中小企业办公自动化系统的设计与实现管窥

牛 迪

（辽宁师范大学海华学院，辽宁 沈阳110000）

办公自动化系统，即“Office Automation”，简称“OA”。是通过将现代化的计算机网络功能应用到办公系统当中的一种新型办公形式。这种自动化办公系统通过数据库系统将传统的纸质信息转移并保存在电子介质当中，办公人员通过对数据库的编辑、修改、更新、共享等实现对信息的快速处理和传递，进而使办公的成本得以降低，办公的效率得到提升。同时，采用OA办公自动化系统还可以降低企业的管理成本，使企业组织内部的工作效率得以提升，进而帮助中小企业树立良好的形象，提高中小企业的整体效益。本文将从OA办公自动化系统设计的相关技术、系统的需求分析、系统设计以及系统的实现与测试几方面来介绍OA办公自动化系统的设计与实现过程。

1 OA办公自动化系统设计的相关技术

设计一个适合中小型企业办公需求的OA办公自动化系统所需要的技术主要有三个：第一个，ASP技术；第二个，数据库技术；第三个，VB技术。只有将这几种技术综合运用再一起才可以设计一个更好的OA办公自动化系统。

1.1 ASP技术

ASP是动态服务器页面的缩写，是一种代替CGI脚本程序的应用。ASP目前经常应用于动态网站当中，是一种简单便捷的编程工具，主要的功能是和数据库以及其它程序进行交互。和HTML相比，采用动态服务器页面来创建或者运行网页具有以下几点特点：

（1）使用ASP技术可以突破传统的静态网页中的功能显示，从而实现网页的动态设计、动态应用。

（2）ASP技术所编写的代码是包含在常用的HTML代码中的，因而在设计和应用过程中更加容易进行修改和测试。

（3）在网页浏览方面，ASP解释程序是在服务器终端执行的，因而，动态网页的信息会以HTML的格式传送到终端的浏览器，因而用户不会因而浏览器的限制而在网页浏览方面出现问题。

（4）在执行任务方面，ASP使用服务器端的各种组件来完成存取数据库或者访问文件。

（5）在代码保密方面，由于ASP程序是通过将结果以HTML形式传送到客户端的，因而源代码可以被很好的保存起来，避免程序代码被窃取。

（6）便于和SQL数据库连接

（7）由于ASP技术在使用过程中对软件开发人员的技术要求很高，因而需要开发人员有较为丰富的技术，否则会给OA办公自动化系统留下漏洞，不利于办公系统的安全。

随着手机等移动设备的智能化程度不断提高，通过将ASP技术与WML等语言结合在一起还可以制作手机网站，进而使OA办公自动化系统更加地高效和可靠。

1.2 数据库技术

数据库是用来储存数据资料和管理信息的仓库。数据库的产生大约在上世纪六十年代，距今大约有50年的历史，数据库技术在20实际九十年代以后得到了飞速的发展。数据库发展到今天已经不再仅仅用于简单的储存和管理信息而是成为一种先进的数据管理技术，广泛应用于我国的各行各业。

从严格意义上来说，在OA办公自动化系统中应用数据库技术的最重要的作用就是按照数据结构来进行信息的组织、储存和管理。比如中小企业的人事部门在统计本公司的人员情况时，只需要将职工的基本情况存放到一张表里，之后这张表就可以看做一个简单的数据库，将其录入到办公自动化系统中，这样在办公过程中如果需要对企业工作人员的信息进行查询或修改，只需利用计算机在数据库中查询，这样，企业的人事管理效率就会得到显著地提高，使企业的整个经营和管理达到一个很高的水平。同时，其他有关生产、财务、仓储等方面的信息也可以建立相关的数据库，这样就可以利用计算机实现自动化管理。

数据库的基本结构可以分成物理数据层、概念数据层和逻辑数据层三个层次，并且这三个层次之间是可以相互转化的。作为数据库的最内层，物理数据层中储存的都是原始数据，是需要用来加工的。概念数据库是数据库的中间层，是数据库的整体逻辑表示。在概念数据层中每个数据的逻辑关系和逻辑定义都被明确的指出，是存贮记录的集合。逻辑数据层是用户直接看到和使用的数据库，可以被称为是逻辑记录的集合。

