论如何优化会计档案管理

丁景荣

摘 要：本文主要围绕当前会计档案管理中常见问题进行了剖析，然后针对问题提出了相应的管理办法及优化措施。

关键词：会计业务;会计凭证;档案管理

会计档案管理做为会计工作的最后环节，是单位财务管理的重要组成部分，会计档案管理水平的高低直接影响着单位的财务管理水平。然而会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平，由于会计档案管理的不到位，很容易对单位的工作造成影响，因此，进一步加强会计档案管理势在必行。

一、会计档案的基本类别

1.会计凭证

包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、银行存款对账单、应行存款余额调节表等。会计凭证装订要整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。

2. 会计账簿

包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类帐、现金日记账、应行存款日记账以及辅助登记备查簿等。

3. 会计报表。分月、季度、年度会计报表。每类报表包括资产负债表、损益表、利润分配表、现金流量表、成本费用表及各种附表、报表附注和决算说明等。

4. 其他会计核算资料

与会计核算、会计监督紧密相关的数据资料。会计电算化存储在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。

二、影响会计档案优化管理的主要因素

1.环境影响

前些年我国会计档案一直未纳入各基层单位或经济团体档案管理体系中，只在会计部门或会计人员手中保管，保管比较混乱。近年来随着《会计法》的实施，计算机的应用和电子档案的加盟使档案管理，不仅当作一种管理工具和一种档案载体，而且直接导致档案管理方法的变革、会计档案管理则面临着更科学化、现代化的严峻挑战。

2. 管理制度

会计档案管理制度不完善或不落实，一些单位对到期的会计档案未按规定清理、鉴定和销毁，不需保存的会计档案占用库房或装具，造成不必要的浪费;未按规定向档案机构移交会计档案或移交手续不规范，多年的会计档案在会计部门或会计人员手中保管，造成管理“死角”;会计档案没有实行集中统一管理，保管条件较差，没有专门保管库房或装具，措施不落实，影响会计档案的安全和规范管理。

3.管理质量

各地区普遍存在没有使用统一的会计档案封面，封面书写不规范，签名盖章不齐全，装订不整齐等;没有填写账簿启用页和科目使用情况表，账簿中间的空页没有抽出，会计记账在年度终了时没有进行结转下年等相应的处理;会计报表年报、月报不分，集合装订在一起，没有编写页号，没有编制案卷目录等问题。

4.档案室设施

有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

三、我国会计档案管理的现状

1.管理不规范

单位主要负责人不清楚《会计档案管理办法》的规定，感性地认为会计档案当然由财务部门管理，或者觉得财务资料重要而敏感，不宜由财务部门以外的其它部门接触和管理，因而未按要求将会计档案纳入单位档案部门保管。许多单位财务部门为了查询以前年度账目的方便，一直以来会计档案都由财务部门管理，造成会计档案的管理环节分散，管理的专业性难以保证。

2.立卷不规范

会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且也不合乎会计档案管理要求。有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填寫封面，会计报表各月份分散存放。

3 .监督机制不完善

会计信息披露进程中的政府监管不足，准则、法规执行的监督不力，缺乏效率;会计信息失真的法律责任界定不完善、责任追究力度不够。领导和其他人员都可以直接接触会计档案，接触会计档案的人多了，会计档案的安全性、完整性就受到威胁，管理责任也难以划分。

4.会计档案销毁难

会计档案除了保存期限为“永久”的会计档案之外，其它会计档案如果一直不销毁，没有利用价值的会计档案就会越积越多，给管理带来麻烦。但实际工作中的情况是会计人员和单位领导都不想销毁、不敢销毁会计档案。一方面是领导不清楚会计档案销毁的规定，认为十余年前的会计档案与自己无关，长期积存对本任期“没有影响”，而销毁以前的会计档案却需要自己签字，万一出差错就有责任，另一方面由于历史会计档案数量众多，如果销毁需要会计人员花费大量的时间和精力去清点、鉴别，若不去销毁反而省却了财务人员的麻烦。

四、会计档案优化管理的措施

1.健全会计档案管理体制

由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

2.提高管理意识与人员素质

强化管理人员业务知识培训，保证会计档案管理人员熟悉会计档案管理方面的常识与工作，结合档案管理与会计工作两方面的专业知识来处理会计档案;同时档案、财政部门积极配合，加强对会计档案工作的指导、监督和检查力度，抓紧会计档案业务培训，提供一定的经费支持会计档案管理工作。

3.规范会计档案立卷

装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有關内容必须逐项填写齐全。装订完毕后必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。

4. 规范化管理

会计档案管理工作涉及会计资料的收集、整理、立卷、归档、会计档案的保管、利用及鉴定销毁等一系列程序及工作，十分繁琐而严谨。随着时间的推移和单位的发展，会计档案数量持续增加。鉴于财务部门兼管会计档案的弊端，由单位的档案部门专业管理会计档案尤显必要。单位领导应重视会计档案工作，依据法律法规由专门档案机构管理会计档案，保证会计档案管理所需的人力物力，切实保障会计档案的安全、完整。

5.会计档案系统化保管

财会部门应按档案管理部门的要求办理相关手续，将会计档案移交档案管理部门保管。未建立档案管理部门的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。财务部门应按要求将会计档案移交档案管理部门保管。未移交前的会计档案、或未设立档案部门的，暂由财会部门妥善保管，但要由除出纳以外的专人负责。不论在财务部门还是在档案部门保管的档案，都要配置专用箱柜及防潮、防霉、防火、防尘、防蛀、防鼠等设施;严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、移交、借阅、销毁等登记管理制度，非相关人员严禁接触会计档案，严禁私自查阅、复制档案;对已终止会计核算业务的基层单位，其会计档案应交上级单位保管，严禁随意处置。

6.运用新技术、新方法。在信息数字的新时代，计算机网络技术深入各行各业，而电子产品的出现也为行业手工操作省却了大量的人力、物力，同时计算机的应用和电子档案的出现，也使会计档案管理更趋于科学化、简单化和自动化。目前新的计算机自动处理技术还不能完全替代手工作业的状况下，会计档案管理依旧适宜实行两套卷制：电子档案与纸质档案并存，对两种载体的档案进行科学的统筹管理，充分发挥各自的优势。

五、结语

综上所述，基于现实工作中会计档案管理存在的问题和不足，应从理顺会计档案管理的机制、提高会计人员的素质、推进会计档案的及时移交、规范会计档案的管理和鉴定销毁等方面着手，切实加强会计档案管理工作，从而提高财务管理水平，更好地为单位的改革、建设和发展服务。

参考文献：

[1] 《中华人民共和国会计法》.

[2] 《会计档案管理办法》.

[3] 高春雷.浅谈财务档案管理的规范与水平的提高[J].行政事业资产与财务，2011（12）.

[4] 钱伟.论财务档案管理的重要性[J].华章，2011（26）.