浅析高校办公室管理工作

杨雪梅

(内江职业技术学院)

高校办公室是大学的综合职能部门，是学校管理有序运转的中心枢纽。它既是领导的“参谋助手”“内当家”，又是学校的“综合服务员”，各部门的“协调联络员”。在学院管理中，它起着承上启下、沟通各方、组织协调的重大作用。笔者先后在中学、教育局、高校办公室工作十余年，历尽孤灯夜战之苦，案牍劳形之累，深感办公室工作学问如仰山铸铁，煮海为盐，终无止境。在大量的办事、办文、办会的实践中，根据管理学有关原理及高校办公室的职责，摸索总结做好高校办公室工作的“严、细、实、勤、高”的要求、特征、作风、特点和标准，以飨同道，共同商榷。

一、严谨的要求是高校办公室工作的特征

高校办公室在高校各职能部门中处于中枢位置，是学院联系上下、协同左右的桥梁和纽带，承担着“参与政务、管理事务、搞好服务”三大职责。这种性质对工作的基本要求就是:严谨的作风、严格的制度、严密的处事。

1.作风严谨是办公室形象的具体体现

办公室工作，有许多都是跑上跑下，抄抄写写之类的具体事情，看起来并不惊天动地，甚至默默无闻。但是，别看这些针头针脑的事，离开了这根针，就挑不起全局的纲;离开了这条线，也织不出整体的网。办公室的工作尽管都是琐碎繁杂的小事，但它和整个大局衔接在一起，影响着高校工作的大局。把这些小事做好了，就可以推动全局的工作，而一旦这些小事做不好，就会给全局工作造成损害，带来被动。从这个意义上讲“办公室工作无小事”。这种性质必然要求办公室及其工作人员要养成严谨的工作作风。对任何一件经办的工作，都要本着追求完美、不出差错的“应有态度”，严谨细致，一丝不苟，来不得半点敷衍和搪塞。笔者曾经在地方教育局办公室工作期间，当时国家正实施“农村义务教育保障机制改革”，相关领导参加会议后，专门召开了局务会要求贯彻落实，并安排专人负责宣传，拟出具体实施意见，可后来，因为日常事务忙，办公室没有督办。国家、省相关领导来县检查时，虽然学生的公用经费已经划拨到各学校，可全县的宣传工作没开展，实施意见的初稿还压在分管领导的案头，县上受到全省的通报批评。造成这一问题的原因之一，就是办公室工作作风不严谨，督办不力。因此，做办公室工作的作风必须严谨，时时刻刻、事事处处、认认真真，做到不让领导布置的工作延误，不让需要办理的文件积压，不让各种差错发生，不让办公室的形象受到影响，不让即时办结的事情延误拖拉。

2.制度严格是办公室工作的根本保证

办公室是行政管理的中心。现代管理注重制度管理，用制度管事，用制度管人是加强管理、提高工作质量的根本保证。

办公室工作多而繁杂，必须思路清晰，程序规范，管理有序，制度严格。做每件工作、办每个事情，如果没有一定的规矩、一定的程序，就容易乱套，容易出事，甚至导致与主观愿望相反的结果。无论是协调服务、档案公文还是综合文字、机要保密，都要遵循“办公室工作规范”，平时多用心、多积累、多领悟，对各个环节和步骤都仔细揣摩、反复研究、烂熟于胸，待到执行任务时才能有条不紊地做好办公室该做的工作，圆满完成任务。

3.处事严密是办公室工作的必然要求

办公室在学院管理中处于决策层面，涉及到学院许多核心工作。它必然要求办公室人员具有坚定的政治立场、严明的政治纪律、高度的政治觉悟，确保政令畅通;要求每个成员在大是大非问题上，头脑清醒、旗帜鲜明、立场坚定，经得起大风大浪的考验。尤其在高校，要把维护稳定作为重要的政治任务;要在懂规矩、守纪律、按制度办事方面，有更严更高的要求，不信口开河、人云亦云，对重大事件守口如瓶不跑风漏气。

