浅析外部项目经营管理存在的问题及审计建议

彭珉珊

（中国石化集团江汉石油有限公司钻井一公司，湖北 潜江433121）

1 开展外部项目经营管理审计的意义

外部项目是中石化江汉石油工程有限公司钻井一公司（以下简称钻井一公司）快速发展的重要支点，在钻机规模、经营产值及效益方面占据半壁江山。经过多年深耕细作，外部项目生产经营管理日益规范和精细，管理水平日益提高，但外部项目距离本部远、管理幅度宽、人员变动频繁等，经营管理中也存在一些薄弱环节。公司坚持开展内部审计，通过经济责任审计、管理审计、效能监察等多渠道多方式对外部项目经营管理情况进行监管，为理顺管理流程，贯彻落实管理制度，协调部门规章，对外部项目提高会计信息质量、规范经营管理行为、保全国有资产、防范经营风险发挥了重要指导作用。

2 外部项目审计发现的主要问题及原因分析

在多年的审计工作中，发现外部项目经营管理存在一些共性问题，归纳起来主要有以下方面。

2.1 物资管理

1）物资需求计划准确性不强，符合率不高。外部项目尽管建立了完整的需求计划编报体系，但执行过程中监督和考核不到位，造成需求计划管控偏松，没有形成必要的约束力，临时计划多、追加计划多和超量采购，造成物资库存积压。

2）自主采购管理不规范。外部项目的大宗物资及多数物料种类都实行了供应处集中采购，但也有少量因没有供应库点而就地自主采购，自主采购也存在程序不规范和缺乏监管的问题。

3）物资管理流程存在漏洞。外部项目自2008年开始推行物资“三关”管理（即入库、出库和库存），规范了物资在施工现场的收、发、存动态管理及价值核算，为增强现场管理科学性、克服“以领代耗”、提高消耗成本准确性发挥了重要作用。但实际运行中仍存在一些偏差，如：验收环节缺乏监管；泥浆、柴油等没有承重设施；库存盘点不实，有的井队月底仅进行账面盘点，没有组织实地实物盘点，月底盘点库存倒算消耗。

4）物资库存缺少动态管理。外部项目物资管理中存在“重供应、轻管理”的问题，库存量大，超合理库存限额，长时间积压占用流动资金。

分析其原因主要有：一是对物资管理重视不够，物资管理只满足于保供职能，没有将物资管理与成本管理、经济效益联系起来。二是物资管理人员观念没有转变，工作重点放在领料和发料上，对计划、库存、现场管理缺乏全面的认知，工作没有覆盖到物资管理的全部环节，出现管理薄弱点。三是部分物资管理人员是因年龄、身体、家庭等原因调整到物资管理岗位的，没有系统学习物资管理知识，也缺少物资管理经验，而物资管理比较专业和细致，难以胜任日益严格规范的管理要求。同时物资管理岗位缺乏能进能出的流动机制，时间久责任心弱化，管理松懈甚至利用监管漏洞损害单位利益。

2.2 合同管理

1）合同或协议签订滞后，存在未签合同先服务或合同到期未续签、结算补签合同等问题。运输服务类、设备维修类、技术服务类合同特别明显。

2）合同履行过程缺乏监督。一是车辆使用时间、台班等签认存在事后补签的现象，没有在使用车辆的当天及时签认工作量，容易被车辆单位钻空子。二是设备修理没有组织事前鉴定，而是直接送厂家修理，修理过程也缺乏监督。

3）合同价格审核不严，商务谈判流于形式。缺少专业价格管理人员，部分商务谈判参与人员不专业，业务监督和参与性不强，自身缺乏必要的论证研究，提不出有说服力的理由；合同谈判存在重技术性能、时间和质量要求忽视价格协商的问题；存在为结算根据已经确定价格补签合同谈判记录的问题。

4）合同结算缺乏严格依据，因没有对合同过程实行有效监督和工作量写实，事后结算的依据不充分，被动接受服务商提出的要价。五是合同基础管理不够规范，合同管理台账不健全，缺乏实时更新和动态跟踪；未按照月度和年度汇总整理合同档案。

分析其原因主要有：一是观念不正确，多数外部项目认为合同管理是合同管理人员的事情，忽视了合同管理只是生产经营管理的组成部分，合同的本质是生产、技术、设备、安全等具体业务。二是合同管理存在局限性，多数人员认为只要合同文本签订就算合同管理到位，没有对合同实施全过程充分介入。三是外部项目合同管理人员均是兼职，缺少系统的培训和学习，多数依据以前的模式和经验运作，合同管理的质量不高。四是合同管理的阶段流程相互脱节，各自负责一段，缺少统筹贯通，导致合同管理出现衔接漏洞。

2.3 财务管理

1）成本费用结算不及时。外部项目普遍存在结算不及时的问题，材料费、运输费、修理费、租赁费、技术服务费、钻后治理费等外部费用跨月结算、跨年结算的现象比较突出，有的甚至跨几年结算，影响了成本核算的真实性。

