刍议新形势下的基层档案管理与快速发展

黄红霞

摘 要：档案管理是档案工作的基础，优秀的档案管理能简化相关数据处理的工作，能帮助机构后续工作的开展，帮助机构日常事務的顺利开展，并节省更多地劳力物力。优秀的档案管理工作能在公路工作管理及数据查询中起到不可估量的作用。网络是这个时代的新兴宠儿，网络的普及造福社会，在档案管理工作上也意义非常。

关键词：新形势；档案管理；公路工作

网络时代的到来，意味着基层档案管理工作面临着新的挑战和机遇，工作步骤能够得到较大程度的简化和体系化以后，节省更多的工作时间，但同时也对档案工作者提出了新的要求。如何尽快学习相关的档案管理工作的网络知识和基础操作，以实现工作程序的简化和工作成果的优化。

1 档案管理工作简介

档案是指机关、单位等组织或个人在日常工作或业务处理中产生并进行记录的资料或文件。而档案管理工作，则是指档案工作室对在日常工作中记录的相关文件或资料进行统一化管理和编辑，并以此给以后的工作提供借鉴等相关信息服务的工作。[1]档案的工作包括档案个体综合收集、档案文件分类整理、档案价值发掘鉴定、档案资料的有效保存、档案编目、档案检索系统编入、档案数据归纳统计、档案内容研究及分类编辑和档案资料履行信息服务职能。总体上看，我们可以将档案管理工作分为两大类，即档案的入编工作和档案信息服务工作。

2 公路段机构档案管理现状

2.1 对档案管理工作未持有足够重视

从上级领导至普通职工，档案管理工作在工作人员的眼中是一种重复简单劳动的工作，是单位里可有可无的工作。且基层单位一般重实效，对于档案管理工作缺少一个客观正面的认识，很多人认为档案管理工作并不能给单位带来实际效益，且毫无作用。正是这种不成熟的想法导致许多基层单位的档案管理工作人员均是身兼数职，对档案管理工作既没有过硬的专业素养，也没有较高的工作热忱。正是由于这种在基层单位中存在的普遍认识上的误区，导致许多档案管理工作无法正常及时的开展。公路段的日常档案记录工作较为繁杂，事多人少，导致工作人员在一定程度上对档案管理工作的忽略。

2.2 档案管理工作硬件设施的落后

如前文所提到的工作人员对档案管理工作不够重视，因此在档案管理工作的硬件设施上也是较为落后。由于工作经费的有限，单位总是优先更新一些其他办公设施，而档案管理工作的办公用品则容易被忽视。[2]档案管理工作也由于设施上的不足变的更加繁杂。公路段机构的日常事务本就相对而言较为繁杂，因此对档案管理工作更加不重视。这会形成一个恶性循环，导致对档案管理工作人员对岗位要求的忽视和应付情绪。

2.3 档案管理工作人员的专业素养偏低

由于基层单位经费有限，事多人少，公路段机构少有聘请专门负责档案管理的专业人才，即使有部分机构较为重视档案管理工作的单位，也要求工作人员身兼数职，在管理档案工作的同时还要肩负其他工作的处理。故一般从事档案管理工作的工作人员并没有接受专业的档案管理工作的相关知识和基础技能培训，在档案管理工作上的素养不高，日常的档案收集工作不到位，到档案验收时才临时赶制使档案资料不全。

3 当前档案管理工作的大环境

由于网络的普及及办公软件的日益更新，档案工作的电子化是档案管理工作和信息服务的时代所趋，是不可阻挡的大趋势。如何利用网络及电子工具使档案管理工作更加高效，使信息服务职能更加完全，是新时代下档案管理工作者的挑战和机遇。目前，我国的档案管理工作仍然存在以下问题。

