高校“报账难”的成因及对策解析

2015-08-15刁明苏

行政事业资产与财务 2015年33期

刁明苏

（四川大学财务处四川·成都 610065）

近年来，高校办学规模不断扩大和发展，从多渠道获取的各类经费也逐年增多，随着最新《高等学校会计制度》的颁布和实施，加之政府及其他民众对教育事业投入更多的关心和关注，一方面促进了高校会计核算工作的发展和进步，另一方面又对核算工作提出了新的要求和挑战。就目前情况来看，在传统的高校报账模式下，“报账难”问题突出，这不仅消耗了师生大量的精力和时间，也降低了高校财务报账的工作效率和工作质量，甚至在很大程度上影响了高校其他相关工作的顺利开展和运行。因此，为适应现代高校的发展和需求，探究“报账难”问题的现状、成因及解决措施是十分必要和重要的。通过对传统报账流程中存在问题及成因的解析，可以找到有针对性的解决措施并予以实施，通过对所采取措施的有效性进行总结和反思，又能够进一步优化和完善报账流程和体系，最终促进高校的长远发展和进步。

一、传统报账流程中存在的问题及成因

（一）报账时间成本高，师生怨声载道

对高校报账人员而言，报一笔账需要耗用大量的时间成本，究其成因，主要有以下三方面。

1.签批耗时耗力。报销事项的签批是报账业务的必需环节。由于高校财务一般实行“一支笔”的审批制度，而高校领导一般都是身兼数职、工作繁忙，报销人员经常找不到相关领导签字，因此往往在这个环节等待时间很长，甚至在多校区来回奔波。

2.报账流程繁琐致使报销人员走弯路。对于不熟悉报账流程的人员而言，报账流程不易一次性掌握，因此可能会多走弯路，耗费多余的时间。

3.原始单据质量低致使实际审核耗时长。由于报销人员不熟悉财经法规，经常出现凭证附件质量不高、报销票据不符合要求的现象。在这样的前提下，如果报账人员又经常更换，则更不易实现报账一次成功，如此反复，既浪费了相关工作人员时间和精力，也大大降低了核算人员的工作效率，同时还容易使报账人员和相关工作人员产生矛盾。

（二）报账工作量持续增长，核算人员不堪重负

随着高校核算资金量的急剧增加，高校财务核算人员的工作压力也不断增大，这主要表现在两方面：

1.核算业务量的绝对值增大。以某高校为例，2014年全年核算凭证总量高达20万余份，而每一位核算人员完成的日均标准工作量比2012年增长50%，已经达到人力极限，但核算人员增加极为有限。这样一来，核算人员经常处于满负荷工作状态，尤其是每年6月、9月、11月和12月等报账高峰期，核算人员更是超负荷工作，这既容易让核算人员在工作中出现更多的失误和错误，降低工作质量，也很大程度上削弱了核算人员的工作热情和工作积极性，从而很难做到为报账人员提供优质的服务。

2.核算质量的要求相对提高。随着国家对高校会计信息质量要求的提高，为适应新形势下的新要求，高校核算中需要注意的事项和录入的信息也逐渐增多，这也在一定程度上加大了核算人员的工作量。

（三）高校经费来源多元化，核算复杂性增强

随着社会的发展，高校对外经济业务关系日益复杂，相应的经费来源也变得多元化，不仅包括政府的财政拨款以及学生的学费，还包括高校科研经费的拨款、学校自筹收入、学校银行贷款以及捐赠等获得的收入。由于各项经费来源和性质的不同，因此对经费的使用方式、报销流程、列支范围的规定也有所不同，这就增加了报账业务的类别，极大增加了核算的复杂性，致使报账难度越来越大。

二、现阶段高校解决“报账难”所采取措施的优点和不足

现阶段，国内各大高校为了解决“报账难”的问题，积极研究并采用了一些新的报账方式。以某高校为例，先后采用了“排队叫号”、“设置兼职财务秘书”、“投递式报账”、“网上自助报账”等方式，在一定程度缓解了“报账难”的问题，但是依旧存在一些问题和不足。

