企业档案编研工作探讨

任丹华

档案编研工作是企业档案管理的重要组成部分，是档案资源开发与利用的重要形式。随着信息化水平的不断提高，不断发展企业档案编研工作，服务于企业经营发展显得尤为重要。企业档案编研工作必须结合生产经营，编撰出高水平的档案编研成果，以提升档案管理服务水平，为企业的和谐发展发挥出应有的作用。下面就自身工作实际，谈谈对档案编研工作的看法和设想。

1 玉柴档案编研工作现状分析

档案编研工作是档案信息资源开发利用的一种重要形式，据《玉柴厂志》（1951-1991）编后记记载，玉柴档案编研工作起步于1987年编纂《广西通志.机械工业志》，但之后没有继续发展起来，导致目前基础薄弱，现将现状分析如下：

（一）档案编研基础薄弱，人员经验不足

我国档案编研经验丰富的单位几乎都有15-20年的档案编研经验，编研成果丰富，如2007年获“全国档案优秀集体”称号的渤船集团，档案编研工作走过了17个春秋，集团一、二、三次编研材料共16种182份，其中不乏优秀成果。虽然玉柴档案编研工作起步于1987年，但是之后没有重视并继续开展此项工作，导致目前玉柴档案编研工作目前基础薄弱。档案科目前7人中，只有1人对编研工作稍熟悉，其他科员几乎没有编研的工作经验，既缺少系统规范的档案编研理论方法指导，又缺少实践经验。由于对档案编研工作重视度不够，档案编研工作没有继续开展，导致在编《玉柴厂志（1992～2011）》和玉柴“十一五”档案编研材料时，遇到历史资料分散或缺失、重大历史事件记录不全等问题。

（二）玉柴档案编研成果形式单一，数量偏少

编研成果的多少是档案信息资源开发程度的标志之一。目前，玉柴档案编研的成果共有《玉柴厂志（1951-1991）》、《玉柴厂志（1992～2011）》和《玉柴“十一五”档案编研材料》，该三项成果均为三次编研成果，难度大、耗时长，质量要求较高，均属深层次的档案编研，数量也偏少。相反，如大事记、组织机构沿革、产品回顾等难度稍低的一、二次编研材料却没有组织开展撰写。

2 如何做好档案编研工作

档案编研工作是档案部门的一项基础性工作，也是一项专业性、技术性和知识性较强的工作。努力完成档案编研工作，确保在档案编研成果上出“精品”夺“名牌”，是档案部门必须认真思考的问题。结合玉柴实际，对于怎么做好和创新开展玉柴档案编研工作提出以下建议：

（一）明确编研主攻方向，服务企业中心工作

紧紧围绕企业生产经营这个中心提供优质服务是档案工作的主攻方向，也是档案编研工作的出发点和落脚点。编研人员要主动了解，甚至参与到企业各项活动。了解公司各方面对档案编研的需求信息，将档案编研工作与企业当前中心任务及热点活动结合，有针对性地选定编研题目，侧重反映玉柴专业特色、技术特色、文化特色。如：为了将玉柴六十大庆活动的各项内容进行回顾，以及对其中的问题和经验进行研究，为以后举办大庆活动提供经验，可编研《玉柴六十大庆系列活动纪实》；可对玉柴重大的基建项目进行汇编，以便备查；为真实、详细记录玉柴二次创业的历程，可在玉柴年鉴的基础上，汇编为玉柴二次创业专题编研；根据职称评审文件查阅的需要，可编写《玉柴集团职称评审结果汇编》；为了展示玉柴产品型谱全的特点，可编写《玉柴发动机产品型号汇编》；为了对玉柴产品获得的行业第一进行总结、宣传，可编写《玉柴集团XX个第一》；以《玉柴自主创新产品回顾》为题，展示玉柴自主研发、自主创新所取得的丰硕成果，更好地宣传玉柴品牌，同时极大地激发员工的自豪感和荣誉感。

编研人员还要有“顾后”的思想，不要忽略具有历史价值和潜在效能的编研题目。比如：《大事记》、《机构沿革》等一些编研题目的编写，这些材料的历史作用及潜在价值是绝不可低估的。

