信息化背景下企业财务会计工作流程的优化分析

2015-08-15何祎

财会学习 2015年17期

文/何祎

一、前言

互联网技术被认为是人类伟大发明之一，它改变我们的日常生活方式，给我们的生活带来了更多的便利，它对经济的发展有着巨大的影响作用，经济中的各个主体都感受到了互联网技术带来的革新。在经济全球化和信息技术不断发展的趋势下，企业之间的竞争日益激烈，市场经济竞争性和公平性的特征越来越明显，企业时刻面临着被市场劣汰的危机。

在这样的经济发展和竞争形势下，企业要想获得生存和发展，就要努力提高竞争实力，要不断跟上时代的发展进度，并要满足经济发展的要求。企业要不断强化自身经济和竞争实力，就必须要做好财务管理工作，而做好财务管理工作的必要条件是要不断优化企业的财务会计工作流程。信息化技术与企业运营之间的联系越来越密切，企业要顺应潮流打破传统的企业运营模式，要充分了解企业现有财务会计流程的定位和其中存在的问题，要重视财务会计流程对财务工作的重要性，要基于信息化的要求来不断优化企业的财务会计流程。

二、财务会计的流程定位

根据财务会计流程的定义可知，它通常具有两个重要的特点，即面向顾客和跨越职能部门、分支机构的既有界限。企业面对的顾客通常又可以分为组织内部的顾客和组织外部的顾客，在经营过程中，企业的实际流程工作主要可以分为三种，业务流程、财务会计流程和管理流程。这三种流程的工作重点是不同的，企业在日常经营管理过程中产生的一系列的信息都应该被有效的记录。业务流程信息，财务信息和管理工作信息对企业制定决策和发展战略有着重要的作用。企业应该收集整理好企业的业务流程信息，并要对财务管理流程中产生的信息做好记录，经过加工后就可将其提供给管理部门，可以对经营过程进行计划、控制和评价，以便对企业的管理活动提供信息支持。

三、传统会计流程中存在的问题分析

根据传统会计的操作流程可以发现较多方面的问题和不足，传统会计流程已经无法满足现代企业的财务管理要求。企业要优化财务会计工作流程，首先就要了解现有会计流程中可能存在的问题，要对现有财务会计流程进行全面的分析和研究。

(一)传统的财务会计流程很难实现信息共享

由于传统的财务会计工作都是以手工操作和计算方式为主，传统的会计流程多是一种顺序化的业务程序，只是机械的记录不同工作内容的会计数据信息。随着会计新技术的出现和更新，会计电算化系统出现，这使得会计管理方式得到了一定程度的改善，企业可以运用一部分计算机技术来为会计工作服务，企业也纷纷建立了自己的材料核算系统和财务处理系统等等独立的系统。企业在会计工作中应用电算化技术可以相对的提高会计操作手段，提高了会计工作效率和质量，在一定程度上实现了自动化财务会计流程，这是对原有传统会计流程的优化。但是，这类信息技术并没有完全改变传统信息系统的本质，没有解决传统会计流程中存在的根本问题，各个信息系统之间的数据没有实现共享，信息隔绝和闭塞现象严重，财务信息并没的发挥其真正的价值。

例如：HX集团的下属子公司拥有自己的会计处理系统，各个子公司拥有自己独立的会计核算系统和原材料核算系统，而HX集团总部的各个信息系统之间也是独立分开的，各个部门，各个子公司，子公司和母公司HX集团之间的信息很难实现共享，而就算HX集团强硬实行信息整合，也只是单机版的信息集合，所有的财务基础资料很难由总部统一管理。

(二)传统财会流程无法准确、全面地反映企业的运营状态

传统的财务会计流程没有采用科学的会计处理技术，手工操作等手段降低了财务数据的真实性和准确性，这样的财务信息记录方式速度较慢，操作复杂，信息的及时性不能得到保证，财务信息很难及时和准确的反应企业内部问题，因此不能给企业进行科学的决策提供信息基础。由于财务处理手段的落后，导致企业的财务流程无法正确的全面的反映企业的运营状态，企业不能根据财务信息反映的情况来及时进行调整，这也在很大程度上降低了财务信息和业务信息之间的衔接性和统一性，时滞效应较大，妨碍企业进行战略决策。

例如：HX集团的下属公司众多，地域分布较广，财务工作人员的专业知识水平和职业素养参差不齐，HX集团花费了大量的人力物力进行调研和方案设计，引进了先进的会计处理软件和技术，并给财务工作人员提供了大量的培训机会，但是由于HX集团没有改变原有的财务会计流程，改变只是触及了表面问题，因此使得HX集团在短期内并没有实现理想的实施效果，反而造成了人力物力的浪费。

(三)传统财务流程无法同步实时控制

企业的日常运作和资金有着密切的联系，由于传统会计流程天生具有的滞后性，导致财务会计信息反映的资金变动情况与实际资金使用情况不相符，因此使得企业对资金流的控制能力下降。其次，企业中较多的会计信息数据采集很少能跟上企业的实际业务进展，财务报告需要经过较多的环节进行整理和筛选才能被使用，这样就使得传统的财务会计流程受限与技术水平，不能真正发挥出财务信息的作用，财务控制多是事后控制，对企业的发展没有实质性的促进作用。

