谈重大活动档案标准化建设

田 阳

(齐齐哈尔市军队离休退休第二休养所 黑龙江 齐齐哈尔 161000)

《齐齐哈尔市重大活动档案管理办法》(以下简称《办法》)业经2013年2月26日市人民政府十五届十次常务会议通过，现予发布，自2013年5月2日起实施。如何深入贯彻《办法》，切实加强重大活动档案工作，是我们各级档案部门和广大档案工作者职责所在。

一、深刻理解《办法》颁布实施的重要意义

(一)《办法》有力地推动了重大活动档案工作的法制化管理。在实际工作中，往往重大活动的主办和承办单位对档案收集管理工作的重视和认识程度尚不到位。在制订重大活动实施方案时，没有同时制订重大活动档案管理办法，没有明确责任部门和人员，缺少相应的收集、整理、移交、保管等措施，影响了重大活动档案的齐全完整、准确系统。

(二)《办法》有力地加强了档案管理部门监管职能的发挥。在实际工作中，档案管理部门对重大活动档案工作监督指导职能发挥的尚不到位。需要制订与《齐齐哈尔市档案管理条例》相配套的规章制度加以补充完善，以进一步提升档案工作管理水平，从而实现档案行政管理部门变被动服务为主动服务。因此，出台《齐齐哈尔市重大活动档案管理办法》对重大活动档案管理工作中存在问题加以规范，是十分必要的。

二、关于《办法》中主要问题的理解

(一)关于重大活动档案的概念定位。本办法所称重大活动档案，是指在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子、标志性实物等不同形式的历史记录。

本办法对重大活动所包含的具体内容从九个方面进行了准确表述，便于同其他专业档案工作进行区分。它不仅赋予了档案部门新的使命和任务，更凸显了重大活动档案工作新的责任和价值，是完善国家档案资源体系功能的需要。

(二)关于重大活动的范围。本办法规定的重大活动的范围包括了各级党委、人大、政府、政协和纪委召开的重要工作会议及主要负责人的出国访问、视察工作等重要事件;包括了重大经济、科技、文化、体育、外事、宗教等活动，包括了重大自然灾害和重大责任事件抢救等活动。本办法将这些活动明确列为调整范围，对于主办、承办单位更好的贯彻落实本法，收集相关档案具有重要意义。另一方面，上述活动产生的文件资料对党和国家来说都很重要，应当作为政府重点监督管理的对象。

(三)关于重大活动档案工作的职责分工。造成重大活动档案管理混乱的一个重要原因是相关部门的职责不清、分工不明。为解决这一问题，《办法》对各级人民政府、档案行政管理部门、主办、承办单位和综合档案馆在重大活动档案工作中的职责进行了明确。

(四)关于重大活动档案工作的具体业务规定。为保证重大活动档案资料的收集齐全、集中管理、有序移交、保管安全、监督及时。《办法》对重大活动档案工作在时间、程序和特殊档案的收集、移交等方面做了具体规定。比如，声像档案是档案资料的重要组成部分，是能够直接反映活动场景的主要依据。许多主办、承办单位和新闻媒体没有给予足够重视。大量原素材声像资料散落在个人手里，许多人将之作为自己的知识产权成果而据为己有，拒不归档，或者按照惯例予以删除。移交本单位的只是作为新闻宣传而剪辑过的一小部分声像材料，不能反映活动的主要原貌。因此，《办法》特别规定重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的，新闻媒体应当在活动结束之日起30日内向本级国家综合档案馆移交一套原素材声像档案。

重大活动结束必然涉及到档案的归属和移交问题，这里分两类情况，一类是活动由临时机构组织开展的，那么随着活动结束，机构的撤销，根据档案法律法规规定，应该移交国家综合档案馆保管。另一类是没有临时机构而是由某个单位主办或承办的，活动结束后，该单位也不会因此撤销，理所当然，活动档案要移交主办单位或承办单位进行集中管理。

三、加强重大活动档案工作发展对策

一要进一步搞好宣传教育。要充分利用各种媒体，对档案工作促进重大活动发展进行广泛深入的宣传，使广大档案工作者把思想认识统一到《办法》的规定上来，把工作重心摆放到抢抓机遇、加快发展重大活动上来，增强建立健全重大活动档案工作的责任意识，进一步推进重大活动档案工作健康发展。

二要继续规范重大活动档案工作。重大活动档案作为动态信息，具有连贯式管理的特点，要按照《齐齐哈尔市重大活动档案管理办法》的要求，切实加强业务建设，要随着重大活动发展壮大不断丰富和完善档案内容。

三要进一步完善重大活动档案信息服务手段。要树立“服务为先、内容为主”的理念，加快现代信息技术的应用，积极开展重大活动档案数字化建设，方便人民群众对档案信息的利用。

四要发挥典型引领作用。各级档案部门要大力宣传示范重大活动建档工作好典型，档案工作为重大活动服务的好事例，让重大活动和农民群众看到实实在在的效果，打消办社不建档的思想顾虑，形成积极主动办社建档的良好氛围。

五要加大投入，完善服务设施。各级党委、政府要把抓好重大活动档案工作与开展群众路线教育活动紧密结合起来，增强档案工作责任意识，真正纳入议事日程，加强投入，实现重大活动档案工作与重大活动同步发展，促进全市重大活动档案工作均衡发展。

六要切实采取有效措施，加强档案业务培训，建立起一支真正适应新时期重大活动转移工作需要的档案干部队伍。