阐述如何做好档案管理工作之我见

孟晓华

摘要：档案管理工作是单位管理工作的一部分，是提高单位工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的档案管理，是衡量一个单位管理水平的重要尺度。单位档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

关键词：档案管理；提高；工作效率

一、增强服务意识，提高服务水平，争取领导重视

无论任何单位的任何一项工作，都必须得到领导的重视，才能使这项工作顺利开展，档案工作也如此。领导对档案工作的价值和认识程度，决定着他们对档案工作的态度，从而在很大程度上决定着档案工作的发展。把档案工作列入议事日程，是规范档案工作的需要。档案管理人员应该充分发挥其主观能动性，以实际行动去影响并争取领导的重视。要使单位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同时重视档案工作。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因，领导的重视是外因，外因必须通过内因起作用。然而如何发挥主观能动性，争取领导重视，档案管理人员应当做到如下几点：

（一）加大档案宣传力度，使领导增强档案管理意识

有的单位领导对档案工作重视不够，很多都是因为缺乏档案意识，认为档案工作在一个单位可有可无，因此，对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的，要经常把有关文件、材料给领导看，在领导的脑海里留下印象，尤其是一些与本单位密切相关的材料，很可能会使领导看后受到启发，并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况，多谈一些搞好档案工作对单位的益处，使领导更加重视档案工作。

（二）爱岗敬业，使领导满意自己的工作

领导是否重视档案工作，很大程度上取決于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。

二、拓宽视野，加强现有资源的综合利用，实现现代化档案管理

（一）增强责任感，提高管理意识

档案管理是一门专业性很强的工作，管理人员既要有高度的工作责任感，良好的职业道德，细心办事的工作态度，乐于奉献的工作精神，又要有扎实的管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识，不断开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。

（二）不断加强学习，掌握管理技能

目前，电子计算机技术在档案管理中的广泛运用，可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作，这种现代化科技手段和先进操作管理技术，都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求，也是档案工作者的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握，努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。

（三）利用现有资源，整理档案

档案记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，尽管都依照统一的标准，但因每个人的理解能力不同，对同一个文件有不同的分类，因此不可避免的产生分类不准的现象，影响案卷的质量，给利用工作带来不便。因此，要发挥计算机的管理优势，减少手工操作，提高工作效率。

三、单位管理的优化政策和措施

（一）运用专业体系完善单位的管理制度

没有规矩不成方圆。对于事业单位工作档案的管理工作者，对相关的领导者而言，一方面，领导者和相关单位合作制定相应的制度，从根本上解决档案收集不完整，收集困难的问题，结合专业的知识体系出台适当的惩罚措施及硬性规定；另一方面，对于工作者，定期地进行培训，培养自身的素质，提高工作能力，使工作者意识到该部门是责任重大的部门，担负着整个管理计划的开展， 将工作压力其变换成动力，提高工作热情，促进事业单位工作档案收集整理工作的高效进行。

（二）提高从业人员工作参与度，把握工作规律

在事业单位的工作过程中应该增加工作人员和老员工、工作人员之间的互动交流活动，增加工作人员的参与程度，进而打造一个活跃高效的工作环境，帮助初入门的工作人员更好学习思想政治工作规律。初步进入工作环境的工作人员，对事业单位规规矩矩的思想和工作模式不大适应，对于思想政治方面，在工作环境上可以鼓励工作人员对书本上或者老员工所讲的内容不明白的地方提出疑问，提高在工作中对于掌握思想政治工作规律的参与程度，进而激发工作人员学习进步的主观能动性。经过相关部门人员的不断努力，近期事业单位档案管理的工作有了突飞猛进的变化，很多地区的档案管理得到改善，相关的工作人员在工作态度和工作积极性上也有很大的进步。事业单位其他方面的工作与档案收集整理是息息相关的，材料管理工作的提升，对其他工作起到了很大的促进作用。

四、注重管理团队建设，完善管理制度

首先，对于管理人员专业素养的提升来讲。各级组织人事部门应选择在政治方面较为可靠，且具有较强责任心的共产党员来负责干部档案的各项管理工作。同时，主管部门也应该定期的组织档案员参与专业、系统的业务知识培训，管理人员自身也要不断的学习积累，注重自身专业素养与政治觉悟的提升，认真负责的对待管理工作的各个环节，进而从整体上提高档案管理队伍专业素养的提升。其次，在管理制度完善上，应注重信息化管理机制的建设，不论是档案的收集、归档，还是利用等方面都要制定严格的管理制度，并以此来避免出现虚假材料。同时，对于案卷整理工作的相关细则也要做出进一步优化，从而为其各项整理工作的科学、全面开展提供有力保障，也为考察、任用干部人员提供更准确、真实的信息内容。

总之，基于我国现代企事业管理的现状，档案人应积极吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，来适应档案管理工作的新形势。

参考文献：

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[4]李彩霞.提高档案利用效果的途径与办法[J].兰台世界，2008（10）