2）成本分析深度不够，只有简单的数据对比，没有通过成本数据变化揭示生产经营管理存在的问题，成本分析内容不充实，措施力度不够。

3）资金管理存在不规范细致的现象，如个别大额支付现金、资金计划存在串项、资金计划符合率不高等。

4）内部控制有薄弱环节，如超内控权限付款、拆分权限付款等。

5）会计基础有待加强，存在报销发票无注明事由、事项、超权限签批业务费、红字调整凭证较多等问题，不符合从严管理的要求。

分析其原因主要有：一是财务管理思路没有打开，外部项目财务人员满足于日常的会计核算和财务报告，没有深入生产经营活动开展财务管理，财务管理的职能没有充分发挥。二是财务人员事务性工作过多，各级数据统计、成本分析及财务汇报材料等任务型要求很多，财务人员疲于应付，应接不暇，管理性、创新性工作做得不够。三是考核不够严格，不敢大胆监督和考评考核，财务监督的职能发挥不够。

2.4 资产管理

1）设备管理缺乏基础台账，外部项目在用的资产设备没有详细的报表体系和报告制度。

2）设备在项目部内部调入调出缺乏管理台账，不利于追踪设备调剂动态。

3）设备（包括车辆）修理内部程序执行不到位，缺少事前审批制度。

分析其原因主要有：一是资产管理重在现场管理，忽视资产价值管理和成本管理，只要设备能用就不再深入进行资产管理，疏于台账统计等基础管理。二是外部项目设备管理人员现场工作经验丰富，但对购置选型、投资预算、结算价格、折旧成本等缺少认识，设备管理与财务管理配合不够。

3 规范外部项目经营管理的建议

3.1 物资管理

1）提高物资需求计划编报的准确性。理顺需求计划编报程序，物资需求计划实行三级联审，提高计划科学性，从源头上切实控制材料消耗。

2）规范采购合同管理，通过招标选定供应商，确定采购价格、数量、供货时间、质量等内容，通过强化合同管理和招标管理，实施规模化和战略化合作，切实降低采购成本。

3）加强物资管理人员业务培训和考核，推行专业化服务，大面积培训物资管理知识，构建简单清晰的管理网络，保证物资计划管理、“三关”管理、库存管理、结算管理等相关制度落实到位。

4）加强验收环节监督，所有供井物资到达井队，必须由二人以上参与验收。

5）大力推行代储代销模式，钻头、螺杆、泥浆、钻井工具、井控材料等重要物资，优选供应商，并与供应商谈判签订代储代销协议，将储备责任转移给供应商。

6）加大库存物资动态管理力度，由项目部对各井队普遍存在的库存物资集中起来调剂使用，对长时间积压的物资及时清理出来，并与供应商协商通过置换或退货退价差等方式协调解决，减少不良库存占用。

3.2 合同管理

1）组织专班和专门人员清理外委外雇情况，通知服务商在规定时间内谈签合同，在未签订合同前暂停费用结算，杜绝先干后谈、后签合同现象。

2）建立规范的外委外雇招投标制度，对车辆运输、修理、技术服务等业务，全部推行招标制，选择三家以上单位公开招标或议标，利用竞争降低结算价格。

3）建立服务或劳务过程监督制度，车辆运输、基建建设、租赁等由使用单位按天签认工作量，每天向项目部报送工作量清单，完工后，根据签认工作量情况据实结算。

4）建立修理事中监督、事后追查制度，在修理过程中尽量派人现场监督，以提高修理质量。

5）加强兼职合同管理人员培训和教育，重点培训《合同管理办法》、《招投标管理办法》，梳理合同管理全部流程，提高工作效率，提高合同完结和办结速度。

3.3 财务管理

1）完善结算管理办法，对外部单位提供的各项供应、服务或劳务，验收合格或完工验收后要求一个月内必须办理结算，超过半年的不再结算。

2）完善成本管理基础台账，包括物资“三关”收发存、运输费、修理费、人工成本等统计台账，利用完整真实的成本数据开展成本分析，找准原因，透过现象发现本质问题，为加强经营管理提供决策服务。

3）严格执行财务管理制度。

3.4 资产管理

1）全面清理在用的和闲置的各类资产设备（包含营房、井控、固控、钻具等资产），建立资产设备管理档案，加大设备调剂力度，统筹进行设备配置，最大可能地盘活存量资产，使每台设备都能找到用处，都能发挥效益，切实提高设备利用率。

2）从严控制设备配套，设备配套尽量通过内外部市场的设备调剂完成，尽量减少新购设备。

3）建立设备购置责任追究制度，核查当初购置设备的需求和申请是否合适，对没有经过论证申请购置设备的要追究责任，确保设备购置从严管理，从紧管理。

4）建立设备修理后评价制度，修理后规定质保期，跟踪设备修理效果，防止重复修理。

4 结束语

通过内部审计帮助修订和完善了外部项目管理制度、政策，提高了外部项目贯彻落实公司决策部署的执行力，有效规避了重大的经营风险，为公司快速发展提供了重要保障作用。

［1］谭伟.油田企业内部控制审计存在的问题及对策［J］.江汉石油职工大学学报，2011，24（01）：103－105.

［2］饶世鸿.论油田产品销售中的风险导向审计 ［J］.江汉石油职工大学学报，2012，25（04）：89－92.

［3］乐小兰.关于企业内部审计创新的思考 ［J］.江汉石油职工大学学报，2012，25（06）：104－105.