高校基建档案管理存在的问题及应对改进措施

■杨小江 ■首都体育学院，北京 100088

高校基建档案管理不仅记录和反映了学校的基本建设情况和不同时期的发展规划、办学理念和发展规模，而且是高校维修、扩建和改造的依据，是高校日后建设发展的基础，其重要性不言而喻。但是就目前实际情况而言，高校基建档案管理仍然是我国高校档案管理中的一个相对薄弱的环节，无论从重视程度、人员配备还是资金投入，相比其他类型的档案管理均明显匮乏，严重影响了高校的日常基建工作和长远的发展。

1 高校基建档案的重要性和管理特点

1.1 高校基础实施管理档案是高校发展和建设的历史印迹

高校基建档案是高校在建设过程中收集和整理的文字、图纸和图表材料，反映了一定历史条件下学校的基本建设情况，如实地记录了学校内每一栋建筑物、构筑物及其他公共设施的位置、基本参数和建设信息，高水平的基建档案管理可以让高校后来的管理人员如实准确地了解学校每一栋建筑物的基本建设参数和学校的基建发展历史，而且可以从基建档案中反映出学校在不同时期的发展规模、发展规划和办学理念，为高校基础建设的连续发展和高校的整体发展奠定了坚实的基础。

1.2 高校基建档案是高校未来续建、改建及扩建活动的依据

完整系统的基建档案归档和管理是后来建设管理人员快速获取历史建设资料的前提，通过对历史建设信息的了解和掌握，可以帮助在续建、改建及扩建的各项管理工作中，提高决策和管理的效率。除此之外，由于高校校内建筑物的功能的统一和相似性，部分建筑物的设计理念和施工管理方法对后来的工程建设往往具有指导意义，通过对以往基建档案的查询获取相关有用信息，可以避免少走弯路，节省决策时间，大大提高工程管理效率。

1.3 高校基建档案管理具有专业性、系统性及专业交叉性等特点

由于基础工程建设的复杂性，导致建设项目本身包含一个或几个单位和单项工程，其本身又涉及不同的专业，必然导致基建档案收集和管理的专业性;基建档案的管理是对基建工程全周期的系统资料管理，既包括前期立项、方案设计资料档案的收集整理，又包括中期的招投标、施工以及后期竣工等阶段的档案资料的归档管理，所以基建档案管理具有工程项目全寿命全周期的系统管理特点;由于一个基建项目往往是一个单位或单项工程，而不同的单项工程又各自包含不同的分部分项工程，实际施工管理中牵扯不同专业的交叉作业，从而导致基建档案管理过程中不同专业的档案资料管理人员交叉管理。以上基建档案管理的特点也就导致了高校基建档案管理的独特性和复杂性，给高校的基建档案管理带来一定难度，也制约了基建档案管理水平的提升。

2 目前高校基建档案管理存在的问题和原因分析

2.1 高校各级领导及管理人员对基建档案管理工作不够重视

由于我国高等教育长期受计划经济管理思想影响，高校管理和发展的自主性和积极性不高，长期以来我国高校各级领导及建设管理人员对工程建设档案管理的重要性认识不够，“重建设，轻档案”的意识需要进一步改变，尤其是基建管理人员将工作重心全部放在工程建设上，对于基建资料的日常收集和整理往往流于形式，导致其基建档案管理的水平普遍不高。所以主管领导意识问题，尤其是基层档案管理人员对档案工作的重要性认识需要进一步加强，才能使高校基建档案管理水平有进一步提升的可能性。

2.2 高校基建档案管理的专业性水平不高。

基础建设档案归档管理工作是工程管理的一个重要分支，也是高校档案管理的一个重要组成部分。对于高校教学档案、学生档案及科研档案等高校科技档案的管理，从学校领导到管理人员和学生本身都十分重视此部分档案的管理工作。但是对于基建档案的管理，国内一般高校均未配备专职的基建档案归档管理人员，一般情况下均为基建工程管理人员兼职此部分工作，由于工作重心和精力的分散，所以基建档案管理工作的专业性水平就可想而知。所以人员的限制，很多高校的基建档案管理还停留在将工程资料和档案消极的保存在档案柜中，随着管理人员的流动而致使资料和档案遗失的情况，根本谈不上基建档案资料的一个收集、归纳、整理及归档的一个系统过程，所以基建档案管理是一个非常专业的系统工作，专业管理人员的不足必然导致基建档案管理水平的停止不前。