1.3 VB技术

VB，即VISUAL BASIC，是一种可视化的，面向对象结构化的高级程序设计语言。VB不仅仅简单易学，而且具有强大的应用功能。在VB环境下，可以利用其它的技术实现高效、快速地开发Windows系统环境下的各种功能，使系统内的图形界面更加丰富，提高可视化程度。

VBScript是VB脚本语言的简称，同时也是ASP技术中动态网页编写的默认的语言形式，在OA办公自动化系统中使用VBS有四点优点：第一点，不会给服务器增加负担。由于VBS在执行过程中是由网页浏览器来解释执行的，因而不会给服务器增加负担；第二点，便于学习。VBS作为VB的脚本语言，学习和使用起来都非常简单，容易上手；第三点，便于使用。这种语言在Windows2000或者windows98SE之后的版本都可以使用；第四点，可以使用其他程序和物件，尤其是办公软件。

2 系统的功能需求分析

OA办公自动化系统设计的目的就是为了便捷办公，因而在设计之前首先要做的就是对系统的功能需求进行分析。针对中小型企业办公的需求，办公自动化管理软件必须要具备以下几点功能：第一点，系统登录管理。登录是进入系统的第一步，只有登录成功之后才可以应用自动化办公软件进行办公，只有在这种情况下才可以保证资源被需要的人利用，同时使信息更具有保密性，更利于办公过程的严谨性；第二点，用户管理。对于中小企业来说每个用户都有自己的权限，这样，每个工作人员可以在自己的权限范围内进行相关的操作；第三点，日常信息管理。对于中小型企业来说，信息处理不及时，信息管理不当都会给企业发展带来严重阻碍，因而日常信息管理是办公自动化软件必备的功能；第四点，办公管理。针对企业中部门的设置不同，企业的性质目标不同，应该有针对性的设计办公软件。以旅游行业为例，要为旅游类企业设计办公自动化软件除了常规的管理功能之外还应建立详细客户数据库，国内外旅游景点数据库以及国内外文化资料数据库等。

OA办公自动化系统的功能需求分析还要对数据量和性能需求进行分析。对于中小型企业来说，虽然企业的规模较小，但是对系统功能的需求确实很全面的，而不同的系统的负荷都是不一样的，因而需要对企业的数据量进行分析。系统对信息的保存一般都有一定的时限，对过期的信息需要处理，因而要对企业的数据进行分析，通过分析确定不同类型的信息的储存位置，不同位置的信息容量。OA办公自动化系统还应具备以下几点性能需求：第一点，可靠性。OA办公自动化系统必须可以实现24小时至少30天的不简单连续运作，如果系统在运行过程中出现错误或者障碍时，系统必须保证数据库的完好无损或者重要文件的及时修复；第二点，安全。OA办公自动化系统中的数据库并不是每个人都可以查询、修改的，对于某些有特定意义的数据库应该需要特定的密码验证之后才可以进入操作；第三点，性能。对于中小型企业来说，由于人数的有限，因而办公系统的容量并不需要过于庞大，但是也要为未来的发展和数据库的不断完善留出足够的空间。通常来讲，系统并发用户的数量保证在2000左右就可以保证一个中型企业的正常运作。并且，应保证系统登录的时间控制在3秒以内，同时操作过程中的每一个指令的响应时间也应该控制在3秒；第四点，易用性。在办公系统中，用户可以很容易的进行相关的操作，同时，对于一些不常用的操作，系统可以提供响应的指导；第五点，可扩展性。对于用户来说，随着办公规模的变化，办公内容的更新，办公软件也需要进行相应的调整，因而系统必须具备二次开发的性能。

3 系统设计

3.1 设计目标和设计原则

在进行系统设计时需要遵循的设计目标就是提高中小企业的整体办公效率和办公质量，实现办公条件的改善和办公成本的降低，具体到系统的设计过程中应用要保证实现以下几点目标：第一，安全、便捷、可靠；第二，快速生成相关的数据报表，对及时对报表进行提交和打印；第三，键盘或触摸操作；第四，有强大的信息管理功能；第五，有严格的权限设置。

在设计过程中OA办公自动化系统应以应用为核心根据企业的工作需要和工作状况充分利用现有资源来实现未来发展的目标，设计原则主要包括以下几点：

（1）实用性和易用性：系统中的各项功能应该是一目了然的，并且符合大多数人的浏览习惯，同时，系统中的功能要层次分明，既要有核心功能又要有辅助功能，进而保证正常的使用。

