关于档案信息自动化系统管理的探讨

摘 要：随着社会信息化进程的飞速发展和信息技术的推广应用，信息资源在人们的工作、学习和经济活动中不可或缺，与此同时档案数字化建设变得日益重要，这也是顺应社会潮流、适应信息化时代发展的新举措、新要求。面对新的挑战，档案管理者要积极应对，逐步掌握先进的信息管理技术。而加快档案信息自动化系统建设，实现档案工作各个环节的计算机化，是提高档案系统整体功能的技术基础和重要手段。

关键词：档案信息；信息自动化系统；系统管理与建设；数据库

长期以来，档案管理工作因管理手段比较落后而一直困扰着管理者，各类档案的打印、整理、装订和归档需要花费大量的人力、物力和财力。随着计算机技术、信息技术和网络水平的不断提高，带动了信息的广泛交流，许多单位对办公自动化的需求也由以往的单一型、简单化向全方位、信息交换型发展。为达到这一目的，需通过档案信息自动化系统的建设将大量分散、孤立的信息归纳成有机、有序的信息，从而提高档案信息自动化的管理水平。

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工程。档案信息自动化系统建设也并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程。对此过程的各个环节进行深入的分析、研究，并深入探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策是十分必要的，这样才能规划和搭建好档案管理的自动化之路。

建设档案信息自动化系统管理要不断的开发、应用先进技术，充分掌握系统的综合性与统一性，这需要我们做到以下几点。

1 提高档案管理的标准化、规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化管理比较滞后，应用软件繁多，这影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内容应包括档案工作的各个环节，其中最重要的是档案业务要规范、标准要健全并做到真正的实施。档案的标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设就必须抓好它们，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

2 提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应该是整个系统，组成系统纵向和横向的各个节点都要达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥系统的整体优势，提高系统的综合能力。若系统中的部分节点或一个重要节点的障碍，都可能使系统的运行受阻，导致整体性能下降。但要求每个节点的装备水平和应用能力处于同一条水平线上是不现实的，需要逐步协调与发展。

3 有重点、有针对性地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步骤的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。我们可以给数据库作这样的解释：数据库是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库。在经济管理的日常工作中，常常需要把某些相关的数据放进这样的“仓库”，并根据管理的需要进行相应的处理。例如，企业或事业单位的人事部门常常要把本单位职工的基本情况（如职工号、姓名、年龄、性别、籍贯、工资、简历等）存放在表中，这张表就可以看成是一个数据库。有了这个“数据仓库”就可以根据需要随时查询某职工的基本情况，也可以查询工资在某个范围内的职工人数等信息。这些工作若都能在计算机上自动进行，那么人事信息管理就可以达到很高的水平。此外，在财务、生产等管理中也需要建立数据库，使其可以利用计算机实现财务、生产等的自动化管理。

可见，数据库是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用，建立数据库系统是一项长期的、复杂的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。建设数据库需要我们做到高度重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合。面向应用，建立“活库”，以利用频率和效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一数据库向系统库发展。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络的连接形成开放的分步式数据库群，必将使档案信息自动化系统的使用效率大大提高。

4 慎重选择应用技术

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对档案信息自动化系统建设影响最大的技术是计算机、工作站、服务器性能的提高、网络技术的日趋成熟、数据库技术及应用软件开发工具的发展。在信息技术发展日新月異的环境下，选择好档案信息自动化系统的应用技术是十分重要和关键的。应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，当然应用技术的选择要符合实际情况。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求与条件又往往不相匹配，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的状况。所以，一定要实事求是地分析现状，再进行每一项具体的决策。

5 根据实际情况改进管理体制

集中统一是信息自动化这一高新技术系统所必需的方式。人机结合是自动化系统的建设方向，也就是为档案业务人员直接使用计算机开展工作，这也是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，故需积极解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不要各行其是，自建系统，从而造成信息分割和不必要资源浪费。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式。但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力。

6 重视人才管理和培养

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题，要有计划地组织人员进修、学习，掌握信息技术的新知识。在管理上，要研究如何增强计算机机构和人员的活力，例如引入竞争机制，对某些项目实行项目管理，在保证完成档案建设的前提下，开展社会服务等。

7 科学民主决策

当前我国档案工作改革和发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段，如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来，正确领导和协调起着重要作用。因此，要求提高行政决策的科学性和决策过程的民主化，行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究，组织专家论证，从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析，集思广议。要加强档案信息自动化建设的协调工作，讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针，协调自动化系统建设中各有关工作，审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行。为使重大问题在决策前得到充分论证，应设立专家咨询组，这为提高行政决策水平建立了制度保证。

8 档案数字化建设的步骤

建立档案数据库输入文件级目录。在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。

采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。只有实行数字化，才能确保原件的永久保存。加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是数字档案最主要的来源。

加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，要采取积极的措施予以解决。印发電子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度做出统一的规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

综上所述，档案信息自动化系统管理可改善档案管理工作的效益，但档案信息自动化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位，工作中要力求分步实施，突出重点，讲求实效。只有实现档案信息的自动化管理，才能冲破档案信息使用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为本单位和社会提供高效、优质的服务。

参考文献

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[2] 安小米、郑向阳.21世纪城市建设文件档案信息管理的优化与创新[M].中国建筑工业出版社，2011.12

[3] 卞昭玲.网络环境档案信息管理服务研究[M].中国档案出版社，2012.01

作者简介

乔芳（1977-），山东省烟台人，山东省烟台市芝罘区档案局馆员。