对企业档案信息化建设对策的研究探讨

岳继云

摘 要：加强企业档案信息化建设是企业提升市场竞争力的重要手段，对企业发展有着重要的作用，本文通过对企业档案信息化概念、企业档案信息化建设的重要性、发展现状和解决对策进行了介绍和分析，希望能够对企业档案信息化的建设提出一些参考和依据。

关键词：企业档案；信息化；对策研究；企业建设

在信息化時代的今天，企业的信息化建设已经成为了企业现代化管理机制建设的重要环节。特别是企业档案的信息化建设是企业提升档案管理水平，适应社会发展的必然选择。如何利用现代信息技术、抓住机遇、提高档案管理水平，开启新的档案管理模式是每一个企业管理人员都需要思考的问题。

1 相关概念介绍

1.1 企业信息化的含义

企业信息化是指运用各种信息技术手段，结合先进的管理理念，对企业内部的员工、资产和其他资源进行配置和整合，使企业组织结构和经营管理模式得到优化，从而使企业的管理更加规范化，提高企业的效益和竞争力。

1.2 企业档案信息化的含义

企业档案信息化是指企业在遵守法律法规的前提下，运用先进的管理理念和科学的管理方法，依靠现代信息技术，对企业的档案信息进行发掘和整合，提高企业档案信息的利用率，为企业的生产和发展提供服务。

2 企业档案信息化建设的重要性

2.1 企业档案信息化建设是国家档案信息化建设的重要组成

企业是市场经济的重要组成部分，是推动经济发展的重要力量。特别是国企等大中型企业是国民经济发展的中坚力量。而近年来中小型企业发展强劲，在稳定市场经济方面发挥了积极的作用。中小型企业独具的优势带来各种改革成果为大型企业改革提供了宝贵的经验。

企业的档案是企业日常经营管理过程中的各种重要信息的累积，是进行总结、创新的重要依据，有着重要的参考价值。各个行业中的大小企业见证了中国经济的发展历程，因此，企业档案也是国家档案资源中不可缺少的一部分。

2.2 企业积累的科技档案具有生产力属性

科学技术就是生产力，科学技术在企业生产中的应用可以对生产方式和生产效率进行优化，转化为生产力。而这些在生产实践中获得的科学技术得以传承的载体就是科技档案，企业的科技档案往往是几代研发和技术人员的智慧结晶。企业可以通过科技档案中的信息总结经验、开拓思路，进一步加强创新；同时，企业也可以直接应用一些档案信息中的先进技术，节省生产的成本，创造更多的利润。

2.3 企业档案信息化建设是企业信息资源规划的关键环节

在信息化时代的今天，各行各业都日益加深了对信息资源的依赖。人们倾向于通过电脑读取信息，这一趋势使传统的档案管理模式已经无法满足企业的新需求。越来越多的企业认识到这一问题，开始对企业的信息资源进行规划和整合，尽可能的开发企业的信息资源，利用多层次的管理系统为企业的各项工作提供有力的支撑。

3 企业档案信息化建设的发展现状

3.1 企业档案信息化建设过程中的制度建设

企业档案信息化建设同样离不开制度建设的支持，只有在规范化的制度下，行业的发展才能持久有序。《电子文件归档及电子档案管理规范》的实施使企业档案信息化建设开始有法可循，但在实际的工作中，由于执法不严等现象的存在，一些企业并没有严格按照规范要求进行工作。在监督、执法方面仍然需要进一步加强才能保障企业档案信息化建设顺利进行。

3.2 相关配套设施的建设现状

对于一些发展历程较长的企业档案管理部门来说，还是有很大一部分在使用传统的手工操作。但是这种操作耗费时间长，无法使企业各部门的工作高效运转，这会阻碍企业的发展。但是对于新兴行业来说，例如科技公司和银行系统，企业内部系统数字化水平比较高，公司员工的计算机技术也比较高。因此，这些新兴行业的企业档案信息化建设大多领先于其他行业。

3.3 企业工作人员素质现状

应该说，高水平的人才配伍是企业档案信息化建设最为重要的一个部分。但是，大多企业档案信息化管理人员多数没有从事过专业的编程工作，甚至没有经过专业的计算机技术的培训。一些企业的工作人员信息化素养很低，操作计算机的熟练度不够，分类档案信息和检索信息都很不专业，整合信息资源的能力有限，无法适应企业的需求。企业的管理人员应该充分意识到企业档案信息化建设对于经济效益和企业发展的重要作用，大力支持这项工作，在企业中培养一批高素质的信息化管理人才。

4 企业档案信息化建设的对策

4.1 树立企业档案信息化观念

加强企业档案信息化建设的首要步骤是转变传统的观念，加强企业的信息化意识。办公自动化、办公系统无纸化使档案转向了数字化的发展，档案管理人员要利用信息化技术整合档案资源。这些转变都要求企业的工作人员认清企业档案信息化的发展趋势，适应新型的工作模式。

4.2 建立健全企业管理制度与法律规章

企业档案具有一定的法律效力，因此信息化档案真实的情况下，其法律凭证的作用也应该得到法律的承认，这其中涉及的法律法规都应该有所完善和改变。同时，企业也应该明确自己进行档案信息化建设的目的，确定并完善自己的管理体制。

4.3 合理配置企业档案信息化人才

企业档案信息化建设需要具有专业的信息化知识人才，人才的质量会影响企业档案信息化在企业中作用的发挥。因此， 还要引进懂得最新技术的专门人才， 以使企业档案队伍的人员配置趋于合理， 满足企业档案信息化建设的需要。

总结：随着信息化水平的不断提高，企业档案信息化建设还将不断的面临新的问题和挑战。未来企业档案信息化的建设将更加新颖化、通用化、专业化、平台化。这需要企业转变自身的观念，引进专业的人才，利用科学技术来适应时代的发展。同时，国家也应当完善相应的法律法规加强对企业的监督。

参考文献

[1]路萍.企业档案信息化建设研究[D].湖北大学，2014.

[2]李佳妍.企业档案信息化探究[D].云南大学，2010.

[3]和梦吉.企业档案信息化建设对策研究 [D].山东大学，2012.