基层水利档案管理工作现状及对策

2015-08-15郑建民

山西水利 2015年10期

郑建民

（临汾市水利局，山西临汾 041000）

近年来，人们对基层水利档案管理重视程度不断加强，基层水利档案管理事业得到了长足发展。档案作为不可再生资源，在服务基层水利建设和社会经济发展中发挥了巨大作用。

1 基层单位水利档案收集管理基本情况

临汾市水利局档案室建于20世纪50年代初期，所存档案以水利工程设计、工程概预算等科技资料为主。多年来，临汾市水利局按照档案管理的要求，加大基础设施建设，配备具有专业职称的档案管理人员，对现存各类资料进行了较大规模的检查、整理、立卷、归档，档案管理工作出现了新面貌。

1.1 档案管理体系逐步完善

明确了分管领导，配备了专职档案员。各科室、直属单位配备兼职档案员。档案管理人员全部具有大中专以上文化程度。专职档案员多次参加了省市举办的档案专业知识培训，并取得中级馆员资格。形成了局领导分管、局办公室统管、各科室兼管配合的档案管理体系。

1.2 基础设施建设得到加强

在加强领导、规范管理的同时，加大资金投入力度，建立了专门的档案室，安装了直列式密集架；配备了防盗、防热、防潮湿、防虫、防鼠药品等器材设备。配齐了档案管理专门软件、复印机、计算机、扫描仪等设施设备，使档案管理硬件建设达到了较高水平。

1.3 档案规范管理工作进一步加强

临汾市水利局先后出台了《文件档案管理办法》《会计档案管理办法》《统计档案管理办法》等，进一步明确了文件材料归档范围和各类档案的保管期限，建立健全了档案管理的各项规章制度。同时，对档案检索工具进行了补充完善，购置安装了档案管理检索软件系统，使档案管理实现了微机化管理，档案管理工作规范化、制度化水平进一步提高。

1.4 规范档案收集和管理工作

将档案收集任务分解落实到各有关业务科室，坚持做好每项档案资料催缴工作。各单位将收集到的档案统一到局档案室，进行集中统一管理，使档案收集管理达到五个统一：统一领导、统一机构、统一管理制度、统一分类编号和集中统一保管。

1.5 充分发挥水利档案的利用价值

档案利用是档案管理的重要组成部分，临汾市水利局档案利用内容主要是工程项目规划、设计、实施、验收、上报统计年报、报表、上级部门检查、水资源评估等。为搞好档案的开发利用，为查阅者提供便利条件，档案室制定了档案利用制度，完善了档案借阅、查阅制度，并利用所藏档案资料，编写了水利大事记、组织沿革、年鉴、文件汇编等，为档案开发利用提供了系统的宝贵资料。

2 基层水利档案收集管理存在问题

2.1 个别基层单位对档案收集管理工作认识不够

基层水利单位作为政府的一个主要业务部门，很多和老百姓息息相关的工程项目都需要其具体组织实施，业务工作繁重。因此，与主要业务工作相比，个别单位忽视了档案工作，对档案管理工作重视不够，在档案管理过程中，虽然制定了相关的管理制度，但大多流于形式，从而导致了工作的被动性和盲目性。

2.2 基层单位档案管理资金不足

基层单位要搞好水利档案的收集和管理工作，离不开资金的支持，离不开较好的基础设施建设，只有长期持续充足的资金投入，才能保障水利档案的收集、管理和有效维护。但目前档案管理资金主要来自财政投入，没有专项资金，档案收集管理资金不足，从而导致一些单位档案管理基础设施建设落后，个别单位不能配备档案收集管理必要的设备工具，档案收集管理工作明显受到限制。

2.3 缺少专业的档案管理人才

基层水利单位从事档案工作的大都不是档案管理专业的人员，对档案管理知识缺少，甚至认为档案管理就是收集资料，档案管理人员队伍素质普遍较低，熟悉档案管理工作和水利业务知识，又有较高文化素质的人员尤为缺乏。同时基层水利单位作为业务部门，大都认为档案工作属于辅助工作，相对业务科室，受关注程度较低，难以调动起档案管理人员的工作积极性和主动性。

2.4 档案存管不够严谨

基层档案管理工作人员受到档案存管系统知识及配套设施的局限性，造成了档案存管的不严谨。主要体现在以下几方面：档案存管室与办公室重叠，档案材料极易丢失；档案材料提交不及时或内容、形式的错误，造成大量有效材料和无效材料的叠加；档案存管的形式非常原始，不成系统。

2.5 档案开发利用工作有待进一步提升

市水利局档案分类较为完善，存档数量较多，而且一些重点工程，如引沁入汾工程、水库除险加固工程、农村饮水安全工程、河道治理工程、生态环境水土保持等重点水利工程，档案收集较为完整，为实现档案信息资源共享、提高工作效率打下了良好基础。但由于宣传不到位，开发利用意识不强、措施不多，目前档案资料还没有真正发挥出其应有作用。

3 几点建议

要做好基层水利档案管理工作，切实解决存在的问题，根本上要认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，努力改善档案管理状况，不断提升档案服务功能。

3.1 提高认识，为档案管理工作创造良好环境

做好基层水利档案收集管理工作，离不开单位领导的重视，离不开全体工作人员档案管理意识的提高，离不开单位各科室之间的相互协调配合。各单位要认真落实领导干部档案工作责任制，成立单位一把手担任组长的档案工作领导组，各单位都要有专职档案管理员，每个科室都要有兼职档案管理员，各科室档案管理员要定期和单位档案管理员进行工作对接，确保单位档案管理工作整体上健康协调、有序推进。

3.2 加大投入，为档案管理工作正常开展提供保障

基层水利单位的档案主要是工程档案，建议在安排工程项目投资时，考虑档案收集管理的资金费用，将这部分资金列入工程项目资金预算内，为水利档案收集管理工作的顺利开展提供资金保障。同时积极争取财政和上级部门对档案管理的投入，加大基础设施建设，建立与办公室、阅览室分开的独立档案库房，配齐开展档案收集管理的必要设备，为做好档案收集管理工作创造条件，确保水利档案收集完整真实，管理安全有序，档案资料不丢失、不损坏、不失密、不泄密。

3.3 建好队伍，为水利档案管理工作提供人才保障

单位专职档案员要定期参加省、市有关部门的培训学习，采取“一年一训”的办法，开展《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《山西省档案管理条例》《水利工程工作档案规定》《水利工程建设项目档案管理规定》等法律规定的宣传和培训，真正做到全面落实以法治档、依法管档。档案管理人员在注重学习档案业务知识的同时，要加强水利业务知识的学习，各科室之间可开展不同形式的交流活动，互相学习，共同提高。此外，还可采取走出去、引进来的方法，深入其他行业或水利行业兄弟单位参观学习，借鉴经验，拓宽视野，促进本单位档案管理工作有条不紊地开展。同时，各单位要把档案工作摆在与业务工作同等重要的位置，关心支持档案管理工作，调动档案管理员的工作积极性，更好地发挥档案管理人员的主观能动性，推动水利档案管理工作顺利有序开展。