（二）扩大编研渠道，走开放式编研之路

一是，在档案科编研工作逐渐上手，各单位对档案编研工作认识有所提高的基础上，档案科在电子公告发布通知，长期向各单位征集档案编研选题，这样编研成果将会更加有利于为企业生产经营服务。二是，将每年的编研计划发布于电子公告，利用者根据计划提出需求、意见和具体要求，可新增编研项目，编研者根据利用单位的要求去设计、决定档案编研工作的尺度与安排，这样也为双方提供了一个互动交流沟通的平台。三是开展多部门合作，如选题《玉柴集团科技进步奖一览》、《玉柴集团自主创新产品回顾》、《知识产权成果汇集》等，可联合党委工作部、工程研究院等部门共同完成；选题《玉柴集团精益制造活动汇编》，联合集司规划部、股司企业管理部、生产计划部等部门共同完成，多部门合作，可优势互补，以求编出更完整、更系统的编研成果。四是，实行编研激励机制，为调动集团各单位编研的积极性，实施激励措施，成立“档案编研成果评定小组”进行评定，对全集团各单位、各子公司编研的对改善单位管理、提升效率、发挥重大效益的优秀编研成果进行奖励，形成多部门多专业人员联合编研的新局面，也是集团子公司自行开展编研工作的有效激励，从而促进档案编研成果的种类和数量不断增加，编研价值和实用价值不断提高，不断扩大编研工作的影响力。五是巧借外力，在内部人力不足的情况下，可借鉴《玉柴厂志（1992～2011）》的编纂方式，长期聘用经验丰富、熟悉企业经营情况的离退休人员负责重大编研项目，实现优势互补，创造档案编研精品。

（三）更新编研方式，积极实现编研工作信息化

一是，玉柴投入大力气打造了档案管理（pde）系统，实现了档案的信息化管理，我们要真正将系统利用起来，可以利用模糊查询和准确查询便捷地进行专题档案信息和全文检索，并进行二次编辑以及数据汇编和分析；同时，还可以从软件的借阅利用登记的情况中分析档案信息用户的需求，使编研选题做到有的放矢；还可将编研成果放入档案管理网站，划分权限，通过身份验证，就可进入系统查询档案编研成果的目录及原文，实现编研成果电子化应用，不断提高工作效率。

二是，随着计算机技术的发展，档案编研工作必须突破仅仅对文字档案进行编辑研究的局限，利用声像档案的直观优势，可使用照片图册，以及视频、电视片等多媒体编辑的形式进行档案编研，大大提高编研成果的艺术效果和吸引力和感染力。

（四）加强学习注重实践，努力提高编研人员的水平

档案编研人员的政治素质、业务素质水平和办事能力越高，档案编研的水平就高，编研成果的质量也就越高。目前，档案科五位员工参加了《玉柴年鉴》的编撰，在编撰过程中，不断加强档案编研理论和各种业务知识的培训，对编撰心得和经验进行交流，不断提高编研人员的水平。还应通过档案编研先进企业对标学习等手段，看到档案编研工作中存在的差距，不断学习提高，提高档案编研人员的整体水平。

（五）重视质量管理，积极打造档案编研精品

质量是编研工作的生命线，加强编研的质量，是维护历史真实面貌，决定编研利用价值高低的重要手段。在编研工作中，使我们认识到，无论是在选题选材，整理加工，还是在谋篇布局，编辑审稿中，应坚持打造一流、精品至上的宗旨，尤其是要注重选题的决策，因为编研的实质是以满足各类利用需求为出发点的，如选题不当，没有利用需求，那编研工作是做无用功，利用需求是编研工作运转的内在动力。

通过对玉柴集团档案编研工作现状的剖析与展望，明确了企业档案编研工作是实现档案管理价值和提高档案工作地位的重要途径。在今后的档案编研工作中，企业档案管理人员应把握企业改革发展带给档案编研工作的机遇与挑战，不断探索企业档案编研工作的新思路和新方法，充分发挥企业档案编研工作的作用。endprint