2.3 高校基建档案管理缺乏有效的考核指标和约束机制。

目前由于国内大部分高校的基建档案管理没有具体检查和考核指标，工作重心往往是工程建设按期完工，只有等到学校下一步建设涉及到原有工程资料档案时才对原有基建档案进行查询，所以没有长效的约束机制，基建档案管理人员常常会消极应付，导致基建档案不能保持其及时性、准确性和系统性，严重影响基建档案管理工作的质量水平，为将来的基建建设发展埋下隐患。

3 提高高校基建档案管理水平的应对措施和档案管理数字化探析

3.1 加强对基建档案管理工作重要性的认识，增强基建档案管理部门和人员的责任感

要提高包括学校各级领导和基建档案管理工作者对档案管理工作重要性的认识，通过各方面的大力宣传，让基建档案管理的重要性深入人心，并且让档案管理人员感受到学校基建档案管理的传承性和使命感。通过不同途径的校园媒体、教育及座谈会等的形式对基建档案管理相关部门人员进行主题宣传，为高校基建档案管理工作创造一个积极、完善的环境。除此之外。搞好基建档案管理工作，要依靠上级领导实实在在的人力、物力及资源的各方面支持和配合，才能为基建档案管理工作的顺利开展打下基础，将档案管理提升到一个重要的学校日常管理工作，这样才能使基建档案管理纳入学校系统化、规范化的的管理中来。

3.2 引入专业的基建档案管理人才，以提高档案管理的专业化水平

随着经济社会的发展，各行各业分工日益精细化和专业化。现阶段我国的高等院校基建部门和专业的基建档案管理人员配备严重不足，基建档案的管理一般由基建部门的工程管理人员兼任，由于工程管理人员主要的工作重心在工程过程管理，再加上对基建档案的收集管理经验不足，所以档案管理水平不高就不难理解。所以，要提档案管理水平，很关键的一个要素就是要引进专业的基建档案管理人才，或者从基建工程管理队伍中抽调人员作为专职的档案管理员，这样才能做到责任落实到人，术业有专攻，才能提升基建档案的归档管理水平。但是，对于部分规模较小的高等院校，或者工程规模较小数量较少的高校，配备专职的基建档案管理人员出现的工作量不饱满的问题，可以通过定期聘请社会上的专业工程咨询服务公司的专职档案管理人才得到解决。

3.3 建立和完善高校基建档案管理制度，制定明确的约束检查考核机制，为基建档案管理工作的顺利开展保驾护航

首先，要建立和完善基建档案管理基本流程和制度，明确档案管理的岗位职责，除了在学校层面有管理机构和人员，学校的纪律检查部门也要针对档案管理工作制定专项的监督管理措施。其次，要制度明确和可操作的检查考核机制，对档案管理部门的档案管理工作定期检查考评，责任落实到人，对于发现的档案归档、整理滞后、遗漏等问题及时发出预警和处理措施，以提高档案管理部门和人员的积极性，基建档案管理水平才能在制度制约和督促下大幅度提升。

4 结语

高校基建档案数字化是指利用计算机技术，扫描、数字摄影、数据库、多媒体及储存技术等把各种载体的基建档案转化为数字化的档案信息，并以数字化的形式储存，网络化的形式利用，利用计算机进行科学管理，并实现资源共享的一种基建档案管理方式。传统的基建档案管理方式难以实现数字化管理方式，随着现代社会信息科学技术的发展，这种传统的管理方式难以新时代高校建设管理的需求，基建档案信息的资源价值难以体现。所以基建档案数字化管理也是今后高校基建管理下一步重点研究的课题。