3.1 基层档案工作缺乏规范管理

档案管理这一工作，虽历史悠久，但人们对其印象仍旧停留在简单的誊抄和归类整理上，而对其提供信息服务的职能没有足够的认识。历史因素导致了档案管理工作至今没有明确的完全的规范行为准则。[3]管理阶层在对工作成果进行验收时，应当着重查阅资料收集情况，确保档案记录真实有效。

3.2 档案工作软件缺乏统一运用

现今，随着办公用品及设施的不断电子化、科技化，档案管理工作所需的软件不断被开发，电子行业竞争异常激烈，电子产品更是日新月异，档案管理工作软件尚未实现统一，有的软件企业由于恶性竞争，使不同的工作软件不能实现兼容，因此当档案管理工作上层机构进行在资料汇总等工作时，工作难度加大，工作量增加。

3.3 档案管理相关技术水平有限

由于我国近几年才开始发展档案管理方面的技术，目前技术水平有限，许多办公软件的实用性和操作性都不是很强，一定程度上也增加了档案管理工作人员的工作负担。因此，政府应当对企业间的竞争有一定的约束，并鼓励企业创新出新的软件。而档案管理工作人员，应该妥善的选择实用性较强的操作软件，同时，系统内的档案管理及输入，可以人为地采用相同的、能兼容的软件，保证工作的顺利开展。

4 针对档案管理工作存在的问题提出建议

4.1 提高机构工作人员对档案管理工作的重视程度

相关的档案管理工作人员应当帮助其他的工作人员及领导建立正面客观的对档案管理工作的认识态度。对于档案管理工作在信息服务和其他工作中起到的重要作用，相关工作人员也应该有一个正确的认识。加强档案管理工作作用的宣传力度，让档案工作的发展环境健康而自由。[4]

4.2 硬件设施的及时更新

机构工作人员对档案管理工作有了一个正确认识后才能进一步得到资金的支持，从而有利于档案管理工作硬件设施上的更新换代，以便于档案管理工作人员工作程序的简化及劳动力支出的节省。

4.3 档案管理工作人员整体专业素养的提升

学习是进步的阶梯。档案工作人员应当注意充实自己，丰富自己的专业素养，及时接收国外先进的档案管理理念，并用之于实践。理论在实践中操作才能更加适用于其实际情况；实践中总结理论才能得出规律。档案工作人员在积极学习其他先进思想的同时，也应当在日常的档案管理工作中，归纳总结出适合自己工作环境的新理念。

4.4 管理规范化

所谓“上梁不正下梁歪”，只有档案管理的管理部门制定出恰当的档案管理工作的工作规范，基层的工作人员才能对比规范找出自己在工作中不足的地方，并加以修正。“没有规矩，不成方圆”，合适的、准确的档案管理工作行为规范和操作要求，是帮助基层人员或专业素养不过关的工作人员建立起规范工作的戒尺。

5 档案管理工作的未来走向

生活在信息社会的我们，每天要接收无数的信息，信息爆炸的时代意味着人们逐渐会越来越依赖更多的信息来影响自己的判断。那么，信息的准确性就显得尤其重要，档案管理工作是信息流入网络的第一步，做好档案管理工作是时代对我们的要求。未来的中国，人们会越来越注重档案管理工作，也会越来越严格要求档案的真实性，除此之外还包括其准确性、及时性和可靠性。那么，档案管理工作的细化将是未来档案管理工作的走向。

档案管理工作无论是在公路段机构还是企业、乃至国家，都是至关重要的。加强档案管理工作队伍的作风建设及学习风气是为了即将到来的挑战做好准备。良好的团队、过硬的专业素养、积极向上的作风，是档案管理工作在新形势下屹立不倒、健康发展的必要条件。

参考文献

[1]林小艳..新形势下的档案管理与发展[J].才智.2015.03.15

[2]杨宝乐.广西高校留学生档案管理实证[J].广西民族大学.2014.06.01

[3]孙红秀.商业银行档案管理现状研究[J].山东大学.2014.05.10

[4]常秀云.刍议事业单位档案管理的创新[J].黑龙江史志.2013.09.08