二、细致的作风是高校办公室工作的特点

老子说:“合抱之木，生于毫末;九层之台，起于垒土;千里之行，始于足下。”办公室工作都是一些琐碎、繁杂、细微、看似简单的事务，但简单不等于容易，细节决定成败就是这个道理。作为办公室的工作人员，就更应该要有一种“一屋不扫，何以扫天下”的思想，要“凡事都细致”。

1.办公室人员要细心

“诸葛一生唯谨慎”。诸葛亮之所以屡建奇功，靠的就是细心、小心，算无遗策，做到了“运筹于帷幄之中，决胜于千里之外。”办公室工作繁杂，但每一项工作都直接或间接地牵涉到高校领导的决策，关系到高校的发展大计。因而，办公室工作人员一定要细心、小心，不能粗心大意，更不能三心二意。办文要经得起推敲，办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。要通过不断加强修养，陶冶性情，努力使自己养成细心的工作习惯。要通过不断学习，努力提高自己的理论素质、文化水平和工作能力，使自己在工作上能够做到细致再细致、精通再精通。

2.办公室工作要细致

本人在办公室工作十多年，其中很大部分时间是从事公文处理，都是非常枯燥和琐碎的工作。比如公文收发登记需要不厌其烦、一笔一笔地按规定项目将收到的公文登记清楚。不然，一旦出现问题需要查询时就说不清楚了。现在高校办公室都配备电脑，很多文稿都是自行打字起草，电脑中存有多个文件，且有些文件标题相似，一不小心就可能发生“张冠李戴”的情况。办公室每一篇文章，从标题到主送机关再到正文、主题词，稍有不慎，就会“差之毫厘，误以千里”，甚至酿成笑话或者政策上的错误。承办会议是办公室一项重点工作，高校一年要召开大大小小若干会议，基本是由办公室筹备。从会议通知、会场布置、制挂会标、摆放座牌，到会议签到、文件发放、调试音响话筒等，每一个环节都离不开一个“细”字。办公室从实施领导交办的事情，到值班工作、接听电话、督查督办、接待客人、安全保卫等等每个环节都要考虑周全，不然，出了一点儿漏洞，就可能造成不可估量的损失，以致功亏一篑。

办公室工作最基本的特征就是一个细字，事虽然较细，办事人员心更要“细”，只要做到事事细心，切忌马虎浮躁，才能收到事半功倍的效果，才能贯彻好执行好领导交办的事务。

三、求实的思想是高校办公室工作的法宝

办公室工作是政治性很强的工作。高校办公室是学校贯彻党的路线、方针、政策的重要部门，同时具有综合性很强的特征。他要协助领导协调各个部门工作，办理涉及全校全局工作的事务，协助领导对其他职能部门进行监督检查，促办督办。因此，必然要求形成实事求是的工作作风。毛泽东同志曾指出:“什么东西只有抓得很紧，毫不放松，才能抓住。抓而不紧，等于不抓”。实事求是，是毛泽东在新民主主义革命时期倡导的思想路线，坚持这条思想路线，中国革命转危为安，取得了胜利。建国初期，党的个别领导人违背了实事求是的思想路线，作出一系列错误决策，导致错误的方针政策使社会主义建设事业遭遇重大挫折，这一惨痛教训，必须引以为戒。实，就是要求办公室工作人员脚踏实地做好每一件工作，办好每一件事情，只有坚持实事求是，才能把事办实。办公室坚持实事求是，必须做到:

