ERP在油田材料核算工作中的应用实践与思考

2015-08-15汪光明

江汉石油职工大学学报 2015年2期

汪光明

（中国石化江汉油田分公司经济研究与信息中心，湖北潜江433124）

ERP是企业资源计划的简称，它通过对企业所拥有的人、财、物、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业各管理部门，提高企业的核心竞争力。ERP系统是以ERP软件为载体，集成现代企业管理理念、管理思想、管理方法与最佳业务实践，为企业采购、生产、库存、销售、财务等业务提供统一的经营管理工作平台。油田ERP项目实施后，物料的核算及管理工作有了较大的提升，但是在应用中也存在一些急待解决的问题。

1 ERP系统应用在材料核算与管理方面存在的问题

ERP系统的设计中融入了先进的管理理念，但由于企业的管理方式、生产过程、考核指标等方面与系统设计存在一定的差异，导致了“水土不服”现象发生。

1.1 对账外料的管理与控制缺乏灵活性

ERP系统上线后，加强了对材料费用的控制，对各单位材料消耗情况能做到“日清日结”，即物资供应部门对各单位开具的料单（凭证）一旦过账，该项成本就直接进入各基层用料单位的材料成本。但是ERP在材料的控制与管理方面也存在一定的问题，主要是由于油田勘探开发生产的特殊性，领回来的材料不能当时全部用于生产，这就形成账外料。如果对账外料的保管、使用、监督不到位，就会导致物资流失。

1.2 标准价格不能及时更新

在ERP系统中，江汉油田的材料核算价格是采用标准价的方式计价。即材料、收货和发货都采用标准价格进行计价，到月底时，再将标准价与移动平均价之间的差异进行分摊。在ERP系统中的发放材料，按业务类型分为对内发货和对外销售两种。对内发货时，每月将材料差异分摊到使用单位，不存在资金流失风险；但是在对外销售中，如果标准价格低于实际价格，就存在资金流失风险。为了避免这种风险，我们必须对系统标准价格及时更新，保证标准价格贴近于实际采购价格。但由于系统设置及核算的需要，标准价格基本上是每月进行一次更新与发布，造成了部分价格波动大的物料（如煤炭）系统标准价格与实际价格存在脱离现象。

1.3 发货不能及时过账

在ERP系统中，由于以下几个原因，造成材料不能及时发货过账。一是油田出国项目由于发票有特殊要求，所有出国物资都是先领用，出口报关后，再凭返回的报关单在ERP系统中开单、发料和结算，导致物资出库后不能及时过账。而从物资出口报关到结算的时间一般是3－6个月，甚至一年也结算不了；二是部分紧急领用物资，需要供应商先供货，而结算需要补录很多手续，导致过账滞后；三是从需求单位提报计划到货物入库，涉及电子商务系统、ERP系统、法务系统及线下各部门审批，有20多道审批程序，导致ERP系统中的一些业务速度不能跟上生产需要，使得部分物资存在先入库、领用，后系统过账的情况。这些问题导致库存物资失真，结算滞后，影响了ERP运行的质量，ERP应用效果也大打折扣。

1.4 部分材料不能核算到最底层的生产单位

ERP系统中，依据生产经营情况，按照组织架构设置了多层次的成本核算单元（即成本中心）。目前，江汉油田最底层的成本中心为采油队。根据管理需要，部分材料费用管理需要细化到单井，目前主要通过财务手工成本重过账的方式，将发料金额按单井的消耗明细从采油队生产单元过渡到单井订单，这种方式导致发料时的基础数据（物料编码、计量单位、数量）不能查询，使材料构成分析陷入困境，不能为今后的成本控制和分析提供原始、准确的依据。

2 加强ERP系统材料核算与管理工作的建议

对于“水土不服”状况，我们按照产生的原因主要分为线上和线下两种情况，线上问题主要采取系统优化方式解决，线下问题采取优化业务流程，加强管理的方式解决。

2.1 加强账外料的控制与管理

对于账外料的控制和管理，可以采取以下两种办法：一是对材料消耗采取限额领料制度进行控制。根据ERP系统强大的信息查询功能，可以掌握各个时期生产物资的消耗明细，从而比较准确地推断出不同时期生产所需物资的消耗规律，进而对各单位的材料领用做到限额控制，以减少突击领料情况的发生；二是通过不定期实地盘库检查的办法，加强对账外料的监督与管理。

2.2 加强标准价格的更新和管理

针对材料标准价格不能及时更新的问题，建议采取以下办法：一是为部分价格变动比较频繁的物资制定目录，当市场情况变化时，采购部门要及时通知财务部门更新价格；二是以切实可行的管理制度规范业务，并通过修改ERP系统中的配置字段、增加销售控制等办法，加强对销售价格的管理，标准价格与实际采购价格尽量相符，以加强材料核算，防止资金流失。

2.3 加快业务进度，及时完成业务

针对发货不能及时过账的问题，建议采取以下办法：一是简化审批流程，采用会审制，集成审批，加快审批进度，按照内控要求，放大审批金额，减少审批步骤；二是存续单位及时结账，主要是投资计划必须及时下达，同时出口料报关单要及时返回，以加快业务进度。

2.4 优化功能提升，做好材料费用明细核算

针对部分材料费用不能核算到最底层生产单位的问题，可以采取优化ERP系统功能的办法，来做好材料费用的明细核算，比如通过PS（项目）模块功能来实现，具体来说就是将核算费用作为项目来管理，项目根据管理需要进行细分，例如将某口井的井下作业费用设定为一个项目，项目中可对材料明细进行管理，材料明细会自动集成物装发料数据，实现材料费用核算中的物料编码、计量单位、数量等基础数据明细管理，从而更好地为经营活动分析提供依据。