（一）引进叫号系统，解决报账无序的问题

引入叫号系统是高校为缓解“报账难”问题最容易想到的方式，其优势在于可以解决报账排长队的现象，实现有序化和公平分配。但报账人员仍需在报账现场花费大量的时间等待账务报销的完成，因此并未大幅减少报销人员的时间成本。

（二）设置兼职财务秘书，增设预审功能

设置兼职财务秘书，即高校每一个学院、机关部处和业务实体单位指定一到两个工作人员兼职负责收取本单位老师的报账单，并送至财务部门进行报销。设置兼职财务秘书的优势在于以下两点。

第一，起到预审的作用。因为财务秘书队伍相对稳定，加上财务部门会对之进行定期和不定期的专业指导和培训，因此财务秘书对财经政策相对熟悉，能够为实际报账人员提供较为专业的报账服务。在收取报账单时，可以对原始票据的合规性、审批程序的完整性等方面进行预审，如有问题便直接返还给报账人员加以调整，因此最终交到财务部门的原始凭证质量相对较高，这样既节约了报账人员的精力，也提高了财务部门的报账效率。

第二，做好财务部门与报账人员的桥梁。很多时候，由于对待同一事物所站的观察角度不一样，报账人员认为合情合理的账务不一定合规合法，因此经常造成报账人员和核算人员发生不愉快的事情。对财务部门而言，由于财务秘书对财经政策的理解比报账人员更透彻，因此向财务秘书解释问题相对容易。财务部门先和财务秘书进行良好的沟通，再由财务秘书向报账人员解释问题，可以避免财务部门与报账人员的直接冲突。

但是，设置兼职财务秘书并不能完全的解决报账工作中存在的问题和困难。一方面，如果兼职财务秘书的财务知识未能进行及时的更新，在预审中能发挥的作用就会受限，并且在这个过程中还可能存在信息失真、信息丢失的潜在风险。另一方面，实践中发现，老师更多倾向于通过自己的学生来完成报账，而非通过兼职财务秘书，尤其对报账量巨大的科研经费更是如此，因此设置兼职财务秘书很难对提高科研经费的报销效率起到明显作用。

（三）采用“投递式+无现金+无等候”报账方式，解决排长队问题

单纯的投递式报账方式是指各经办人填制好传统的报销单后交至财务部门前台，投递后便可离开，核算人员在后台审核原始单据，审核通过后通过无现金支付系统将钱转入相应账号。这种报账方式能够减少报账人员的排队等候时间，避免了由于等候时间过长而产生的矛盾和纠纷，为老师节约了宝贵的时间，从而可将更多精力投入教学科研活动，同时也减少了财务核算人员直接面对报账人员进行审核的心理压力。

但是，单纯的投递式报账也存在其不足之处。第一，由于其只是将上交资料的过程进行缩减，实际报账流程并没有优化，未达到报账要求的资料将被退单，对报账人员而言，退单会造成来回往返财务部门的次数多，时间成本大；对财务人员而言，一笔退单会引发一系列通知、解释等工作，花费的时间和精力远大于报销一笔符合要求的业务。第二，在投递的过程中，由于需要对资料进行整理和统计，有可能会造成信息的丢失和混淆，依旧存在一定的风险。

（四）推行“网上自助+无等候”的报账方式，让师生和核算人员双方受益

“网上自助+无等候”报账是近年来高校为缓解报账压力而采用的一种新型报账方式。其流程简单来说即是：报销人员在网上自助填写报账内容，提交成功后将相应原始单据交到财务部门前台投递，投递完成后便可离开，核算人员在后台审核通过原始单据后完成报销。近年来，上海交通大学、浙江大学、南开大学、西南交通大学等高校都相继推行了这种方式。比起单纯的设置兼职财务秘书和采用投递式报账等方式，“网上自助+无等候”的报账方式更为方便、安全、快捷，可以极大程度的提高报账工作的效率和质量。其优势在于：

