浅析新形势下档案管理工作的规范化

刘兴昌

摘 要：档案管理工作承载着管理信息的重要责任，是任何社会基本单元的基础性组成部门之一，也是进行内部管理的重要参考资料，如果不能规范化的进行档案管理工作，就很有可能導致一系列问题的出现。与此同时，随着社会的快速发展，社会所面临的档案管理形式也出现了更多的变化，这就给新形势下的档案管理工作提出了更高的要求。在这样的背景下，进行档案管理工作的规范化处理已经发展成为了团体所要考虑的重要工作之一。但是，截至目前为止，在进行档案管理工作的过程中，往往还存在着一定的制约因素，这些因素严重的制约了档案管理工作作用的发挥。针对这样的情况，本文将对档案管理工作过程中存在的规范化问题进行分析研究，并根据新形势对于档案管理工作的新要求，找寻出新形势下档案管理工作规范化措施方案新要求。

关键词：新形势；档案管理工作；规范化

进行档案管理是管理工作的重要组成部分之一，与此同时，档案也是人民群众身份信息和单位详细事物的真实反映，是人民群众的基本信息数据的综合，对于人民群众的基本情况有着直接的反馈作用，是社会进行对人民群众进行考校的重要参考指标，也是单位进行自身行为制定的重要参考指标。在这样的背景下，进行档案管理工作的规范化处理有助于提升档案管理工作的管理效率提升，有着非常重要意义。

1 新形势下档案管理工作的规范化要解决的问题

截至目前为止，在进行档案管理工作的过程中，由于存在着很多的规范性问题，严重的制约了档案管理工作作用的发挥：

1.不具备足够的参考理念

在进行档案管理工作的规范化管理过程中，并没有完善的档案管理工作相关理念可以作为参考依据，这就导致档案管理工作的规范性和管理效率难以得到有效保证。具体的来说，近几年来，虽然我国已经出来了关于很多的档案管理类法规，但是，在实际的应用过程中，由于档案管理工作是一种涉及到很多层面的管理过程，这就导致档案管理工作的规范化问题并没有得到一个专门的法规来进行指导。在这样的背景下，现行的档案管理机制往往就很容易存在着多样化的问题。但是，在实际的档案管理过程中，无论是哪一种档案管理方式，都没有相应的标杆作为参考，这就导致档案管理工作的规范性难以得到有效保证，进而导致档案管理工作效率难以得到有效提升。

2.没有足够重视档案管理工作

在进行档案管理工作的过程中，档案管理工作长期处于管理的次要层面，在这样的背景下，由于得到的重视度不够，这就导致在进行档案管理工作的过程中，没有形成一个标准的管理规范，进而导致档案管理工作出现了杂乱无章的管理状态。例如，某单位在进行档案管理工作的过程中，并没有将各种的档案管理手续完全的整合在一起，存在着很多的档案登记表上没有本人签名的情况，严重的影响到了档案管理工作的规范性。甚至有的登记表上连该具备的公章都没有。产生诸如此类问题的根本原因就在于档案管理工作人员没有仔细审查就把相关的档案管理资料入库，严重阻碍了档案管理规范性的提升。

3.没有采用先进的档案管理方法

截至目前为止，在进行档案管理工作的过程中，没有充分的意识到先进的管理方法在进行档案管理工作的过程中发挥的重要作用，依然采用着传统的档案管理方式，这就导致档案管理工作效率难以得到有效的提升。随着扩招运动的日益发展，社保局档案管理所要管理的档案数目会大幅度增长，在这样的背景下，档案管理的工作效率难以得到充分的保证。

4.档案管理工作人员的综合素质水平亟需提升

在进行档案管理工作的过程中，档案管理人员的综合素质水平和档案管理的规范化水平有着直接的关系，但是，在实际的档案管理过程中，档案管理的工作人员的综合素质水平和专业技术水平还存在着一定的不足。在这样的背景下，档案管理工作人员在进行档案管理工作的过程中，受限于其技术水平，往往会出现档案收录不够完全、档案资料整理不够完善的情况，严重的制约了档案管理工作作用的发挥。

2 新形势下档案管理工作的规范化途径探析

为了有效促进档案管理规范性的提升，从上文提到的几个问题进行分析，可以从以下几个方面入手，促进档案管理工作的规范性的提升：

1.完善档案管理工作法律法规

针对上文提到的档案管理工作规范性存在的不足，可以看出，其根本性原因就在于没有得到相应的法律法规的规范。在这样的背景下，就需要不断完善现有的档案管理法律法规，让档案管理工作真实的做到“有法可依”。具体的来说，由当地的政府职能部门牵头，持续的进行对档案管理规范性的具体规章条例的完善和制定，提升档案管理工作的规范性，进而有效的提升档案管理的工作效率。

2.给予档案管理工作足够的重视与投入

为了促进档案管理工作规范性的提升，进而保证档案能够给予更加全面的信息数据治疗。在进行档案管理规范性处理的过程中，要充分的加强对于档案管理工作的重视程度，提升档案管理工作涉及范围和区域，让档案可以详实的反映出人民群众的真实情况资料，重点突出信息的重要核心区域。这就需要在进行档案管理的过程中，根据对相关数据资料的整合研究，尽可能的进行对相关资料进行完善研究，提升档案管理工作可以发挥的作用。例如，在进行档案管理的过程中，可以从多个角度进行对档案管理工作的优化处理，保证人民群众的实际情况得到充分的反应，促进档案管理工作作用的发挥。

3.加强档案管理工作人员的专业技能培训工作

为了保证档案管理的利规范合理进行，在进行档案管理工作的过程中，要根据档案管理工作的实际需要进行档案管理工作队伍的专业技能培训，提升档案管理工作人员的专业技能素养。例如，可以专门设置档案管理工作室，并在档案管理工作室内部成立专门的档案管理队伍，定期开展档案管理人员的培训，促进档案管理规范性的提升，进而促进档案管理效率的提升。

4.充分利用先进的信息科学技术

针对目前档案管理工作存在的规范性不足问题，要从档案管理方式入手，充分的总结传统的档案管理工作存在的不足。并在进行档案管理的过程中，结合快速发展的现代管理技术，提升档案管理效率。例如，通过对现代信息管理技术的使用，进行对档案信息的数字化处理，将档案资料转化成为电子数据，不仅仅可以提升数据资料的安全程度，对于档案资料的调取也提供了很多的方便。

3 结语

综上所述，在进行档案管理的过程中，要充分的意识到档案管理规范性的实际要求，有针对性的进行对档案管理工作的改善研究，不断规范化处理档案管理工作，促进档案管理效率的提升。

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