浅谈档案与档案型图书

2015-08-15河南省新乡水文水资源勘测局

河南水利与南水北调 2015年16期

□李黎（河南省新乡水文水资源勘测局）

0 引言

会计档案管理工作，一直是财务工作的重要环节。在水文事业单位的会计工作中，却普遍存在着重会计业务工作，对会计档案管理相对不够重视的现象。而会计资料的完整性、准确性、时效性和持久性，是保证水文工作顺利开展的有力保障。新时期水文事业的蓬勃发展，呼唤着会计档案管理工作更新理念，与时俱进。因此，进一步完善会计档案管理工作，对做好水文工作具有重要意义。

1 加强水文事业单位会计档案管理的必要性

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，是财务内控的必然需要。随着社会的发展，水文工作日益得到社会的认可和重视，在重点站改造、中小河流建设等水文建设项目上，国家日益加大了投入力度，会计档案管理的加强和提高，能如实记录和细化财政支出。此外，积极学习和探索会计档案管理的新途径，对提高财务人员的自身素质和业务技能，在日常工作中科学编制财务预算，更好的为水文事业的发展服务，奠定了良好基础。

2 水文事业单位会计档案管理存在的问题

2.1 思想上不够重视，概念上比较模糊

以前，水文事业单位财务涉及范围相对较小，经济业务相对简单，需要归档的会计资料相对较少。因此，普遍存在着重会计业务、轻会计档案管理的现象。会计人员持证上岗，只针对会计业务，基本上很少对会计人员进行岗前会计档案基本知识及标准化操作流程的培训。水文事业单位没有专业档案管理人员，都是会计人员兼管。因为没有清晰的档案管理概念，有些财务人员认为只要有会计凭证、报表核算及会计账簿等，就可以归档。导致了本单位一些应该归档的协议、合同、及会计文件资料等，没有及时归入会计档案，造成会计资料不完整。此外，因为缺乏档案管理的保密意识，导致一些经济数据外泄，不同程度的影响到本单位工作的正常运行。

2.2 会计档案管理制度不够健全

在水文事业单位中，因为资金是财政拨付，有些单位就存在领导对资金的管理比较重视，相对而言，对会计档案的管理工作就比较放松。大部分都是财务管理制度健全，但是却没有一整套完整的会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁的管理制度。会计凭证不能及时按要求装订，会计账簿及报表分散存放，会计档案管理无章可循。

2.3 会计档案管理人员素质欠缺

设置财务档案管理机构，是法律规章要求，也是财务工作需要。但是水文事业单位的会计档案管理，基本都是由财务人员兼任，没有专职的会计档案管理人员。因此，缺乏会计档案管理的专业知识，会计档案的鉴定、销毁工作得不到重视和实施。有些单位的会计凭证和账簿，多年以来，都是只归档不鉴定，影响了会计档案管理工作的质量。更有个别单位，存在会计档案人员无原则伪造、篡改会计凭证，建假帐，虚列成本，混淆概念，造成会计信息失真，设置了人为障碍，影响了国家宏观决策。

2.4 信息资源投入力度不足

社会的发展，对档案现代化管理提出了更高的要求，不但需要思想上的重视，理念上的更新，人员素质提高，也需要相应的设备提供技术支持。目前，对纸质会计档案的管理，大部分水文事业单位还能够基本达标。但是对电子档案的认知和重视程度，尤其是在各市水文局，基本没有实现。管理设备陈旧，没有相关先进性设备，即便有先进性设备也没有专业人员和专业技术投入运转，纸质档案与电子档案不能有效结合，都在很大程度上阻碍了会计档案现代化的顺利开展。

3 推进新时期水文事业单位档案管理科学化发展的对策

3.1 思想上要重视，理念上要更新

从领导到财务人员，首先要认识到会计档案管理工作的重要性和必要性，从思想上重视起来，加强会计档案管理意识，业务工作与档案管理齐抓并行。从理念上，要把会计档案的管理工作到不到位，做为衡量财务工作达标与否的一个重要标准，持之以恒，确保会计档案管理工作日趋规范化、科学化。

3.2 建立健全会计档案管理制度，规范运行会计档案管理体制

在制定会计档案管理制度上，要根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》等相关法规制度，遵循科学合理、简明实用、双向约束、坚持执行的原则，结合实际，建立健全切实可行的财务档案管理制度。首先，要严格按照有关规定，设立档案机构。未设立档案机构的，应在财务部门指定专人对会计档案进行妥善保管，出纳人员不得兼管会计档案；其次，对会计档案的归档程序、范围、期限，做出明确要求，对固定资产及土地使用等经济业务范畴的，要另编检索工具，方便查找使用；第三、做好会计档案管理的保管和保密工作。配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。会计档案要按制度要求科学存放，确保档案资料不受损、遗失。并做好保密工作，防止档案资料的泄密。第四，责任到人，考核有度，奖惩分明。把会计档案管理工作，做为日常财务工作的考核项目之一，定期检查，防微杜渐，发现问题及时责令纠正，有好的工作方法及时交流推广，对工作取得显著成效的，给予表彰。

3.3 加强水文事业单位会计档案管理人员的专业培训，提高业务素质

加强水文事业单位会计档案管理工作，需要会计档案人员有新时期水文发展相合拍的政治头脑，和与之相匹及的业务素质，这就需要重视提高包括业务水平、思想素质和职业道德在内的，会计档案管理人员的综合素质。要结合水文工作实际，利用好非汛期，组织进行会计档案管理人员的操作技能、岗位培训、及后续教育，进而提高会计档案信息质量。

3.4 完善纸质会计档案与电子会计档案的同步管理

确保会计档案电子信息的及时存录，及时对会计电算化软件做好系统升级。在进行会计档案管理系统升级时，要注意将旧的资料文件同步升级，避免出现因会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致，造成打不开档案管理系统的问题而影响工作效率。

3.5 及时对到期的会计档案资料鉴定和销毁

针对普遍存在的对会计档案只归档，不鉴定、不销毁，以致积压了大量无价值会计资料，占据了有效的资源和空间等问题。在会计档案管理工作中，要注意按照《会计档案管理办法》第十条的明确规定，对保管期满的会计档案，及时鉴定，有价值的妥善保管，无价值的及时进行销毁。而对于保管期满，但暂未结清的债权债务，以及其它未了事项的原始凭证，要单独存放，并在销毁及保管清册中分别另外注明原因。