第一，报账人员可以在任何时间、任何地点进行网上自助申报，申报后将相应单据交到财务部门前台投递后便可离开。同时，报账人员在申报时，系统中会根据经费的预算项进行提示，如果预算不足则无法通过申报。通过系统的预审，可以避免等到核算人员做账时才发现预算不足而不得不退单的问题，从而减少了退单率。因此，“网上自助+无等候”报账既具有投递式报账的优势，又在一定程度上弥补了投递式报账的不足。

第二，一旦财务人员审核通过原始报销单据后，在系统中可自动依据报账人员填写的报销事由、金额、银行账号等基础信息直接生成会计凭证。这样大大减少了数据录入的时间和差错率，让核算人员从繁重的录入工作中解脱出来。

当然，网上自助报账方式也可能会遇到以下问题。

1.信息填报错误。报销费用的填写要求报账人员根据系统的提示对票据进行归类整理后才能填报信息。虽然系统中对应的会计科目设置罗列得比较清晰，但是由于种种原因，相关报账人员在填报信息时仍可能会出现较多的错误，导致大量凭证仍需要核算人员手工修改。

2.网上自助报账系统瘫痪。随着网上自助报账业务量的不断增多，可能存在大量报账人员在同一时间访问网上自助报账系统的情况。而在现阶段，由于财务系统管理人员少、任务重，如果不能及时的解决系统遇到的新情况和新问题，则可能会导致系统出现瘫痪，影响报账的正常开展。

3.退单率较高。通过网上自助报账系统，可以避免因为预算不足而导致的退单情况。但是，由于存在各种各样的退单原因，比如缺少相应的审批程序、资料不全、人员费发放不规范等，因此在实际工作中依然会有大量的退单，这就制约了报账的效率。

三、对优化和完善高校财务报账体系和流程的建议

（一）降低退单率

无论是采用投递式报账或是“网上自助+无等候”报账方式，“退单率较高”都是不易解决的问题，也是制约报账效率的最重要因素之一。

笔者认为，降低退单率可以从两方面着手。

第一，进一步增强预审能力。在高校目前的财务现状下，增加预审能力有两种方式：

1.加强面对面的预审。高校可通过设置财务秘书加强预审，也可在财务部门前台增设人手，在投递时加强预审；

2.实现网络预审。在网上自助报账平台增加附件上传的功能。首先由报销人员扫描上传原始单据，然后由财务部门所设置的专人在审核终端对原始单据扫描件进行预审，预审合格则将原始单据交至财务部门，不合格则通过网络告知不合格理由。这样可以大大减少退单率，也进一步提高审核的效率。

第二，对退单原因进行研究。高校可通过对现有报账业务进行分类，对其退单的比例和种类进行统计分析，从而有针对性的进行宣传，让报账人员更加了解相关政策，从而提高附件质量，达到减少退单率的效果。

（二）改善“签字难”的现状

高校可充分利用现代信息技术，结合网上自助报账平台，实现报销事项的“数字签名”技术。负责人只要能够上网，便能完成审批工作，从而突破时间、地域的限制，大大节省报账人员的周折。

（三）完善网上自助系统

网上自助报账系统的流畅运行是推行网上自助报账方式的基础。一方面要求高校在系统中合理设置科目，优化填报步骤，增加系统自动核查功能等，另一方面还要求定期的对系统进行维护和维修，提高相关工作人员的责任意识，加强创新的意识和能力，积极的向国内同行学习，进一步建立和完善适合本高校发展和进步的系统，从而在提高工作效率和质量的基础上促进高校财务管理的可持续发展。

（四）多渠道推行财务公开，提高财务信息沟通效率

高校应充分利用校园网络平台、财务信息服务平台、财务处网站、QQ群和邮箱等，实现财经政策宣传、办事流程公示、财务信息公开、疑难问题解答、师生个人财务信息查询、二级单位经费管理和财务信息提交等方面的功能，以便全校师生及时了解相关政策信息，以消除财务管理信息不对称状况，既提高师生满意度，又进一步提高报账效率。