高校档案信息化与数字档案馆建设探析

摘 要：档案信息化与数字档案馆建设已成为高校档案馆发展的必然趋势，本文简述了档案信息化与数字档案馆建设的主要内容，从网络环境下资源共享的角度，探讨在建设过程中应注意的问题，并针对遇到的具體问题提出相应的策略。

关键词：高校档案；信息化；数字档案馆；资源共享

全球化信息化的大环境推动着我国信息化的进程。国家信息化建设的推进、电子政务的应用，对我国档案和档案工作产生着巨大影响。高校档案作为社会档案的重要内容之一，其服务能力也随着社会进步发展一起成长。档案馆作为档案事业的主体和档案信息资源的集散地，在全面推进信息化进程的时代背景下，高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用和实现服务以及资源共享的必然途径。规范数字化技术和程序，加快档案数字化建设，做好档案信息化管理工作，以达到资源共享，是高校档案管理工作所面临的机遇和挑战。高校档案工作必须适应时代和社会发展的客观要求，与时俱进，大力推进档案信息化与数字档案馆建设，才能促进高校档案事业科学发展，才能更好地服务学校与社会。

1 档案信息化和数字档案馆的基本概念

1.1 档案信息化的含义

首先，什么是信息？信息是一种消息，通常以文字或者声音、图像的形式来表现，是数据按有意义的关联排列的结果。信息由意义和符号组成。简单说，信息就是指以声音、语言、文字、图像、动画、气味等方式所表示的实际内容。

档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。

1.2 电子文件的定义

提到档案数字化，就必须涉及到电子文件这个概念。因为档案数字化的最终结果就是产生大量的电子文件。电子文件是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

1.3 档案数字化的定义

传统档案馆收藏的档案有多种类型，如：纸质档案、照片、缩微胶片、视频资料、音频资料等。档案数字化就是对已有的各种载体形式的档案，采用现代化的先进仪器设备和软件处理技术进行加工处理，使之成为统一的电子文件这一新的档案介质。电子文件经过归档就是电子档案了。档案数字化是档案信息化建设的重要内容，是档案信息化的基础。

1.4 数字档案馆的定义

数字档案馆的定义还没有取得统一的认识，目前档案界比较认可的是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。

2 档案信息化与数字档案馆建设的内容

2.1 档案信息化建设的主要内容

随着计算机技术的发展与普及，现在各行各业都要用到计算机，档案行业也不例外。在网络环境下，档案信息化建设所面临的一个重要问题是如何实现档案信息资源的活化和共享。为了提高档案资源的利用水平，让档案开口说话，各大高校都在尝试将传统的档案转换为电子文件的形式，建立档案信息库，通过计算机网络，突破时间与地域的限制，达到提高档案的利用率的目的。

既然档案信息化建设可以带来有这么多的好处，那么档案信息化建设的要求有哪些呢？2002年11月25日，国家档案局中央档案馆根据《全国档案事业发展 “ 十五 ” 计划》的总体安排，研究制订了《全国档案信息化建设实施纲要》，主要内容包括，档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设。其中档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设是档案信息化建设的核心内容。

2.2 数字档案馆建设的主要内容

2.2.1数字档案馆建设的目标要求

数字档案馆建设应当遵照“统筹规划、循序渐进，项目带动、重点突破，需求导向、保证安全，合理适用、稳步实施”的原则，积极推进，务求实效。紧紧依靠国家和当地信息化基础设施建设环境，充分利用各种政务网平台、公众网平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

2.2.2数字档案馆建设的具体内容

数字档案馆建设的具体内容主要包括以下几点：

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

2.2.3数字档案馆建设的具体步骤

数字档案馆建设的具体步骤如下：

第一，经学校领导批准，成立由档案馆主要领导、信息化人员、相关技术人员、档案管理人员等参加的项目筹备小组，对本地区信息化现状和国内外数字档案馆建设现状进行调研。

第二，向当地主管部门提出数字档案馆立项申请。在与相关主管部门充分沟通后，由主管部门组织专家对项目可行性报告进行论证

第三，项目经立项批准后，应按照国家有关项目管理规定进行招标或邀标工作。对参与竞标的公司要做严格的资质审查工作。

第四，按照数字档案馆建设目标、总体内容和项目可行性研究报告立项批复的要求，制订详细的项目建设实施方案，明确项目建设的内容、进度和时间安排，有计划地推进系统开发与调试、软硬件集成、项目试运行与验收等项目实施工作。