1.不断解放思想，树立创新思维

有这么一个故事:两个小伙子阿诺德和布鲁诺同时受雇一家蔬菜店，开始拿同样的薪水，可一段时间后，阿诺德加薪晋职，而布鲁诺却分文未加。终于，布鲁诺向老板抱怨待遇不公了。一天早上，老板让布鲁诺和阿诺德分别到蔬菜批发市场去看看有什么货。布鲁诺很快就从市场上回来报告说，现在只有一个菜农在卖土豆。老板问菜农有多少土豆，布鲁诺不清楚，赶忙又跑到市场去，回来报告说共有40 袋，老板又问价格多少，布鲁诺只得第三次跑到市场去问清价格回来报告。随后，阿诺德也从市场上回来，一口气向老板报告说:目前，市场上只有一位菜农在卖土豆，一共40袋，每斤1 块钱。这位菜农还将运来西红柿，价格公道。至于质量，我带回一个土豆，一个西红柿，请您过目。考虑到近日西红柿销售较旺，且我店库存不多，我估计您肯定要进一些，所以我把菜农请来了，人就在门外。这时老板向布鲁诺说:“现在你该明白阿诺德的薪水比你多的原因了吧?”许多情况下，领导的指示是一个需要落实的决策或者意图，如何去落实，能否对领导的意图作出深入的诠释和创造性的发挥，这与执行者思想解放程度和创新思维有密切的关系。阿诺德是一个聪明的、合格的下属，他懂得如何创造性地实现蔬菜老板的意图。办公室也会经常遇到与阿诺德和布鲁诺相类似的情况。当领导交办给一项工作时，是像阿诺德那样虑事周全、独当一面，富的创造性地工作，还是像布鲁诺那样循规蹈矩、毫无主见，做一天和尚撞一天钟，就成为我们主动工作还是被动应付的试金石。创新更是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。办公室工作面对纷芸复杂的大小事务，领导往往只交待意向、方针，具体付诸行动就需要办公室工作人员在执行过程中有创造性地工作，就更需要创新意识，更需要创新思维去指导和完成自己的使命。

2.坚持实事求是

实事求是，是毛泽东思想的灵魂，是邓小平理论的精髓。它既是党的思想认识路线，也是办公室工作的指导思想。只有坚持实事求是，才能做好办公室工作，只有树立实事求是的工作作风，才能为领导决策提供可信、可靠、可行的决策。因此，要求高校办公室工作人员要调查研究要摸实情、求实效，不搞形式主义，不作表面文章;上报信息要以实为本，不搞凭空捏造，无中生有;汇报工作要说真话、实话，不夸夸其谈，不弄虚作假;总结经验不故意拔高，不搞“假、大、空”。要真正做到说话让人相信，办事让人放心。要切实转变形式主义、官僚主义的工作作风，多深入实际，多深入教学部门，不仅要做到“身入”，更要做到“心入”。想问题、作决策、办事情，都要从实际出发，以是否符合客观现实，是否符合广大教职工的根本利益为最高衡量标准。要把务实与务虚有机结合起来，务实而不陷入事务主义，务虚而不陷入形式主义。

3.落实责任追究

高校的某一项工作意图布置之后，落实了没有，无人过问;结果好坏，谁也不管，谈何“落实”。所以，要首先从办公室真正建立起严格的责任追究制，把责任落实到人头上，层层负责任，人人有压力，工作不过夜，力保工作落实。

四、勤奋的态度是高校办公室工作的保证

古人云“业精于勤而荒于嬉，形成于思而毁于惰”。提高完善自我离不开勤，工作出成绩也离不开勤。高校办公室工作要求严格，涉及层面广泛，要做好这项工作，必须要有勤奋敬业的精神，做到勤学习、勤思考、勤做事。

1.勤于学习

培根说过:“学习乃天地间第一人品。”我国古人也讲:“胸有诗书气自华”。办公室工作涉及面广，特别是又担负着为领导辅助决策的任务，日常不学习，写文章、办事情就缺乏底气;不学习，想问题、拿意见就没有见地，就无法胜任工作。因此，作为高校办公室人员，要从政治上得到成熟、从思想上得到进步、从业务上得到提高，就要牢固树立“学习为终身、终身为学习”的意识。不但要“学而优则仕”，更要“仕而优则学”，多向书本、向有经验的人、向教职工学习，通过深入学习党的各种理论政策、法规制度和业务知识，“博采众人之长”，提高业务和工作水平，通过学习，积累知识和经验，从而“厚积薄发”。

