现代人事档案管理模式
2015-08-15孙晔
孙 晔
(牡丹江市新型农村合作医疗管理办公室 黑龙江 牡丹江 157000)
一、封闭式管理模式
此种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理。主要是领导或组织上使用,一般不对外使用。目前,对党政机关、企事业单位在岗的国家干部、教师、科研人员等人事档案大多实行这种管理模式。这种模式具有一定的特点与长处。
其特点长处主要表现在:(一)有利于本单位人事档案的收集和管理。本单位内部人事机构对本机构人员、工作内容非常熟悉与了解,人事档案来源单—,仅限于本机构人员,因此在收集工作中可以较全面系统地收集。又由于本单位工作内容大体相同,因此,对其人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准,便于管理。(二)便于本单位领导及时使用其人事档案。由于本单位保管人事档案,领导需要了解人员经历、成果等状况时,很快就能从本单位入学档案机构查阅到,不必跑路也不费时费力。(三)有利于人事档案的保密,因为人事档案材料是组织上在考察了解和使用人的过程中产生、形成的,它记载着有关知情人为组织提供的情况,这些材料上记载的内容,由组织上统一掌握和使用,对人事档案的保密具有较大作用。
二、开放式管理模式
(一)开放式管理模式的含义
这种模式是在市场经济条件下建立的—种新模式,与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关。这种模式的含义有以下四点。
第一,人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。
市场经济的建立,产生了许多经济组织形式,这对人才的吸纳、流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事代理制度应运而生,使人事管理变成了一种社会化的活动,因此,作为人事管理重要组成部分的人事档案工作,也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说,不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构,只收集管理本单位人事档案,市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构,如各省市人才市场建立的人事档案管理机构,这种机构不是管理本单位人事档案的机构,而是面向社会,其管理对象包括该社区范围内所有流动人员人事档案,其服务对象更具有社会性,可以为整个社会提供人事档案服务。
第二,人事档案来源的广泛性和内容的复杂吐。
人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性,决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源单—,仅限本机构人员,内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,由于每类人员身份不同,集中起来显得人员复杂,其档案内容也是丰富多样。
第三,利用者对人事档案需求的多样性。
市场经济的发展离不开人才,无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才、选拔合格式优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业,都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用者用途等多样性,导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围,不仅组织上需要,许多个人也需要,那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用。但人们的要求不完全一样,呈现出多种多样的需求。
第四,人事档案管理方式和服务方式的开放性。
市场经济的建立,减弱了人事档案政治化、神秘化的程度;与此同时,信息技术和因特网的飞速发展,改变了人事档案管理和服务方式,可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化管理和服务方式,使人事档案管理部门与外界的人才信息交流,由单一的途径变为开放式的交流模式。
(二)人事档案开放式管理模式的意义
在中国,人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作,原单位领导不同意调走,其人事档案和户口就不能转走,那么,即便是这个人调走了,但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式,每个人是社会人而不只是单位人,每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理、与户籍制度、人事代理制度协调运行,那么许多问题都会迎刃而解。可见,社会主义市场经济条件下,建立一种社会化和开放式人事档案管理模式是非常必要的。
三、两种模式比较
第一,两种模式各有利弊、处于并存阶段。人事档案社会化开放式管理模式,是市场经济条件下的一种新模式,是对传统人事档案管理模式的补充,与传统人事档案封闭式管理模式处于并存发展阶段。传统模式中,人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理,比较封闭和内向,在过去人事档案管理中起到了重要作用,在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯—的模式,而应更新、改革旧的模式,建立新的模式,社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式。
这两种管理模式处于并存发展阶段,各有利弊,传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护,方便本机构使用具有优势,但过于封闭,利用面不广,实行规范化、网络化管理难度较大;新的管理模式服务面广,便于社会各种机构和人员利用,易采用现代化、网络化管理方式,但存在泄密、丢失等问题,我们应充分发挥两者优势,克服各自弊病,使人事档案管理模式更加充实与完善。
[1]孙小璇.如何建立适应现代学校管理要求的人事档案管理模式[J].广东档案,2010(03).
[2]唐晶.当前我国人事档案管理发展方向的探索[J].山东大学,2007.