Excel 2010中的会计数据校验研究

2015-09-10李金花

中国管理信息化 2015年21期

关键词：工具栏单元格盘点

李金花

（河南牧业经济学院会计系，郑州 450044）

会计数据是进行财务分析、财务管理和财务预测决策的基础，因此对Excel中输入的会计数据进行校验，保证会计数据的正确性是会计工作中至关重要的任务。

1 使用语音验证会计数据正确性

会计工作中需要仔细核对已经输入到Excel表格中的主营业务收入、各项费用以及工资数据等，如果全部靠眼睛核对，很容易出错。如果可以将表格中的会计数据朗读出来，则既减轻了数据核对工作量，还不容易出错。

1.1 添加语音朗读功能到Excel2010的快速启动工具栏中

Excel 2010中的语音朗读功能需要用户自己动手添加到快速启动工具栏中。单击“文件-选项”，在“Excel选项”对话框的左侧选择“快速访问工具栏”。在“自定义快速访问工具栏”选项卡中，在“从下列位置选择命令”下拉菜单中选择“不在功能区中的命令”。其中有5项内容和语音朗读相关，包括“按Enter开始朗读单元格”、“按行朗读单元格”、“按列朗读单元格”、“朗读单元格-停止朗读单元格”、“朗读单元格”。依次将其添加到右边的自定义快速访问工具栏中，如图1所示，最后单击“确定”按钮完成操作。回到Excel2010主窗口中，快速访问工具栏中则已经多了五个朗读相关按钮。

图1 添加语音朗读功能到快速访问工具栏

1.2 设置朗读声音

打开“控制面板”的“语音识别”，单击“文本到语音转换”，在这里可以选择朗读的声音和速度，如图2所示。

图2 设置朗读语音和速度

1.3 使用语音校验数据

Excel朗读的是工作表中可见的内容，包括数字、中文、英文等，被隐藏的数据则不朗读。如果英文是正确单词会朗读单词，如果不是单词则会依次朗读每个字母；如果工作表为公式视图，还会朗读公式。现在可根据情况对利润表、工资计算表等会计表格选择按行朗读、按列朗读、按Enter朗读以及随时停止朗读。有了语音朗读的小工具，这样可以一边听着Excel清晰的朗读声，一边对输入的数据进行检查，非常方便。眼睛和耳朵并用，可以轻松保证数据输入的正确性。

2 利用数据有效性校验会计数据

利用Excel提供的数据有效性功能，既可防止无效数据的产生，还能降低数据输入出错机率，提高数据输入的效率。

2.1 对会计数据唯一性的校验

在会计数据输入的过程中，有些数据是不允许重复输入的，即确保数据的唯一性。例如科目编码、发票号、商品编码等等。在数据输入过程中，依靠人工判断难免出错，而且还不容易被发现，可利用数据有效性来对要输入的数据进行验证。当输入重复数据时，计算机自动提示，以便及时发现并更改。例如在科目编码名称对照表中A列要输入科目编码，B列中输入科目名称。第一步设置有效性条件验证：先选定A列，选择“数据-数据有效性”，单击“数据有效性”对话框“设置”选项卡下的“允许”按钮，在列表中选择“自定义”，在“公式”文本框输入“=COUNTIF（A：A，A1）=1”（公式需在英文状态下输入），此公式的意义是在A列不可以输入相同的值，每个单元格的数据都是唯一的；第二步设置出错时的提示信息：选择“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡，在“错误信息”文本框中输入警示语“此科目编码已存在”，单击“确定”按钮。完成设置后如果用户在A列中输入重复科目编码，Excel就会弹出对话框，提示此科目编码已存在，修改后才能接受不重复科目编码的输入。

2.2 对凭证日期的序时性校验

在会计凭证输入的过程中，对凭证日期可以进行序时控制，保证经济业务的连续性。例如A列中在A1输入字段“日期”，然后选择A2到A列最后一行，进行数据有效性设置，如图3所示。选择“数据有效性”对话框的“出错警告”选项卡，在“错误信息”文本框中输入警示语“凭证日期必须序时”，单击“确定”按钮。完成设置后如果用户在A列中输入最后一张凭证之前的日期时，Excel就会弹出对话框，提示凭证日期必须序时，修改为大于或等于最后凭证的日期后才能确认该日期输入。

图3 日期序时的有效性条件设置

3 利用查找函数校验会计数据

Excel提供了 LOOKUP、VLOOKUP、HLOOKUP 等多个查找函数，利用它们可以快速进行数据查找。这里以VLOOKUP函数为例，介绍该函数在会计期末盘点时的数据校验应用。

3.1 VLOOKUP函数的语法

VLOOKUP（lookup＿value，table＿array，col＿index＿num，range＿lookup），其中 lookup＿value 是指查找对象，table＿array 是指查找范围，col＿index＿num是指在查找范围找到查找对象时需要显示的对应列数，range＿lookup指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。

3.2 利用VLOOKUP函数校验盘点表

会计核算中往往需要在期末进行库存盘点等操作，当盘点工作由两个不同人员来完成时，还需对不同人员盘点出的两张数据表中的库存数量进行核对，如图4所示。

图4 库存商品盘点表

在盘点2表中的C1输入字段名“数据核对”，在C2输入公式“=B2-VLOOKUP（A2，盘点 1！ SAS2：SBS 9，2，0）”，将公式向下自动填充到C9单元格。从公式的结果可看到两张盘点表核对的结果。即结果为0的单元格表示两表数据一致，结果非0的单元格表示对应商品的库存数量两表有差异。Vlookup函数在两表或多表数据核对时经常用到，熟练掌握该函数的用法对提高会计数据的处理能力有较大帮助。

4 利用条件格式校验会计数据

上例中两张表之间的数据校验还可通过条件格式来完成。条件格式应用就是通过自定义公式规则，将两表中数据不一致的行突出显示出来。选取盘点1表的A2：B9区域，执行“开始-条件格式-新建规则”，在选取规则类型中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，在编辑规则说明框中输入公式 “=S B2＜＞VLOOKUP（S A2，盘点 2！SAS2：SBS9，2，0）”，单击“格式”按钮，将符合公式规则的行设置为“绿色”的填充背景，单击“确定”按钮完成条件格式设置。设置后的效果是库存数量不一致的商品所在行显示绿色背景，如图5所示。