2.勤于思考

光学不思，叫做“食而不化”。学了要消化，这种消化要结合工作实践，结合整个高教改革和发展形势来思考一些问题。办公室经常接触到大量的东西，要为领导出谋划策，当好参谋助手，不思考问题是不行的。有时候，为领导起草材料，起草重要文件，就必须对整个高等教育的发展运行情况有个清晰的了解，有哪些经验，存在哪些问题和教训，包括有哪些典型，要做到心中有数，在此基础上认真分析研究，从中发现带本质性和规律性的东西。

3.勤于立事

每个人都要做事，但由于对事物的理解不同、标准不同、对事业的追求不同，导致人的行为差异也较大。作为高校办公室人员由于工作的特殊性，必须树立“勤于立事，乐于做事”的意识，在实际工作中，多研究破解难题的对策措施，多掌握推进工作的具体办法，多创造实实在在的发展成果，鼓实劲、谋实招，干实事、求实效。对领导交办的各项工作任务，要大胆创新，保质保量、不折不扣地完成工作任务。不能让领导亲自来督促、来催，而应把工作做到领导前面，主动提醒领导，切忌抱着不闻不问，能拖则拖的心态敷衍了事。

五、高效的目标是高校办公室工作的着力点

高效，集中表现为即办公室工作高标准要求、高质量服务、高效率管理。这既是衡量办公室工作姿态、精神状态、工作成效的一把尺度，也是对事业、对工作一种永无止境的追求动力，更是办公室工作高效率的具体体现。

1.办公室工作标准高

办公室的重要地位、重大责任和工作性质，要求我们的工作绝对不能满足于一般化，而必须是高标准、严要求、争一流。一方面，办公室作为高校的中枢机关，是学校的一面旗帜、一个标杆，对各部门及教职员工有着示范导向作用，必须以高质量、高水平的工作做好表率。如果我们工作标准不高、绩效不好，对基层就没有说服力，协调工作、督查落实就缺乏力度。比如，组织一个会议，每一个细节都要做到精益求精，无可挑剔，绝不能出现领导到齐了而参会人员还没组织就位，领导讲话时话筒不响了，颁奖时证书发错了等情况。现在，随着管理的科学化，对办公室提出了更高的要求。在工作方法上，要实现四个转变:(1)从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋划策，真正发挥参谋作用;(2)从单纯收发信息转变为综合处理信息，发挥助手作用;(3)从被动服务转变为主动服务，发挥服务作用;(4)从单纯凭经验办学转变为科学化管理，发挥管理作用。

2.办公室服务要求高

现在高校领导具有丰富的教育教学经验，随着时代的变代，他们的理论水平、决策水平在不断提高，领导方式方法在不断创新，对办公室工作提出的服务要求也越来越高。知识文化水平和各方面的能力都很高，办公室的同志给领导搞服务，就必须有较高的素质和工作水平。否则，就难以服务到位。所以办公室不论是政务服务，还是事务服务，都要精心筹划，周密运作，确保质量，办文要办成精品，办事要办得圆满，办会要办成样板。

3.办公室办事效率高

现代社会发展步伐在加快、生活节奏在加快，高等教育发展中的大事要事多、任务重，高校领导的担子非常重、时间非常宝贵，高校办公室的工作如果跟不上节拍，就是没有尽到责任。因此，办公室公职人员干工作、办事情一定要高效率、快节奏，绝不能拖拉误事，努力以每个同志、每个环节的高效运转保证办公室整体工作的高效运转，进而保证高校的高效运转。

高校办公室工作不同其它职能部门和教育部门，它涉及到学校的方方面面，它是一个覆盖面非常广，政策性非常强，内容非常繁杂，时间非常紧迫，保密性非常严格，质量要求非常高的中枢职能部门。因此，只有深刻领悟“严、细、实、勤、高”五个字的深刻含义，才能正确执行领导班子的各项决策，把办公室建设成为领导服务、为真理服务、为人民服务的科学管理机构。

［1］甄严.办文——细节铸就完美［J］.秘书工作，2006，(09).

［2］毛泽东.党委会的工作方法·毛泽东选集第四卷.

［3］邓宇河.学会创造性地工作［J］.秘书工作，2006，(11).