例如：HX集团业务较多，机构庞大，财务会计工作量较大，需要处理的业务信息和财务信息以及管理信息数据较大，而由于传统的财务会计流程的限制使得HX集团的财务信息工作进展速度无法跟上业务进展速度，信息处理工作的滞后性明显，各个子公司和HX集团的发展受到传统会计流程缺陷的制约。

四、优化财务会计的意义

(一)实现财会流程的信息化能够有效提高财务管理工作的效率

企业若优化了财务会计的工作流程，这将直接提高财务会计管理工作效率。财务管理工作人员将不用像以前一样处理数量较多且复杂的财务数据，工作人员也不再需要在账目记录和报表上面花费过多的时间，优化会计工作流程可以可以帮助财务管理工作人员提高财务管理工作的质量，缓解其工作压力。其次，优化财务会计工作流程可以使得财务管理工作更加具有信息化，可以在很大程度上提高财务决策的科学性和合理性，可以帮助企业实时掌握财务动向，进而可以让企业能够及时发现财务问题，及时识别并避免财务风险。

(二)实现财务信息化是经济发展趋势和时代的要求

在数据化时代，互联网技术和各种信息技术的不断发展和革新，这也给企业的财务会计工作提出了更高的要求。信息化技术的应用对财务流程的优化工作具有促进作用，企业只要能够全面掌握财务信息和业务信息，就可以相对的提高企业在市场经济中的竞争力，可以给企业一种战略上的信息帮助和支持。在瞬息万变的经济中，企业要重视信息技术的应用，及时跟上技术的更新速度，迎合经济发展和时代发展对企业的要求，避免被数据信息的数量淹没，失去企业发展的重心和信息整合实力。

五、在信息化的前提下优化财务会计流程

(一)制定财务数据和业务信息的统一标准，实现信息数据的共享

企业要弥补传统会计处理流程的缺陷和不足，就要制定财务数据和业务信息统一标准，从而加紧实现信息数据共享。企业要将原始数据进行加工和整理，将其转变成为标准的编码源数据，应该要利用完整的财务数据管理系统，并要在应用过程中不断升级财务数据管理系统，可以根据相关的接口标准设置凭证和账薄等数据结构，应该按照财务数据管理的基本功能做好数据信息输入和筛选工作，以便进一步实现财务工作的无纸化办公，提高信息数据库的整合作用。

例如，HX集团在分析了传统的财务会计流程的不足之后，加紧采取措施，统一了财务信息的口径，打造了适宜集中管理的统一核算平台，如实现了子公司的固定资产总分类以及明细核算，按月份自动提取折旧，并自动进行固定资产变动管理，并将其与HX集团总部的账务进行集成，实现核销处理和账龄分析管理，制定了全面预算办法和资金管理办法，实现了财务信息与业务信息之间的同步和统一。HX集团还整合了子公司的财务信息，建立了统一的财务会计流程管理平台，实现了部门之间、子公司之间、子公司和HX集团总部之间的财务信息共享，这大大的提高了企业的工作效率和质量。

(二)构建一体化的财会流程

企业在日常的经营过程中要将确认了的单据和凭证保存到业务信息数据库中，要实现财务会计流程一体化模式。企业要生成总括性的财务报表，要善于将企业的业务信息转化成记账凭证，并及时存入企业的信息数据库之中。企业要积极构建一体化财务会计流程，以便企业能够在数据库中获取实时财务数据和信息，提高财务决策的科学性和合理性。企业要根据流程再造概念清楚编制记账凭证等非增值步骤，要充分发挥财务信息数据系统的作用和优点，要实现业务数据能够及时向财务信息进行转化，要尽可能的减少由于数据重复处理带来的时效性的降低。

例如，HX集团下属的各个二级公司和三级公司正在积极开展各自系统之间的无缝连接，并对信息系统进行升级和规划设计，将各自的生产调整管理系统、成本管理系统、采购系统和资金管理系统进行整合应用，各个子公司都采用统一的财务会计工作流程，同时出具了符合HX集团总部所需的报表，在营销方案中实现了财务流程统一化管理。

(三)有效实施事件驱动

事件驱动是指由有特定的代码输入时可以执行特定的程序指令。当信息采用事件驱动进行管理时，信息的收集者会自动的按照不同的目的来将财务信息进行不同的分类管理，同时也会按照不同的事件来设计不同的程序模型，因此，信息使用者可以根据自己使用财务信息的目的来选择不同的事件，然后根据不同的事件来开展驱动处理程序，以便获取自己想要的信息。

(四)借助动态会计平台模型，实现财会流程一体化

企业在构建一体化工作流程的工作中，要善于借助动态会计平台模型来完成，要使得业务信息可以自动化将单据转化成为实施凭证，要不断提高业务信息和财务信息之间的统一性和匹配性，要降低财务信息滞后性带来的负面作用。再者，企业要重视接收器、生成器和实时凭证等基本元素在平台模型构建工作中的作用，要为动态会计平台构建提供技术支持和资金支持。

例如，HX集团利用基础报表体系的基础数据和OLAP工具，建立了集团多视角分析模型，并充分借助了动态会计平台模型，从结构和趋势等多角度进行计划、同期、实际的年季月分析，并对企业内部的运输成本和销售价格等业务建立了分析模型，从而为HX集团公司经营和决策提供了所需的信息支持，优化了集团的价值链，拥有了国内外销售网络。