浅述档案信息资源的开发与利用

田丽丽

摘要：随着市场经济的發展，信息已成为当今社会重要资源，知识密集型的综合技术依赖于信息，信息在社会中的重要地位越来越被人们所认识。如何更好的利用档案信息资源已成为当前主要问题，现就相关问题进行论述。

关键词：档案信息资源；开发利用；原则；途径

随着市场经济的发展，信息已成为当今社会重要资源，知识密集型的综合技术依赖于信息，信息在社会中的重要地位越来越被人们所认识。如何更好的利用档案信息资源已成为当前主要问题，现就相关问题进行论述。

一、档案信息开发与利用的必要性

档案信息是宝贵的资源，是当代科学技术信息、材料、能量三大支柱之一。是社会主义现代化建设中不可再生的潜在资源，搞好社会主义现代化建设，不仅需要先进的科学技术、现代化设备和丰富的能源，而且需要信息资源。

目前，我国正处在全面进行社会主义现代化建设，深化改革的新时期，档案信息的获取，传递和利用，已经越来越成为关键性的因素之一。档案信息是决策的依据，正确的决策来源于正确的判断，而正确的判断又来源于准确的信息；反之，如果信息不灵，就会造成严重的损失。所以没有信息，就没有正确的决策。

档案记载着各个时期单位工作的历史经验教训和成就，同时也反映了不同时期所存在的问题，同其它要素一样，它也是—种生产力。在深化改革的今天，如何才能使这部分生产力变为有价值在档案信息，为领导决策，为当前经济建设服务呢？笔者认为不论哪级政府，哪个部门在每考虑一项新的工作时，在制定决策前，必须具备两条信息：一是要有决策的工作经验，二是要有决策的技术信息。而强化档案信息的意义就在于客观的认识事物的规律、发挥其价值作用，这种价值就是技术水平、社会需求以及历史作用所决定的。把潜藏在档案中的价值的档案信息发掘出来，加以筛选，并在实际工作中加以运用，使之转化为直接的生产力。

二、档案信息开发与利用的原则

档案信息开发利用是一项科学性很强的工作，应根据实际情况做好这项工作。要坚持档案信息开发利用的原则性，即“针对性、适应性。客观性、适时性”。

针对性就是要求档案信息开发利用工作，要围绕本单位的中心工作，针对生产经营和技术活动中的主要任务及关键性问题.适应性就是要求为本单位提供和选择最有价值的档案信息，提供的档案信息切实可靠，适应性强.客观就是要求要严格依据档案材料中所记载的事实数据和在生产、经营、科研等各项活动中形成的原始材料，不得随意变动，所提供的档案信息真实的反映历史面貌。适时性就是要求档案信息传递要及时。

三、档案信息开展与利用的途径

搞好档案的信息开发工作，必须加强调查研究和报道工作，做好档案的超前服务，跟踪服务和主动服务。调查研究就是要深入的调查了解档案需求人员对档案信息的需要是什么，他们在利用档案过程中有什么建议要求及存在的困难等，根据实际情况，有的放矢地制定计划，开展利用开发工作，充分发挥档案信息的作用。加强宣传报道工作是档案信息开发利用工作的主要方法，因为档案部门存有什么档案，利用价值如何，使用者不清楚的，这就需要档案工作者主动宣传介绍所存档案的内容和利用价值。工作方法有编制档案专题目录、主要文件目录、案卷目录汇编等等，还可以编制档案室简介、全宗介绍、专题介绍。但要根据国家和企事业的有关保密规定去做，坚持内外有别的原则。档案工作者必须在自己的工作中，去努力开发档案成果，实现档案的自身价值，发挥档案的凭证作用，用事实争得各级领导和同志们的肯定，承认与支持。

档案的开发利用是档案工作的出发点和立足点，搞好主动服务，又是搞好档案工作的重点和难点。首先，要求档案工作人员了解室藏档案内容，这是做好主动服务的基础。为了及时、准确、快速地提供服务，要是编制各种检索工具.如：“案卷目录”、“卷内目录”、“重要文件目录”、“档案分类卡片”等。充分利用微机存储，加工、传递的作用，多方位地揭示档案信息内容，只有这样，才能搞好主动服务、才能准确，及时、快速传递信息。

建立信息传递网络，把档案信息资源开发与业务工作有机结合；发挥网络职能结合，信息广的优势，及时与基层单位及业务部门取得联系，建立本系统及所属基层单位档案信息网络，提高档案开发利用率。

同时要加强信息反馈.档案信息是可以再利用的资源，再利用的次数多，说明它的价值大.因此，档案人员对档案信息的利用情况应进行随访，了解利用情况，征求利用者的意见，利用者应及时反馈利用效果，从而促进档案业务基础工作的完善，提高档案利用率，以充分发挥档案的作用。

四、档案信息开发与利用的种类

档案部门应根据本单位的实际情况，分析研究本部门档案信息开发利用的规律和需求的类型，从大体上看基本可分为三种类型：

一种是，经营决策方向的信息：分外部和内部信息。外部信息包括国内外市场信息，国内外同行业科技信息、政策信息等。内部信息包括生产信息、计划信息、管理信息、行政信息、产品信息、技改信息等。

其次是，企业管理方面信息，财务管理信息，基本建设信息。各种计划，规划、标准化信息，人才培养与使用信息。

第三是，科研活动中信息，科技发展信息，技术经济信息等.因此，要求档案部门要有强烈的服务意识和创新意识，改变档案部门的传统管理方法.档案的信息开发利用，使档案部门逐步走向规范化、标准化，科学化的现代化管理转变。要求档案人员必须努力学习先进的科学管理方法，掌握现代化的科学知识的人才。

档案信息开发利用，主要体现在档案信息开发利用参考资料的编研成果上，首先是根据档案的内容进行深入系统的研究，然后对档案材料进行编纂和精选加工，要注重编纂的质量，为广大利用者提供比较集中、系统的、可靠的各种档案资料的汇编和参考资料。

五、注重档案信息的编研

档案信息编研工作是开发档案信息资源的重要手段，档案信息编研工作的好坏，充分显示了档案的价值.这是档案提供服务，开拓利用的最有效的方式，这是企业进行决策研究和科技开发活动的重要组成部分，这是企业档案管理水平的一个具体体现。

档案信息工作将具有普遍利用价值的档案资料汇编成册提供利用，这是档案信息编研的过程。它侧重于编，它是将对档案材料的分析研究将属于同一类型、同一问题的档案材料归纳、概括，评价汇编成册。档案信息编研工作将档案编研的内容，通过讨论和探讨得出一定的观点和结论，它将对汇编出的同一类型，同一问题的信息进行反复筛选。通过对档案材料的统计、分析、对比、推理、判断。综合等逻辑思维过程，来了解现状、预测未来发展趋势，产生新的观点和新的发现。

综上所述，档案信息的开发和利用既是档案工作的最终目的。也是档案工作赖以生存的前提条件。因此，积极开发档案信息资源，为国民经济和社会发展建设服务就成为我们各级档案管理部门和从业人员的重要职责，而提供利用这一环节正是档案发挥作用。为企业服务的直接具体体现，所以档案信息的开发利用工作是推动整个档案工作向前发展的最有生命力的因素。做好档案信息的开发利用工作，对于充分发挥档案作用，实现经济效益和社会效益都具有非常重要的意义。