浅析档案管理存在的问题及对策

张小兰

摘 要： 信息的载体有很多，其中档案是一种重要的载体，也是一种主要的信息来源。无论是哪个工作单位都需要有档案，它能让单位的工作顺利运转。因此，档案的管理工作对资源开发有重要作用。本文就档案管理存在的问题进行探讨，并提出对策。

关键词： 信息载体 档案管理 存在问题 对策

信息的载体有很多，其中档案是一种重要的载体，也是一种主要的信息来源。因此，档案的管理和使用对资源的开发有重要影响。当前社会经济迅猛发展，社会制度不断完善，档案管理工作成了单位工作顺利运行的有效保障。

一、档案管理工作中存在的问题

信息化时代，有人想当然地认为，档案管理也随之信息化了，轻视传统档案管理可借鉴的方面，在许多地方，出现了各种各样的不重视档案管理的问题。归纳起来有这三个方面：

1.由于部分单位领导对档案工作的认识不够深入，造成对档案管理工作的重要性没有充分认识，很大程度上只是把档案管理工作当做事务性工作，认为档案工作是可有可无的工作。档案工作很简单，只需要收集整理，然后加以保存收藏就好，能够供人查阅就足够了。这些认识上的误区导致档案工作人员在实际操作中出现纰漏，档案工作没计划、没安排，档案管理场所、经费、人员保障不足的现象较多。在轻视档案工作的思想影响下，档案工作无法适应管理需求，甚至影响到单位的运转。

2.部分单位档案室硬件设施基础较薄弱。规范化、标准化档案室是档案管理的基础。部分单位在档案管理的硬件方面没有投入，不购买添置必需的相关设备，有的单位甚至连专门的档案室都没有，有的仅仅是一个简陋的房间，有的单位档案没有有序排放，有的单位“八防”的设备根本不配套，各种档案材料已经出现发霉、生虫等现象，影响档案的保存。

3.部分单位的档案管理力量薄弱，方式方法落后。档案管理工作是一个看似简单，其实专业性比较强的工作，管理人员如果没有学习专业的知识或者经过专门的培训，就不能胜任该项工作。在现实工作中，部分单位的档案管理人员较多是兼职人员，没有足够的专业知识，对档案材料的收集整理等不熟悉，而且没有主动收集档案的意识，严重影响了档案管理水平。在管理手段方面，管理手段较陈旧的问题比较突出，档案管理信息化程度不高。

4.部分单位对档案管理信息化不够重视。档案管理信息化是全球信息化进程中在档案管理中的应用成果之一，也是当前档案管理的发展趋势。可是在不少单位，领导不重视采用信息技术改造传统档案管理的方法，导致单位的档案管理不能适应数字化环境下档案活动的发展变化，管理水平和效率低下，与社会档案需求相脱节。

二、档案管理工作的对策

在新的历史条件下，档案管理工作只能加强，不可松懈，既要注重借鉴传统档案管理获得的宝贵经验，又要注意充分利用现代化手段，实现档案管理创新，既要注重基础建设，又要加强理论研究，挖掘档案管理功能。

1.加强档案工作的基础建设。要高度重视档案工作，落实人、财、物。落实人，就是要配备专职的工作人员，提高档案管理人员的专业素养。健全档案工作队伍，选择具有专业知识和接受了专门培训的人员从事档案管理工作。在职的档案工作人员应该随时提高自身专业水平，积极参加专门培训，然后通过平时的工作，熟练掌握档案工作各个环节和基本要求，学习科学有效的管理方法和原则，提高档案工作效率和质量。将档案管理工作落实到财，让档案工作经费得到保障，有计划地开展档案工作人员的培训工作，邀请各个专家来进行专业指导等。单位还要尝试新的管理模式，让档案管理工作更加具有科学性和实用性。落实物，就是要将档案管理所需的基础设施落实到位。一方面要建立符合标准的专用档案库房，配置铁质的档案柜，另一方面要积极建设标准化档案室，深入开展星级档案室创建活动，在库房内设置空调、去湿、灭火等设备，落实“八防”措施，库房、阅档室、办公室三室分开。

2.加强档案管理工作的制度建设。良好的档案管理工作制度是长期保持档案管理的关键。为此，建立的档案工作制度必须按照以下要求进行：首先，单位制定的规章制度要具有合理性和科学性。因为这些制度的建立必须和单位的实际管理情况相适应。其次，制度要简单明了，具有实用性。制度制定的意义就在于它的实用性，而且越是简单明了越是具有可操作性。再次，制度的建立要具有双向约束性。双向约束性的制度是一方面约束领导，另一方面约束员工。领导作为单位的代表，其形象和行为影响单位的形象，影响制度的执行，员工是一个单位的主要构成部分，也是制度的主要约束对象和执行对象。最后，制度必须有严肃性。档案管理部门既是制定规章制度的主要部门又是主要执行部门。因此，在规章制度的制定、执行的过程中，必须奖罚分明，体现出制度的严肃和权威。

3.对档案管理工作手段的改进。信息化的快速发展，对档案管理工作提出了不少新的要求，最主要的就是要充分利用科技的新成果和管理的新手段，努力提高档案管理工作的效率，努力实现管理的信息化和现代化。单位在实际的工作中要优化管理手段，逐步建立档案信息系统，提高科学管理水平。利用先进技术和手段管理档案，全方位建立适合单位工作特点、统一开发的档案信息管理系统，实现档案管理工作的电子化、科学化。

4.发挥档案管理的社会效益。对每一个单位而言，档案都是单位非常重要的历史资料，也是单位沿革的历史文化见证，对研究单位的发展史，检索单位人员更替信息，对吸取经验教训发扬优势与成绩，都具有很大的作用。发挥档案管理的社会效益，要突破以下三个方面：一是手续繁琐阻碍查阅，查阅常规档案往往设置了十分繁杂的手续，对不涉及机密或隐私的档案来讲是没有必要的；二是资料不全影响查阅，有的单位档案管理质量不高，导致档案的可靠性、完整性缺失，使人们失去查阅兴趣；三是工作神秘无从查阅，少数单位存在档案工作神秘论，片面认为凡是档案都涉及机密和隐私，导致档案长期以来“藏在深闺无人知”，上述现象都影响了档案管理的社会效益。

总之，新形势下，各级单位要扎实开展档案管理工作，一步一步逐渐完善档案的管理机制，实现档案管理工作的信息化和现代化，让档案管理工作更好地为社会经济发展服务。