高职院校人事档案创新管理探析

○孙怡

(内蒙古化工职业学院，内蒙古 呼和浩特 010070)

人事档案是记录个人德才表现和人生经历等情况的重要资料，是单位管理、考核、使用人才的重要依据。随着高职院校综合水平的不断提升，原有的人事档案管理体制已远远不能满足实际需求，如何更有效地发挥它的内在职能，是摆在高职院校面前的又一项重大课题。

一、高职院校人事档案创新管理的必要性

1．体现自身价值。高校人事档案的真正价值在于为管理、考核、选拔人才提供高效的信息服务，能为人才资源的合理使用提供信息参考，而档案管理就是通过各种有效的手段把档案的内在价值转化为现实价值，从而体现档案自身的价值。因此，为实现“人尽其才，才尽其用”，特别是为做好高职院校职称评定、工资审核、奖励惩处、离退休审批等人事工作提供保障，要有效开发和利用人事档案内在的信息资源。同时，不断强化档案管理方式方法创新，大大提高人事档案自身价值，最大限度地发挥人事档案的本职功能。

2．适应形势需求。随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的持续深化，学校人员管理日显复杂，人员类别日渐繁多，再加上推行干部岗位聘用制度，使得人事档案材料数量和利用次数激增，传统的档案管理模式已不能很好地满足实际需要。伴随网络数据更新节奏的加快，运用现代信息技术逐步进行人事档案创新管理，加强对档案资源的高效利用，以适应时代和院校改革发展对档案工作创新的客观要求，已成为大多数档管单位普遍的共识。

二、当前高职院校人事档案管理现存问题

1．重视程度不够。因传统观念的影响，大多数高职院校领导对人事档案工作的特殊性缺乏足够的认识，片面认为人事档案工作仅仅是要做好诸如归档、保管等常规事项，能够应付日常查档需求就够了。近年来，由于事业单位推行岗位聘用制，使得人员编制紧缺，人事档案一般由人事或组织部门人员兼管，或者是安排一些“素质不高、水平低下”的闲杂人员，并没有专职的档管人员，与其他部门相比，人事档案管理工作不计工作量，档管人员更多时候讲究奉献精神，领导对待档管干部的热情明显有差距。久而久之，人事档案的各项工作几乎难以及时开展，往往是为了应付检查才仓促去做，造成人事档案资料难免存在疏漏。

2．管理方法陈旧。目前，大多数高职院校人事档案管理方法陈旧，还停留在实体管理档案阶段，采用的还是纸制化管理，没有实现人事档案的信息电子化。大多数人事档案管理硬件设施建设标准没能达到规定要求，档案架、档案柜、档案盒还是木质结构的，更多的时候档案库房和办公室合并办公，更谈不上配备空调、灭火器、彩印机等必需的硬件设备。档案资料的摆放也是简单地按照部门人员进行归类，电脑里面保存的人事资料仅仅包括人员基本信息情况表，部分人员的档案资料还散落在地面上，人事档案管理的相关制度没有上墙公布，仅靠档管人员口头说明，缺乏制度保障。

3．信息化水平低下。因资金短缺，在档案查阅上都是档管人员通过总目录查找需要查阅的档案出处，再从分目录中的记录到档案室中查找实体档案这样费时费力的方法进行查询和检索。虽然配备了电脑设备，但人事档案管理还停留在传统的纸质管理层面，很多人事统计工作只靠手工完成，没有采用电子文档和网络数据库管理，人事信息从收集到保管等各环节都造成了人力资源的极大浪费。

4．档案资料审查不严。“真实性”是人事档案的基石，具体表现为材料真实有效、实事求是。然而一些院校在审查鉴定材料时，由于把关不严凸显了两方面严重问题:一是信息不符，资料短缺。如少数教师的参加工作时间、所任职务、重大奖项及荣誉、特别是出生年月等方面信息内容填写前后不一，内容失真。很多教职工的《干部履历表》、《工资审批表》、《年度考核登记表》、学籍档案资料缺失，影响了档案的管理和干部的使用;二是材料填写不规范。许多表格填写不规范，该填写的地方不填写，不该填写的地方却随意填上了，需要签名盖章的地方却空白着，部分材料用笔颜色不一样，涂改现象严重。

