浅议人事档案整理中常见问题及措施

任春霞

(晋中职业技术学院，山西 晋中030600)

从接中共山西省委组织部关于转发中组部《关于进一步从严管理干部档案的通知》的通知，在认真领会精神的基础上，我院积极展开工作，扎实做好干部人事档案专项清理工作，对照我院实际情况和《通知》提出的新要求新精神相结合，逐条逐步整改和落实，在此过程中，发现有好多经常出现的普遍问题。具体如下：

1、档案材料内容不完整、不真实和不准确，有些档案材料作者形成不清，文字描述模糊、对象不明确，不符合干部的客观实际；

2、材料中有涂改造假和模棱两可的语言；

3、档案材料数量不全面不丰富，不能充分表现某个人在不同历史阶段表现为不同角色，有的学历不全，有的职称不完整等；

4、材料来源无根无据；

5、收集档案的时间不及时，即：做不到随办、随收、随审、随归等等，

面对出现这些情况，结合我院整理档案过程中实际特点，特提出以下在整理过程中审核的解决办法和措施。

1、判断材料是否属于应归档的内容。对于来路不明或时间不明确、无领导签字或未加盖公章的等一系列材料不应归档，等调查核实或手续完备后再放入。对于毕业生实习报告、毕业论文、体育测试本、毕业证，年度考核中形成的述职报告、工作总结、重复多余的档案材料等都不属于归档范围，对于不属于归档的材料，既不能随意抛弃或乱扔，又不能擅自处理、归档或销毁，必须填写《剔除档案材料登记表》，认真填写登记后，清理出来材料经部门负责人和相关领导批准审核后，按有关制度处理。

2、审核材料是否完备、齐全。对于已归档的历史性材料虽不齐全完整，但无可补充，可维持原状或写出相关说明情况，例如：《1979年干部履历表》中缺照片，进一步完善档案贴上现照片，一看就不真实，时间在推移，人也在发生变化，不能拿现在照片去完善前十几年的档案材料中的照片，又如：很早以前档案材料中缺印章，原学校是中专，后升为专科学校，原中专学校的印章早已作废、废止，又如何能进一步完善，这样就需要写出相应情况说明了；对于近期归档的内容一定要审核齐全完整。例如：很简单的一年一度事业单位考核表，正面自己填写的很完善整齐，可是背面小组意见、单位领导意见、个人意见空空如也，像这样的应该归档的材料，虽归档了，可是却毫无意义，考核的结果究竟是优秀、合格或不合格，无从考究，领导是同意还是不同意？自己又是什么意见？……再如：《干部任免审批表》经常是任免职务的批准机关、批准时间都有，但是往往忽略任免文件的文号的填写；《干部履历表》中填写的培训材料、科研成果、奖励证书等都填写完整，可是后面第四类和第六类中找不出相应的佐证材料；再如：职称材料，档案中体现最高的副教授的评审表，可是讲师和助教的评审表缺乏，学历也是，在干部履历表中填写专升本，但是在第四类中根本体现不出任何专升本的字样，或光有本科的学历材料，但是忽略了专科的材料，有人认为有高的就不需要低学历的材料了，甚至有的从学校拿回来直接搁置在家认为这样更保险等等，都是材料不齐全、不完整、手续不全的表现。就需要及时发现，及时通知本人要回相关的应该入档的材料。

3、审核材料信息是否真实、准确。例如：有人在《干部履历表》中的科技成果中填写获取的个人专利，在第四类中必须提供相应佐证材料，且要有相关部门的批准和证书等。再如：在现实生活中为了获取更高的学历，不惜采取高价买文凭，光有毕业证甚至还有学位证，但是没有相关的报考表和上学的档案材料，在网上学历认证也无法查到，更有甚者欺骗上学人员，报考登记表、学生鉴定表和毕业生登记表等都有，但是经有关部门查证，发现是个不合格的学校等等，给学生带来很大的不仅是经济损失，更多的是浪费了宝贵的时间。由于社会的五彩缤纷，后取学历的也出现丰富多彩，有函授的、业余的、专升本的、党校的、成人的、脱产的等等多种形式，所以针对这样情况，需小心谨慎对后取学历的不管是哪种形式领取的，都统一要求进行学历认证，以保证人事档案的保存的真实和准确。

