浅谈农业科技档案规范管理和开发利用

郭承尚 唐开蓉

摘 要：农业科技档案不仅是历史的真实纪录，更是现代农业科技信息的承载体。科学规范的管理好农业科技档案，开发利用科技档案信息资源，使其尽快转化为现实生产力，是农业科技档案发挥经济和社会效益的重要途径。该文分析了十堰市农业科学院在农业科技档案规范管理、开发利用中存在的一些问题，并提出相应的对策建议。主要包括：科学规范管理档案，加强档案信息开发利用等。

关键词：农业科技档案；规范管理；开发利用；十堰市农科院

中图分类号 G27 文献标识码 A 文章编号 1007-7731（2015）14-161-02

农业科技档案是在农业科研和推广工作中形成的，具有保存、查考和利用价值，并经过系统整理，科学保管的农业科技文件材料。它是农业科研和推广单位科学技术活动的真实纪录，是农业科技工作者劳动和智慧的结晶，是农业科技信息的一种储备形式。因此，农业科技档案不仅是历史的真实纪录，更是现代农业科技信息的承载体。科学规范的管理好农业科技档案，开发利用科技档案信息资源，使其尽快转化为现实生产力，是农业科技档案发挥经济和社会效益的重要途径，也是我们广大农业科技档案工作者所应追求的目标。笔者作为1名基层农业科研单位的档案管理人员，现就所在十堰市农科院农业科技档案的规范管理和开发利用淡一点粗浅的看法。

1 农业科技档案管理存在的现实问题

一是设施落后。从档案保护角度看，纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像，且各种介质的档案均存放在传统的铁皮柜中保管，缺乏必要的档案保护设施，不利于长期保存，档案现代化管理水平低。二是档案数字化管理滞后。由于条件有限，档案室只是简单地把归档材料立卷归档，把档案信息要素录入计算机，在查询、借阅、管理、利用上方法原始，缺乏技术支撑，严重影响科技档案管理水平。三是科技人员归档意识淡薄。部分科技人员归档意识不强，存在着归档不及时或把档案材料视为私有拒绝归档的现象，不能够积极主动配合档案管理工作，影响了档案的齐全完整。四是档案管理者專业技能不足。现有档案人员均是“半路出家”，由农业技术岗位调整，经简单培训、自学上岗，缺乏专业技术知识，影响了农业科技档案的管理质量。

2 强化我院农业科技档案管理的对策及思路

2.1 科学规范管理档案 在农业科技档案的管理过程中要切实遵循国家农业科技档案管理基本技术规程，不能另搞一套，随意任性。相对于文书档案和其它专门档案，农业科技档案管理有其自身的特点和规律，具体体现在4个方面。一是归档范围广，时限长。大体可分为科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报，推广应用等5个阶段，结题归档。二是归档形式多样化。农业科技档案的归档形式主要有文字、图表、声像、多媒体、数据库、硬盘、光盘、成果审定证书、安全评价证书、获奖证书、奖杯奖牌、专利证书、技术规程、行业标准等。三是分类方法是以专业、课题、时间、地域相结合，遵循方便查找、便于利用的原则。四是档案载体材料存在着不规范性，农业科研试验材料大都形成于田间地头，规格不一，污染严重。根据农业科技档案自身的特点和规律，强化管理要从以下几点着手：一要强化农业科技档案意识，这其中领导重视是关键。作为农业科研推广部门要充分认识到农业科技档案是农业科研和推广工作的重要组成部分，与文书档案和其它专门档案具有同等地位和作用，是推动农业科技进步的必要资源，要用制度和纪律来约束科研人员积极主动的配合搞好科研材料的归档工作。二要对归档时限和归档材料的质量标准硬性规定，严格把关，确保案卷质量。三要建立健全农业科技档案各项管理制度，科学规范的管好用好档案。四要更新添置必要的软硬件设施，以适应档案管现代化要求。五要稳定农业科技档案管理队伍，定期对档案人员进行专业技能培训并尽可能的给他们提供考察学习的机会，提高他们的专业技能，从根本上提高农业科技档案正规化管理水平。

2.2 加强档案信息开发利用 开发利用农业科技档案信息资源是档案提供利用工作的拓展和深化，是针对社会有关方面的需要，通过各种方式对科技档案中存储的信息进行挖掘和再加工，使其尽快转化为现实生产力的重要工作，也是实现科技档案最大经济效益和社会效益的有效途径。目前，我院农业科技档案信息化开发利用管理还存在许多问题。主要表现在以下几个方面：一是科技信息管理观念滞后。部分领导和技术人员对农业科技档案信息化管理存在偏见，一个科研项目结题后所有档案材料归档保管就完事了，只要不损毁、不丢失就行了，任其“睡觉”，等“客”上门。对于如何更好的把档案信息资源开发利用到农业科研和生产实践中想的很少，做的不够，缺乏手段。这种现象已成为制约我院信息化管理进程和推进科研发展的瓶颈，与当前形势发展和农业科研任务的需求不相适应。二是科技信息管理职能弱化。由于对农业科技档案信息化管理认识不够，对如何开发利用档案信息化资源研究的少，投入的少，软硬件设施落后，管理人员素质低，对入库档案只尽到1个仓库保管员的职责，被动收集、被动保管、被动利用，不对档案信息进行筛选、编研、加工，造成我们的科技人员经常处于“要找的信息找不到，不要的信息到处跳”的局面。三是科技信息获取的渠道不畅。目前我院信息管理服务部门在信息收集上仍处于“自花授粉，等米下锅”的落后模式，信息来源仅限于归档的现成档案，对社会信息资源收集挖掘不够，一方面是我们的软硬件设施配套跟不上，缺乏技术手段，另一方面则是我们的管理人员工作积极性和主观能动性不够。四是科技信息缺乏时效性。我院虽建有自己的网站，但内容贫乏，更新周期长，没有在兄弟科研单位之间建立科技信息内部管理体系和传输体系，科技信息化管理水平低，科技信息和统计数据质量的时效性低，一定程度上造成科研决策缺乏科学性、完整性、持续性，信息资源不能充分共享利用。当前，我院既是丹江口库区（十堰）生态农业研究院筹建和长江经济带开发的主要平台，也是直接参与者和建设者，更是省农科院和十堰市人民政府农业科技专家大院的承担者，历史赋予我们在十堰大农业发展中的艰巨任务和重要角色，我们有责任、有义务把这场重头戏演好、演上位、演出彩。在今后我市农业发展战略实施过程中，农业科技创新对农业科技信息的需求会越来越突出，这为我们农业科技档案信息的开发利用提供了良好的契机和平台，所以，加强农业科技档案信息资源的开发利用是我们档案管理工作的重中之重，也是我们农业科研单位和农业科技档案工作者的职责所在。要多途径多形式的收集、挖掘、整合、编研实用农业科技信息，利用各种载体、各种形式加强对农业科技档案信息的开发利用和社会化服务，变死档案为活档案，变被动服务为主动服务，将信息化与农业科技有机的结合起来，为促进十堰农业科技结构优化、水平提高、协调和可持续性发展扮演好我们的角色。 （责编：徐焕斗）