购。

（六）加强医院的风险评估

医院的内部控制体系非常重要，但是内部控制不单单是对风险进行消除，控制的根本是对风险的预防。随着我国经济体制的不断改革，医院各方面的管理出现了不同程度的风险，因此，医院要根据自身的实际状况制定出一个比较系统的采购控制系统和风险评估系统，对预测的风险进行规避和化解，比如，在对耗材采购时，应对医院的内部环节进行分析，对市场环境进行必要的了解，在此基础上还应对患者消费等各种因素进行综合评估，以此降低采购风险。

三、结束语

由此可以看出，对医院耗材采购进行必要的内部控制能够在很大程度上维持医院各种活动的有序进行，进而保证采购的安全性和质量，内部控制对各大医院来说是至关重要的一个环节。想要解决目前医院耗材采购失控的局面，需要从安全性、有效性和合法性几个方面实施全方位管理，只有这样才能使医院的管理水平有一个比较稳定的提高。在进行内部控制时，要在全员认识的基础上，把握好管理制度的正确性，与此同时最大程度上对采购程序进行规范。