文书档案鉴定工作之我见

○于海涛

（锡林郭勒职业学院，内蒙古 锡林浩特026000）

文书档案鉴定工作一直是档案馆工作的难点，面对日益增多、价值参差不齐的馆藏档案，档案工作者有无从下手之感。鉴定工作存在哪些难点呢？

一、需鉴定数量浩大

产生原因如下：

1.进馆档案质量不高。由于种种原因，档案界一直对馆藏量津津乐道，衡量档案馆的规模以及达标升级，馆藏量均为主要条件之一，丰富馆藏成为各档案馆的主要目标。在增加馆藏之际，一些不具备进馆条件的档案悄然进馆，因此，档案馆需要鉴定的已不仅是到期档案，还有大部分冠以长期、永久之名，却无实际保存价值的档案。

2.档案馆未做到有计划，经常性地开展鉴定工作导致需要鉴定的档案与日俱增。在库房不紧张的情况下，鉴定工作并不十分迫切，况且鉴定工作费时费力，又难见成效，档案馆未将鉴定工作放到应有位置，致使鉴定工作负担越来越重。

二、鉴定程序复杂

2003年以前档案按卷装订，分厚卷皮及子母卷小卷皮两种。具体鉴定时，卷中若有不符合保管期限的文件，处理手续十分烦琐：

1.拆卷。将不需要继续留存的文件剔出，并在卷内文件目录上说明；如剔出文件较多，则需要重新抄写卷内文件目录，重新组卷。

2.调整档号。保管期限的调整，案卷的变化，需要重新编排档号才能保证管理和利用。

3.调整检索工具。案卷目录、全引目录、专题目录等检索工作都需要调整、更改。这种牵一发而动全身的操作，令工作人员望而却步。

三、鉴定标准难以掌握

文书档案的鉴定，不同于专业档案，如会计档案，保管期限划分为5年、15年、25年、永久等几个级别，期限划分得较明确，鉴定时便于操作。文书档案内容复杂，涉及面广，价值不易确定，在鉴定时困难较大。目前，鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》，此保管期限表虽然在多年的文书档案立卷、接收、鉴定工作中起到了重要作用，但实践证明，在保管期限的划分方面还存在不足之处，不便于鉴定人员操作，影响了鉴定工作的开展。

解决的对策有：

1.注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种意义上讲，档案在进馆之前，已多涉及到鉴定工作。一是档案室工作人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定。二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定。三是档案馆接收之前对案卷进行检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局（馆）的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节上就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案剔除在进馆之前。

2.改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定，上文已有涉及。改进立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为组卷并辅以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，但其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

3.改进现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工作依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改进。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分高，进馆后多数无人问津，占据了库房，为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免各类审批表、下级单位报送的年度以下的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16~50年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。

4.在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证具有凭证作用的关键。对电子文件的原始性认定是非常困难的，主要表现在以下几个方面：

（1）电子文件易于修改，改动可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件大得多，使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

（2）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出，这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到电子计算机存储器上或转换成拷贝保存起来，在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

（3）电子计算机软硬件技术的不断更新与换代，迎接电子文件必须不断适应新的“生存环境”，这种适应需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

（4）电子文件不再具有固定的存贮载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定载体，也就无法通过载体判定电子文件的原始性。

（5）电子文件不再具有制定的字迹，人们可以根据不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

（6）目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹判断一份电子文件是否为原件。

电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写制作出来的，此后从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换失去了原来的格式，这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为唯一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将使电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护是一件十分困难的，涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。