4、审核材料的填写是否符合要求。干部档案材料中，有的人填写很随意，跟前有什么笔就使用什么笔，所以一定要求使用黑色的碳素笔，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝墨水填写，对已经构成历史材料的要进行认真的鉴别，保存有价值的档案，同时一般不得放置复印件或复写纸写的档案材料，对于近期档案出现类似情况的要退回原部门重新形成或不予收取，若实在找不到原件，复印件上必须写清楚在哪里复印，谁复印，什么时间复印并加盖复印部门的印章。

5、审核材料内容归类的准确性。在个别人的第三类鉴定材料中出现学员鉴定、学习鉴定等，像这些以反映干部学历或学习成绩为主的学生毕业生鉴定、学员鉴定、学习鉴定、结业鉴定等综合性鉴定应归入第四类，假如以思想政治、工作表现为主的鉴定就应归为第三类；像以反映学生简历、家庭情况和社会关系为主的学生登记表就应归入第一类，不要放在第四类；像政治历史问题与违纪错误混同一起的结论、调查报告、处分决定等材料，一律放入第八类，未给予处分的，以政治历史问题为主的，放入第五类，以违纪错误为主的，要放入第八类；像开除党籍、团籍等材料，按照政治历史问题或违纪案件分别放入第五类或第八类，但是入党和入团志愿书和申请书仍放在第六类，归档的材料必须细致审核，有时还必须缜密的审查里面写的内容，才能正确鉴别应归的类别。

6、编写类别和页码的审核。检查类号、顺序号是否都用铅笔写的，有的用碳素笔或油笔填写，要按照规定该用铅笔就用铅笔，该用碳素笔就用碳素笔，位置要在每一份材料的第一页的右上角稍靠里，类别和页码一律用仿宋体填写，字体要工整，大小要适中，对于第四类和九类一定要采用二级分类法，写流水号。

7、目录填写的审核。例如：干部履历表，必须写成“**年干部履历表”；特别是第五类要写清楚何单位关于何人的**的证明，第四类，学历材料要写清学校，例如：**学校毕业生登记表，评聘专业技术职务要写清楚专业技术职务，例如：申报***资格评审表。

8、材料内容顺序的审核。第五类、第八类材料的排列顺序一般是：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，像党员登记表等可按时间先后顺序依次排列。

9、档案材料加工的审核。对纸张破损或字迹不符合要求的材料，要采取复印、拍摄、扫描等方法进行复制，但是复制的材料应保持原貌，不应随意扩大或缩小或对原件进行修改，而且复制件一定要认真核对和校正，不能出现任何差错，否则保存无价值。对已破损、卷角、褶皱的材料要进行裱糊，裱糊时千万注意不能损坏原件的字迹和印章。

10、材料装订的审核。档案材料分类完毕后，审查材料的鉴别和分类是否准确，初审无误后，方可编目加工。整理基本结束后，进行复核，目录填写、排列顺序确实无误后，进行装订。档案材料在装订时，应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。特别是干部人事档案厚度超过3.5厘米，就可以分成两卷进行装订。不过，分卷装订时，必须保证同一材料在同一卷中。

11、对电子档案保存的审核。实现纸质档案信息化管理向电子信息档案化管理发展，即：将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的，不可抵赖的，能够直接阅读的电子式的文档。但是保存电子信息档案的前提是必须细致，把纸质档案按原貌复制或扫描进电脑中，在此过程中，一定要全部不漏页、不错页，让电子档案充分发挥优势，既节省了翻阅纸质档案的时间，同时又保护了档案的寿命。

总之，只有通过一步步认真的审核和校队，一本完善的有保存价值的档案才能形成，但这只是档案的最基本的条件，同时，还必须要求各级人事部门按照《干部档案管理条例》规定，坚持标准，严把入口，选配作风正派、责任性强、政治觉悟高、业务能力好的中国共产党员来从事干部档案工作，强化管理制度，充分调动管理人员工作积极性和创造性。

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