（2）复用性：系统应该具有反复操作、反复更新的性质，保证系统可以应对企业需求的变化。

（3）安全稳定性：系统在正式投入之前要经过严格的测试，保证系统在正式使用过程中的安全稳定、

（4）可维护、可拓展性：系统在使用的过程中具有很强的灵活性，可以在预期的范围内进行扩展，同时系统的日常维护管理操作都较为便利。

3.2 系统架构设计

系统的架构设计是一组组件，是对在某种环境下可能会反复出现的问题以及解决问题的方案的描述。架构既可以用代码来表示，也可以用来执行操作。整个系统采用的是net结构，在开发语言上选择的是VBScript，数据库采用的是关系性和非关系性数据库相分离的技术因而可以支持多种数据库同时使用，并且为了提高系统的整体性能，通信协议建议采用HTTP或者TCP/IP。

整个系统分为三个逻辑层，每一个逻辑层都有一套相对于的接口，具有不同的作用。表示层是第一层，主要是图形界面。在表示层，用户可以读取数据以及进行操作。在表示层包含HTML、ASP等数据系统，通过规定的工作流程和接口，用户可以完成日常的事物处理；应用逻辑层是第二层，也被称为中间层，是使用者为了获取数据而调用的代码，之后通过表示层将代码转换成数据格式显示处理；最后一层为数据层，数据层是用来实现数据的管理和数据的交换的。

4 系统的实现与测试

系统的实现与测试是系统设计完成之后的最后一个环节，测试的目的就是发现软件中存在的问题和缺陷，值得注意的是，系统的测试环节不能证明软件不存在缺陷，只能不断降低系统的缺陷，从而保证软件的质量。通过系统的测试保证软件具备设计目标的所有需求，同时为系统的质量评估提供依据，给质量改进提供帮助。一般来讲，对于系统的测试之前会将不同的程序看成不同的类，测试工作就是围绕这些类来展开。测试的流程主要包括单元测试、集成测试和系统测试三类。单元测试是对最小的软件设计单元也就是模块的验证工作，测试的目标是保证模块的编码是正确的，同时发现重要控制路径中出现的问题并及时解决那些不易显现的错误；集成测试主要目标是通过测试发现模块与模块接口之间存在的问题，对象主要是那些通过了单元测试的模块，通过将那些模块构造在一个程序结构当中，进而对模块和接口之间存在的问题进行检测，在测试过程中应避免一次性的集成，集成测试的主要内容是API和API的参数组合；系统测试是根据系统的需求规范而进行的测试，系统测试的工作人员相当于用户的代言人，主要通过对系统的操作来确保系统具备所有需要的功能，并且性能达到设计标准。在系统测试的过程中针对系统的设计测试用例可以对系统的可靠性进行操作。在测试之前可以先编写测试用例表和操作流程表，之后按照表格进行操作，并记录每一步的操作结果判断是否和预期结果相一致。

测试结束之后应对测试的结果进行分析，从而把握系统的功能，找出系统中存在的缺陷以及缺陷存在的原因，之后编写系统测试报告。

5 总结

OA办公自动化系统为中小企业提供了一个现代化的办公管理平台，通过这个平台企业的各个部门可以快速、高效、智能的办公，从而摆脱传统的繁杂的手工劳动，为企业增加效益。在OA办公自动化系统中要注重为用户提供一个便捷、美观的界面，同时通过在系统中加入更多的动态因素使界面更加活泼。同时，在今后的学习设计当中，应逐渐在OA办公自动化系统的设计技术中加入PC等不同平台的支持，从而使办公智能化水平更高。

［1］刘燕茹，罗利霞，李丽娜，于敬达.基于.NET框架的中小企业OA办公自动化系统的设计与实现[J].科技信息，2014(11).

［2］古庆华.中小企业OA办公自动化系统的设计与实现[J].计算机光盘软件与应用，2013(02).

［3］孔令涛.企业办公自动化系统的设计与实现[J].才智，2013(24).

［4］李燕.企业办公自动化系统的设计与实现[J].信息与电脑：理论版，2014（04）.

［5］蔡健德.基于.NET的检察院办公自动化系统的设计与实现[D].厦门大学,2014.