分析基层社保档案管理工作的研究

曲丽萍

【摘 要】文章简述社保档案管理的工作内容以及对社会各行业人员的重要意义，从保管技术方法以及基础设施建设两方面进行分析，整理出现阶段基层档案管理中普遍存在的问题。提出了加强管理人员技能培训及提高领导基层工作重视程度的有效建议，为社保档案管理工作高效开展打下了坚实基础。

【关键词】社会保险；基层档案；档案管理

一、社会保险业务档案管理工作的意义

1.社会保险业务档案管理工作简述

社会保险并不以收益为目的，在推广过程中以人民的切实利益出发，减轻医疗等方面的社会压力。社会保险档案管理工作包含资料的整理收集、保管移送等，涉及到大量重要文件，因此工作职责重大。社保档案是对投保流程的详细记录，也是对被保险人在受保期间出现各类状况的总结，证明了居民与社保单位签订合同具体法律效益。国家规定企业在与员工签订劳务合同时对基础社会保险应有详细说明，员工在职期间由企业支付基本保险金额。员工档案与保险缴纳情况都会详细记录在档案中，工作出现变动后由档案管理部门出具证明将相应社保资料移送至新单位。

2.社会保险业务档案管理的重要意义

将社保档案长期保管对保险双方都有利。管理部门可通过对统计资料进行查阅快速了解社区群众的基本情况，对企业员工合法权益是否得到保障有一个全面认知，便于政策的落实和监管工作全面开展。同时从直观层面进行分析，在保险行业进步中发挥着重要作用，使业务员的日常工作效率得以提高，降低骗保案件出现的可能性。社保档案管理在维持基层社会稳定中也扮演着重要角色，是一系列民生工作开展的重要依据。

二、基层社会保险业务档案管理工作存在的问题

1.工作管理制度不完善

现阶段基层对档案管理工作重视程度不高，缺少相应的工作参照标准，档案存放室杂乱无章，对档案的调动监管松散，存在着大量危险因素很容易造成档案丢失破损。大多数单位没有独立的档案室，直接存放在管理人员办公室中，分类也不明确，为资料调动带来了很大困扰。由此可见大部分基层单位都缺少科学的管理方案。

2.档案管理方式落后

社保资料以纸质形式展现，重要合同拟定也是如此。档案管理阶段缺少科学的录入手段，仍然局限于纸质档案的单一保管存放，时间久书本很容易受潮字体变得模糊，甚至遭受到虫蛀出现不同程度的损坏。缺少信息化管理模式是造成一系列问题的主要原因，调档需要对档案进行频繁的翻阅与复印，多次拆订后页面松散掉落现象时有发生，不安全同时严重影响管理人员工作效率。

3.基础设施落后

社保制度在近年来取得较大的进步与完善，需要存放管理的资料档案随之增多，但落后的建筑结构很难满足资料存放对场地的需求，多数档案室安放在空旷的角落中或者直接使用空余的房间，缺少必要的基础设施建设。房间内不具有通风结构，大面积的门窗不能遮挡阳光，同时消防设备检修更换不及时，多数老化现象严重。基础设施落后的现状为社保档案存放带来了很多安全隐患。

4.分类不清

分类混乱是各类档案管理工作中存在的通病，在基层社保档案管理工作中更是普遍存在。此类问题的表现形式有装订规章不统一、不同年份卷宗书写格式存在差异、摆放位置缺少明确标记等，都不同程度的困扰档案调动工作的进展。

5.档案升级工作脱离实际

政府部门针对档案管理基础设施的建设给出了相应参照标准，下级单位在执行政策时只注重是否达到规定要求，很少考虑单位实际情况。很多设施并不实用，档案管理工作宣传不到位，过于追求高科技信息化，忽略了资料管理从业人员的技术水平。导致一些先进设备建立后很少投入使用中，造成了资源浪费。

三、对基层社会保险业务档案管理工作的几点思考

1.加强管理人员重视程度

针对管理人员开展专项思想教育培养，帮助增强工作责任感，管理人员重视度增高可促进整个保管体系不断完善。同时制定相应的管理制度，规范日常工作中的行为，提高为人民服务意识，使档案的保存管理切实有效的深入到基层中。

2.加强从业人员教育培训

加强档案管理员的专业技能培训，熟悉使用计算机网络录入基础信息，使工作流程面向信息化发展。同时从业者还应该掌握相应的法律知识，明确档案中的资料涉密部分，做到严格保管、合法调动，保障投保人的合法权益不受到侵害。

3.创建完善管理体系

资料的记录与保管要做到一体化，单位内部应探讨出一套科学的档案管理体系。对各项调档、录入工作进行严格审查，完善规章制度，使档案管理人员在工作中有所依据，有针对性的进行。确保档案中各项资料齐全才可归档，查阅调动需要进行记录，对各项资料名称在摆放处精准标记，减少翻动的范围减小，保护了档案的质量安全。

4.加强各监管部门沟通合作

保存与管理部门在工作中互相交流，借鉴彼此工作经验同时为基层社保管理工作打造了有利的工作环境。给基层社保经办机构建立档案室，指派专业的档案管理人员对社会保险业务档案进行集中统一管理、确保完整，收集、整理、保管各环节科学规范，便于社会利用。

5.建立信息化管理系统，在工作中使用先进设备

建立健全社会保险档案门类是档案基础建设的基础，微机化管理是社保档案管理的发展方向，着力进行档案管理软件开发，实现现代化管理，通过文件类别的选择直接生成保管期限，既避免了人工分类不准的现象，降低了人为因素在文件归档工作中的影响，充分发挥档案为业务经办工作服务的作用。

四、小结

我国居民对于社会保障体系的建设越来越关心，而社会保障体系也在不断地得到完善，覆盖面也在进一步的扩大，参保人数也逐年上升，这些档案关系到了每个参保人员的切身利益。因此，要对社保档案进行科学的管理，保证每个参保个体的利益，社保档案管理工作不容忽视。