5．人档分离现象时有发生。随着人事制度改革的深入，人才的区域界限逐渐消除，人才流动越来越频繁、跨越地域的流动越来越普遍。同时，岗位聘用制、人事代理等新的用人制度在高职院校的全面实施，部分高层次人才在“哪里给的条件、待遇好就去哪里”信条的指引下，不断跳槽各类单位。高职院校也为了引进人才，便采取了先进人后重建档案的做法，使得各类“跳槽人才”档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存，重建的档案缺乏必要的审核认定，其真实性无法保障。

三、高职院校人事档案的创新管理建议

在信息化高速发展的大潮流中，为适应需求，建议高职院对档案管理工作进行如下五个方面的创新管理。

1．增强对人事档案管理重要性的认识。高职院校要从上到下达成共识，充分利用新闻、网站、展板、微博、微信等多种渠道加大对档案管理工作的宣传，积极组织开展档案管理知识竞赛和专题讲座，不断提高全校教职员工对人事档案知识的了解，全面增强教职员工的档案意识。按照上级档管部门要求，高职院校领导要充分关心人事档案管理工作，对于人事档案工作中遇到的种种问题(特别是在人力、财力方面)予以及时解决，保证人事档案管理工作能够高效顺利开展。

2．提高人事档管人员综合素质。因档案工作具有特殊性，所以人事档案管理人员需要有较高的综合素质，包括具备较高的政治素养来保证资料的保密性，还需具备扎实的档案管理专业知识和良好的工作作风和服务态度。人事档案管理人员需定期不定期的参加档案业务知识培训，不断学习现代化的管理方法和先进网络数据库操作技术，系统掌握人事档案材料的收集、整理、归档等相关规定和程序。

3．健全人事档案管理相关制度。高职院校应在充分调研学习先进院校档管办法的基础上，从实际出发，草拟相关的人事档案相关管理制度，如《人事档案资料收档管理办法》、《专项审核制度》、《查借阅规定》、《保密须知》等，并将规章制度以文件形式下发至各部门学习，逐步形成完整的规章制度框架体系，使人事档案管理做到有章可依，有规可循。人事档案管理人员要严格按照规章制度办事，以强烈的责任感确保人事档案的收集、审核、整理、利用、转递等环节符合规定要求，发现问题及时更正，严防出现违规人事档案材料。

4．完善信息化硬件和软件建设。要加大档案建设资金投入，设立专项经费，购置先进的档案系统服务器、图文影像扫描设备、存储器等硬件设施和规范化的档案信息管理软件。在硬件建设上，要根据实际情况，分清轻重缓急，着力解决现实需求。有些资金数目较大的硬件设施，可以分步购买，避免重复投资。在软件建设上，要注意使用符合国家标准功能齐全的档案管理软件，同时还要具备较强的安全监控能力。

5．构建人事档案信息数据库。构建人事档案信息数据库对提升管理工作效率，减少成本方面具有重要意义。高职院校要重点深化电子信息化档案管理，增加经费投入，构建人事档案信息数据库，借助档案信息管理软件对纸质文件进行扫描和录入，将多年室藏的纸质档案资源转化为电子信息资源，并按照档管标准进行分类整理和汇总，使校园人事档案数据库形成一套由数据输入、整理优化、信息查询以及系统维护为一体的高智能服务设备。

人事档案工作是校园管理工作的重要一环，高职院校要审时度势，正确认识当前面临的新挑战，要不断更新观念，创新思路，完善相关规章制度，利用现代网络技术积极构建人事档案信息数据库，确保人事档案管理的制度化和信息化，逐步提高人事档案管理综合水平，以便更好地为学校健康发展服务。

［1］中共中央组织部、国家档案局．干部档案工作条例［M］．1991．

［2］周晓英．档案信息论［M］．中国人民大学出版社，2000．

［3］朱玉媛．现代人事档案管理［M］．中国档案出版社，2002．

［4］陈秀兰．档案的社会功能简论［J］．湖北大学学报，2004(31)．

［5］张榊．高校人事档案管理存在的问题与对策［J］．兰台世界，2013(17)．

［6］赵文婕．高职院校人事档案信息化管理研究［J］．东方企业文化，2014(2)．