最后，项目验收后，应适时调整、明确数字档案馆各功能模块的管理职责，加强应用培训，建立数字档案馆业务工作与技术工作相互衔接、相互配合，以业务管理工作为主线、以技术保障工作为支撑的管理机制。

3 档案信息化与数字档案馆建设过程中遇到的问题及应对策略

3.1 基础设施建设过程中的问题及对策

基础设施建设主要是购买仪器设备和软件等。一般只要有钱就可以解决，很多高校不缺钱，但问题是单位领导愿不愿意把资金用在档案信息化与数字档案馆建设方面，更进一步，领导愿意建设，那么这资金用来解决哪些问题也是必须考虑清楚的。购买先进的仪器设备、符合要求的管理系统等必备的软硬件设施时，要注意的是，并不是价格贵或者买的数量多就好用，一定要多考察，多交流，最后确定适合本单位的，再进行购买。例如，一个数字档案馆系统配备服务器的数量，取决于系统的实际功能，不必强调所有任务都有独立的服务器，可根据财力、数据规模、用户数量及其访问量等，合理选定。

3.2 管理系统建设过程中的问题及对策

当前市场上或者自行研究开发的档案管理系统一般都具备“收集、管理、保存、利用”四项基木业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。这些管理系统功能都大同小异，特色不够鲜明，尤其是针对不同高校的不同需求，无法满足。随着信息技术的不断高速发展，数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。鼓励各高校根据本校档案馆的特色，应用先进技术手段对“收集、管理、保存、利用”功能模块或子系统进行专业深度扩展、创新开发。

3.3 档案数字化过程中的问题及对策

3.3.1档案数字化优先等级问题及应对策略

由于传统介质档案数量巨大，档案数字化速度慢。对传统介质档案进行数字化处理，需要大量的鉴别工作。这就要求我们对档案的数字化要有个优先等级。

传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及到档案保管、保护、整理、鉴定、转换、存储、利用等多个环节，应当统筹规划，分步实施。应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。要高度重视档案整理、鉴定、保护等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。如果对馆藏档案无法一次性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则分步实施。

3.3.2档案数字化采用方式问题及应对策略

目前，数字化加工有自主加工和外包委托加工两种方式可供选择。自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。这一模式适用于少量重要、核心档案的数字化加工。外包委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。这一模式效率相对较高，投资相对节省，普遍适用于各类档案的数字化加工。另外档案的特殊性质要求档案馆所委托加工的公司必须是具有相关保密资质的专业公司。到底选用哪种方式，还是要根据各高校档案馆的具体情况而定，个人建议采用外包委托加工方式，因为自主加工要买很多仪器设备，资金、人力都要花费不少。而市场上的外包公司有很多，技术也都相当成熟，但是档案的安全保障风险加大了。

3.4 档案信息安全保障问题及对策

目前我们的档案管理系统一般都是基于局域网、政务网、公众网这三个网络环境下的资源共享与服务的，那么建立一个安全保障体系就是十分必要的。档案信息安全包括数字档案数据的安全和信息系统及其网络平台的安全。主要通过两方面实现：一是按照信息安全等级保护的要求，采用相应安全保障技术方法，配备必耍的软硬件设施；二是建立健全数字档案馆安全管理制度，并严格遵照实施。

4 结语

数字档案与传统实体档案相互依存，数字档案的优势在于方便查询利用，传统档案则更加安全可信。档案数字化是档案信息化与数字档案馆建设的基础。当前各大高校都是说的多，做得少。此事有一定风险，做时需谨慎，但档案信息化与数字档案馆建设重在实施，势在必行，不在于怎么做，只有做了，积累了经验，才能体会到档案信息化与数字档案馆带来的资源共享及服务的方便、效率。

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作者简介

杨凡（1985—），男，四川文理学院，助理馆员。