刍议新形势下的园林监理档案工作

2015-08-18马恒博高红霞

建材发展导向 2015年5期

马恒博　高红霞

摘要：园林工程在改善城市生态环境，提升城市整体形象等方面发挥着不可替代的作用，为了保证园林工程建设质量，园林监理工作也越来越受到人们的重视。在园林监理工作中要结合园林工程的具体特点，建立健全档案管理工作，并且不断完善，为园林工程建设提供更好的服务。

关键词：园林工程；监理；档案

随着社会的进步和城镇化的建设发展，全国各地都大力开展城市园林建设，在工程监理过程中产生大量的数据资料，如何收集、整理这些过程资料，确保资料完整、有序、正确、不丢失，最终能更好、更快地为园林工程建设提供参考，成为园林监理部门的重要任务。

1 园林监理档案管理现状

1.1 应收集的资料未收齐。根据施工进度，应收集相应的报审资料。施工方案、单位资质、人员资质、大型设备验收、材料进退场、隐蔽验收、进度款等工序都需要报监理审核后方能施工或进入下一工序。经现场检查，发现部分工地的工程已进入到下一工序，但应报审的资料却未收齐。有的是施工方资料员未上报，有的是监理资料员不熟悉应收哪些资料，未及时催收造成的。

1.2 收回的资料未分类整理。管理混乱是监理过程资料管理普遍存在的最大特点。很多项目的资料、图纸都是随意地摆放在办公桌上，一片混乱，有些项目会用盒子装起来，但分类粗糙，不分阶段不分专业地胡乱堆放在一起，盒子的标识不清楚。要查找一份资料，只能凭记忆翻查，费时且容易造成更大的混乱。

1.3 保管不善。所谓的保管不善是指资料收回来没设专职资料员保管，或有专职资料员，实际上资料是办公室里所有人都可以自取自放，失去专人保管的意义，资料丢失、存放在哪里资料员都不知道。有的办公室在一楼，资料也存放在一楼，资料容易潮湿发霉，更甚的是下雨时，雨水倒灌，所有的资料都泡水了，资料都无法保留。

1.4 没有专门的检索工具。这也是每个工地的资料管理的通病。每次我们到现场检查资料要调取一份资料时，资料员都是翻箱倒柜地找，甚至是找了很久才知道没有。这种原始的、低效率的工作方式在当今科技发达的社会显然已经是非常落后了。重复翻查费时费力，容易造成资料混乱，没有一个台账看不出缺漏也会给工作造成诸多不便。

1.5 没有利用台账。每个工地都有收发文登记表，就是没有资料利用（或借阅）登记表。由于所有人可以随意取阅，谁拿了，有没有拿回来、什么时候拿回来都没有登记，实际上资料员对整个的资料概况是不了解的，资料员都对概况不了解，何以保管资料？何以提供资料给领导参考利用呢？

1.6 没有交接手续。人员流动性大也是工地上的一大特点。当保管资料的资料员离职时其与下一任的交接只注重在工作的交接上，对资料的移交是没有概念的。没有一个详细的清单，更没有核对一下数目，没有具体的交接手续，只是口头上的交接，导致新人对资料的概况不熟悉，数量不清楚，完整与否也不清楚、如何接收、整理、保管、利用也不清楚。接手过来也不去检查，当我们要调阅某份资料时，往往又是翻箱倒柜地找，如此循环，可想而知资料的管理是什么样的状态。

2 监理过程资料实行档案管理

档案管理的工作方法严谨、有序、高效，现场监理资料的管理可以借鉴其工作方法。

2.1 收集。监理过程资料收集不齐的原因，除了人为的主观因素外，最大的原因是资料员跟不上施工的进度、程序，不了解相应的进度应产生哪些资料，哪些要报上来审批，固然就不会去催收，也不清楚哪些漏报。资料员要多与各监理员沟通，了解施工的进展、设备情况，或者现场查看；总监的带动也很重要，适当地指出工程的进度及相应产生哪些资料，将会起到很好的效果；培训，公司对资料员集中培训后上岗。

2.2 分类整理、入盒。（1）分类。在分单位工程（或标段）阶段、专业的基础上，监理过程资料可按其内容的不同分成若干类，比如合同、准备阶段文件、纲领性文件、监理记录、造价、工程材料/构配件报审、安全文明资料、其它文件、施工管理文件、施工记录、竣工验收、声像等大类，每大类下可再分属类，比如监理记录下的属类可分监理日记、监理月报、监理例会纪要、监理工程师通知单/回复单及台账、旁站记录、监理工作联系单等。（2）排列。每一大类或属类下的文件按时间的先后顺序排列，相关联的文件作为一份装订在一起。例如，监理工程师通知单及回复；安全隐患整改通知书及回复；材料报审表与厂家检验报告、合格证、见证取样记录、第三方检测报告；正文与附件；塔吊安装/使用/拆除的资料：告知书、备案登记证、安/拆单位的资质证书及安全许可证副本、安/拆合同及与总包签订的协议、安/拆人员的上岗证、施工方案、安全技术交底、验收记录、合格证明文件、司机、司索上岗证、旁站记录等。按通知在前回复在后，正文在前附件在后的顺序排列，形成一系列程序的、有内在联系的、又一目了然的文本，就能跟清楚地了解事情的进展情况。（3）编号。每一大类对应一个类别号，可以用字母或数字表示。如（1）中所示的各大类，可用1-12表示，1代表合同、2代表准备阶段文件、3代表纲领性文件、4代表监理记录……，4.1代表监理日记，4.2代表监理月报……，如此类推。

文件盒的编号方法（在盒脊）：

4.2-（1）

盒号（第1盒）

属类（第2属类：监理月报）

大类类别号（第2大类：监理记录）

若大类4下的所有文件都能放在一个盒内，则编号可只写“4”，代表所有大类4下面的文件。

文件的编号方法：盒内每份文件要有自编号，编写在文件右上角，用铅笔，用阿拉伯数字表示，从“1”开始。相关联的文件作为一份装订在一起只编一个文件号。

2.3 保管。资料的管理、保管原则上设专职资料员负责。可以不必做到像档案库房管理那么严格，但防潮、防湿、防盗（这里指自取自放）还是有必要的，资料最好存放在板房的二楼，设专门的柜子，上锁。

2.4 利用。资料的保管、利用专人负责。调阅、返还都需经资料员操作，项目人员不能随便取放。设收发文登记本、借阅、复印登记本，资料的进、出都必须登记。

2.5 检索。随着工程的进度，资料会越来越多，只要按以上步骤归类整理好，编写了与纸质版同步的电子目录，所有的信息都可以通过电脑搜索来完成。一打开目录就能获悉所有文件的信息，大大节省了工程师翻查文件的时间，大大提高了工作效率。所以说，一个好的资料员能减轻一个工程师的工作量。

2.6 资料的交接。指的是资料员离任时与下一任的资料交接。资料交接要每盒资料都以目录为基准，文件名称、数量要逐份核对清楚，然后交接双方在目录上签署姓名、日期，新任资料员留原件，复印一份给离任的资料员。

3 结语