慧海集团农业板块原材料采购存在问题及对策

高军

【摘 要】集团化农业企业原材料采购成本在直接生产成本中占有相当大的比重，在采购业务流程管理和响应时间上对生产经营产生较大的影响，所以如何应对集团化农业企业原材料采购业务管理越来越成为我们关心的问题之一。本文从供应商准入管理入手，结合案例企业对采购请购与计划、过程控制中的审核审批流程管理、销售计划和原材料采购管理间的关联、与供应商采购业务合作模式等方面进行阐述，浅议原材料采购业务管理中存在的问题及其解决方案，期望在未来的采购业务管理工作中能起到一定的指导性作用。

【关键词】原材料；采购业务；采购流程；管理

一、原材料采购管理对企业生产经营的重要意义

原材料采购管理大致有以下两点：

1.供应商准入管理

传统的供应商管理仅仅是双方买卖关系的建立，双方就标的物进行品名、规格、质量标准、交货时间与地点、计量单位、数量、单价、金额、结算方式及其他等相关内容进行谈判、签约并履约。供应链管理模式下的供应商管理在上述基础上进行供应商选择、评估并建立准入标准，寻求企业间优势互补，谋求建立长期的战略伙伴关系。这种选择、评估和建立准入标准不一定是单方面的，某种程度上是双向的、互利互惠并谋求共同发展的。

2.采购流程管理与改善

供应链管理模式下的流程管理和改善是在关注企业外部供应商资源的同时，同样要重视内部采购管理资源和采购管理流程的改善，尽可能简化请购申请、审核或审批等相关手续，做好各层级员工间和各部门间信息共享，保证沟通便捷和责权清晰。

每个人或每个部门务必以谋求企业利益最大化为最高目标，切实提高企业采购管理环节的运行效率，努力降低采购成本，逐步增强采购管理环节在企业利润实现过程中的杠杆作用。

二、慧海集团农业板块原材料采购管理情况介绍

慧海集团是华东地区民营特大型企业集团之一，已连续6年位居民营企业500强前列。随着智农农业集团各子公司及所属场（厂或店）产供销循环的迅速启动，原材料购进和期末结存积压的结构性矛盾、实际采购入库与生产计划相关的原材料需求不匹配矛盾日益凸显，已经在一定程度上影响生产经营。

截至2014年底各省份公司或基地存在原材料积压或短缺，具体情况见下表：

三、慧海集团农业板块原材料采购存在的主要问题

1.集团集中采购无法满足各地差异化需求

原材料采购由集团招标采购部负责计划收集、供应商挖掘、评估及准入、大宗采购业务招标与采购谈判和签约，辅以在各子公司专兼职采购员负责零星原材料的地方采购，以此作为集团招标采购业务的补充。

因各基地的自然气候、土壤品质、生态环境、物流里程等因素，导致各地种养殖优势不一，原材料到货周期和使用周期不一，且应急需求复杂，集团招标采购部无法在各省份公司所在区域形成自己的议价能力、招投标管理能力和基地生产经营原材料需求的响应能力。

2.销售计划经常性变更导致采购计划难以应对

因系统的销售渠道尚未建立，产品销售业务由集团计划管理部牵头，导致供货计划的临时变动频繁，给基地在编制采购和执行采购计划带来较大困扰。

单纯从个别版本供货计划总量或品种对比来看，也存在较大结构性差异。基地公司按前次供货计划版本已编制并执行，后续计划又作调整的情况时有发生，采购计划不能适时变更造成部分原材料积压且面临部分原材料过期失效的窘境。

3.合同采购模式单一，缺乏灵活性

集团采购部门和基地采购员在原材料采购具体管理上，经常采用的是一单一合同采购模式，采用预付定金、预付一定比例货款或约期付款等付款形式。甚至现实的供应商资源不稳定，造成原材料退调困难重重，且因种养殖计划一旦变化，采购部门自身也无所适从。

4.内部采购管理流程冗长，增加原材料积压风险

因集团招标采购部采购周期长，基地发起采购计划到原材料入库周期经历计划审核与审批、资金计划及付款审核和审批、原材料入库品质检验等等环节，采购周期短则15天，长则30天以上，严重影响生产经营。

为应对漫长的采购周期，各省份公司或基地在报原材料需求计划时就适当高估上报，个别基地甚至成倍上报采购计划，导致部分原材料严重积压。

四、提高慧海集团农业板块原材料采购管理水平的对策

1.调整组织架构，合理分工

变革目前的供应链组织架构和管理形式，重新审视集团招标采购部和各省份公司或基地采购职能。

集团招标采购部应做好各省份公司和基地采购政策的制定、采购业务的事前、事中和事后监督和分析、采购人员的调配、培训和考核。

各省份公司采购部门按照集团赋予的职能，依据集团制定的采购政策组织供应商准入，进行采购业务的日常招标和谈判，增强在当地与供应商的谈判和议价能力，提高对基地生产经营原材料采购需求的响应能力。

2.严格销售计划管理，保证采购业务满足生产计划需求

针对终端生鲜门店或卖场上报的销售计划要严格进行审核，加强销售计划编制的严肃性，重点审核销售计划的稳定性、单品销售量物流的经济性和各品种销售季节的适应性。只有这样才能方便各省份公司和基地进行最佳的原材料采购批量管理，以最经济的原材料资金投入种养殖生产或屠宰加工等生产经营活动。

3.因时因地制宜，采购灵活多变的采购模式

改变具体供应商的采购业务一单一议的管理模式，在对各供应商进行评估和准入的基础上，依托集团批量采购模式启用现代供应链的管理方式，甄选优质供应商和重点供应商，在此基础上与其签订多区域和多品种的长期供货的战略合作协议，建立按需供货和退调、约期或定期付款的机制，增强各省份公司采购业务的灵活性和具体生产需要的应变能力，以便各基地合理控制原材料库存，杜绝异常资金沉淀或不合理占用。

对于次重点供应商的采购业务管理，应适当下放给各省份公司采购部门或人员按照集团采购制度自行负责。

4.加大绩效考核力度，建立自我约束的采购管理机制

按照集团采购、财务和质量等管理制度的标准进行考核，切实简化内部采购计划审核、资金计划及付款审批和原材料入库前品质检验等管理流程。在充分授权和严格考核的基础上，建立明晰和简化审核审批和检验流程，以结果考核为导向对各部门审核审批责任和效率进行管理。

对采购计划上报部门和主管领导应加大制度管理和绩效考核力度，按照“谁审批、谁负责”原则做好各层级员工的权限设置，杜绝高估冒算带来的原材料库存积压风险。

提高各省份公司或基地职能部门（人员）的服务意识，建立和强化的各岗位人员的审核及检验责任和绩效考核机制，在资金计划及付款审核审批、原材料入库品质检验等环节对各部门和人员进行明晰的职能划分和工作效率管理。这样才能做到资金计划、资金结算和品质检验及时准确，促进企业供应链管理模式下的采购管理机制的良性循环。

参考文献：

[1]郝胜亮.ERP环境下原材料采购费用的正确处理[J].冶金财会， 2012， （10）： 38-40

[2]赵明荣， 杨佳. 我国企业存货管理存在的主要问题及对策[J]. 对外经贸， 2012， （01）

[3]周云.采购成本控制与供应商管理.机械工业出版社，2009年

[4]张远昌.仓储管理与库存控制.中国纺织出版社，2004年