水利工程档案整理与保管方法浅析

李海峰

（山西省水利厅档案室，山西 太原 030002）

1 水利工程档案分类

水利工程档案主要来源于水利工程建设从设计开始到竣工验收的全过程，要想做好水利档案整理工作，首先要将水利工程所产生的文件材料搜集齐全、完整。根据档案法规档案要集中统一管理的要求，结合工程项目实际情况，按工程建设过程中所产生文件材料的性质、工程建设项目的专业、类别和工程建设项目的全部档案内容来确定。主要包括工程的设计、施工、监理等在建设过程中以及建成后运行管理方面所产生的文件材料。每个水利工程档案的分类也可根据工程项目内容（大小）来区分，如水利枢纽工程、引水工程、水库工程、除险加固工程、输水工程等，结合工程在建设全过程中可能产生的文件材料的具体情况而定，同时应注意考虑保持文件之间所反映的对象在结构上的隶属关系或程序上的衔接关系，以确保所有文件材料都能归入到相应的类别中。

2 水利工程档案整理组卷

2.1 案卷整理原则与方法

在档案整理过程中，案卷必须是具有有机联系的文件材料和完整、成套的文件材料方可组成一个案卷，整理出来的案卷要能够反映出历史本来面目，同时还要考虑便于保管和利用。

组卷时要按照单位工程或阶段、专业进行组卷，针对项目的管理性科技文件材料归入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷；与科研项目、建设项目、设备仪器关系密切的管理性文件材料应归入相关的类别中进行组卷。竣工图可按照单位工程或不同专业单独组卷；成册、成套的科技文件保持其原有形态，不必重新组卷。

案卷内科技文件应齐全、完整，无论怎样组卷，必须将有关联的文件材料相对集中地保存到一起，并且要排列有序。底图是以张或套为保管单位进行整理；建设项目和设备仪器在维修和维护过程中所形成的科技文件要插放到原案卷中，也可单独组卷排列到原案卷后，并在原案卷的备考表中说明情况。产品升级换代、建设项目后的评估、改建或重建所形成的科技文件应单独组卷排列。

2.2 工程档案案卷内文件材料排列

管理性文件材料应结合实际（阶段）或重要程度排列。同一份文件材料的排列顺序为正文在前，附件在后；印件在前，定稿（签发稿）在后；办理有关文件的依据性材料应放在该文件的定稿后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；会议文件可按时间顺序或文件重要程度排序。

科技文件材料一般应按其文件材料的发文时间顺序、系统性、成套性的特点进行卷内文件排列，卷内文件一般是文字材料在前，图样在后。

科研课题按准备阶段、制定方案、调查试验阶段、研究鉴定阶段、成果和知识产权申报以及推广应用阶段的次序排列。

设备仪器类应按照依据性材料、设备仪器开箱验收、设备安装调试、设备运行维修等次序排列。

建设项目类按照项目建设依据性文件材料、基础性文件材料、工程设计、工程监理、工程验收及工程后评估等次序排列。

竣工图类一般按专业、图号排列。

2.3 案卷编目

案卷的编目是通过一定形式、按照一定要求，确定每个案卷的位置，保持案卷之间联系的一个过程。案卷经过分类进行排列后，要编写页号、填写卷内目录、备考表和编制案卷封面。

卷内文件页号：卷内每份文件应用铅笔在文件正面右下角，反面左下角编写页号，空白页、卷内目录、备考表不编页码。

卷内目录填写：卷内目录应排在卷内文件前面，卷内目录内的序号按卷内文件排列的顺序号依次标注填写；文件编号是填写文件的文号或图号和代号；责任者填写文件材料形成的单位名称或第一作者；文件题名填写文件标题全称。如果文件没有题名，要根据文件内容拟写题名；日期是填写文件所形成的时间；页数填写每份文件总页数；备注是填写本案卷需要说明情况时可根据实际情况填写。

卷内备考表填写：备考表应放在每卷的最后，表内的互见号是填写和文件内容一致载体不同的档案的档号，说明此文件的照片或其他载体类型；表内说明是填写卷内文件总件数、总页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；立卷人是组卷人签字；日期是填写完成立卷时的时间；检查人是指审核案卷人签字。

2.4 案卷封面编制

案卷的封面是以一定格式介绍卷内科技文件材料的内容与成份的，由档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级组成。档号由全宗号、分类方案内分类号、案卷流水号组成。拟写案卷题名时案卷题名要简明扼要，并要准确反映卷内科技文件的内容，案卷题名由责任者、内容和文件名称（文种）构成。案卷题名一般不超过50个字。立卷单位应填写负责组卷的部门或单位。起止日期是填写案卷内科技文件形成的最早和最晚的时间——年（填写4位数，月日不足2位补零，如20140508）。保管期限填写组卷时依据有关规定划定的保管期限（永久、长期）。密级填写卷内科技文件的最高密级。

2.5 案卷装订方法

将文件组成卷，编写卷内文件目录、备考表，填写案卷封面后即可进行案卷装订，装订前要除去文件的金属物和编写页码。在案卷左侧装订线处打3个孔，用线绳穿钉，案卷厚度2cm。

2.6 装盒要求

水利案卷要严格按照案卷号的先后顺序装盒，要与案卷目录中相应的条目一致，保证检索到案卷号能对应地找到案卷实体；档案盒外表规格为310mm×220mm，脊背厚度为 20mm，30mm，40mm；也可根据实际需要设定。档案盒的材料应采用无酸牛皮纸。

2.7 档案排列次序与方法

水利档案在柜架内的排列次序应先左后右，先上后下，对一个档案柜架来说，起始卷号在柜架的左上角，终止卷号在柜架的右下角，一个面的档案排满后转到背后的柜架。档案排放时不得过于拥挤，以免给提取或存放档案带来困难。

3 水利工程档案保管管理

水利档案的保管工作是采用一定的技术设备、措施和方法对档案进行科学保管，保证档案完整与安全。档案应按专业或工程项目等分类进行保管，做到档案存放条理化、排放系统化、保管科学化。

档案库房是存放档案的专用房间，要坚固耐用，能够抗震、保温、隔热；库房照明以普通白炽灯为宜，档案库房要安装防盗门，窗户要安装防护栏，库房要做到“八防”，库房内要配备防火器、温湿度表、吸尘器、防虫药、干或潮时应配备除湿机或加湿器，有窗户的要挂防光窗帘，并装置防盗报警器系统。

此外，要进一步加强建立健全水利档案管理的各项规章制度，完善规范借阅手续，切实保证水利档案的完整与安全。

4 档案信息化管理

随着办公自动化的应用和普及，人们对档案计算机管理的要求日趋增加。档案信息化管理正逐步改变传统的工作方法手段和管理模式。建立信息化管理系统后，档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，查找出相应的文件和相关内容的文件。文件处理完毕后可随时归档或定期归档，避免在归档过程中有文件遗漏的情况发生，既保证了文档的完整性和效率性，又降低了纸质档案在保存时不必要的损坏。此外，电子档案可通过终端上权限浏览非涉密文档和涉密文档，有效保护档案的涉密程度，同时对档案实物起到了保护和物力隔离。为适应信息社会对档案信息的需求，应做好水利档案信息资源的开发与利用工作。