高校档案监督指导工作再认识

李福琴

摘 要 高校档案信息资源既是高校工作长期开展不断地完善取得的成果，又是高校事业发展和创新的有力保障。但是，随着高校教育事业的发展，高校档案随之产生数量庞大、种类繁多、质量不高、数据不齐、规模不一的现象。这些问题若不能得到及时有效的解决，会给高校档案的建设和发展带来严重的影响。因此，加强对高校档案监督指导工作，是高校档案事业发展的重要保障。

关键词 监督指导 发展 保障

中图分类号：G647 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.07.009

Reconsideration of University Archives Supervision Work

LI Fuqin

（Wuhan University Archive， Wuhan， Hubei 430072）

Abstract University Archives Information Resources in both the colleges and universities to carry out long-term work constantly to improve the results achieved， but also a strong guarantee for the development and innovation of colleges and universities. However， with the development of university education， university archives consequent huge number， variety， quality， and data is incomplete， varying the size of the phenomenon. These problems can not be addressed promptly and effectively， have a serious impact will the construction and development of University Archives. Therefore， strengthening the supervision of the work of the university archives， it is an important guarantee for the development of university archives.

Key words supervision; development; guarantee

1 正确认识监督与指导的关系

“监督”就是监察督促，要以《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《普通高等学校档案管理办法》等有关法律法规为准绳，对本部门的档案行为是否符合法律和有关规定。检查内容包括档案机构的设置、人员配备、储存条件、保管措施、档案归档、管理办法、资源利用等档案工作。对没能按规定办的要严格督促执行，对违反法律法规和有关规定的要求，领导要根据情节轻重给予处理，直至追究法律责任。所以，监督具有强制性。“指导”就是根据有关法律法规规范和上级有关部门制定的工作目标、任务等档案业务工作进行指导。不具有强制性。其内容主要包括，档案工作中所出现问题：如具体业务、技术问题、技能问题、传播方式，文件归档程序、档案管理规范化、档案化、标准化、档案管理科学化工作等，传授大家怎样做。监督和指导工作虽然是两种不同的工作，但它们是互相作用互相联系的，是围绕一个目标和任务而开展工作的，是互不分割的基本职能和互联关系。

2 加强档案监督指导工作的重要性

（1）是新形势下为中心工作服务的新要求。档案监督指导工作作为新时期、新形势下加强档案建设的一项重大举措。档案监督指导工作要本着宣传档案法律法规，全面提高高校档案工作的整体水平，为学校中心工作服务为大局。充分发挥档案行政管理部门的监督指导职能作用，认真对各类档案机构、部门的工作进行全面系统科学的检查和评估，对档案工作的现状和未来的发展作指导，这对档案建设和发展其意义深远。在新时期新形势下，如何搞好档案指导工作，强化档案的行政职责，提高档案监督指导水平，是各级档案机构、档案部门，搞好档案建设的重要任务。

（2）是贯彻《档案法》的具体体现。监督指导工作要本着宣传法律法规，提升全社会的档案法律意识。《档案法》赋予县级以上档案行政管理部门“组织档案行政执法检查，查处档案违法行为”的职责和使命。贯彻落实档案法的监督指导以及依据给予的权限，采取多种形式，开展监督检查工作。针对档案馆（室）的基础设施建设，馆藏档案资源建设，档案服务利用情况，档案妥善保护及安全等方面进行督查，要以档案管理部门行为为主体执法监督的这一主要形式对内部制度建设，法律法规的规范条例，形成有效的制约机制。要有计划、有目的地开展互相督查，联合调查，专题调研和重点抽查等方式实行执法监督检查。以档案管理部门行为为客体的执法监督检查，则通过自觉接受政府、人大、司法及社会各界指导检查来落实，认真贯彻履行监督职责，使档案管理走上法治化、规范化、常规化的轨道。

（3）是促进档案事业发展的根本保障。高校档案馆及管理部门都要认真行使监督职能，根据情况成立档案行政监督指导工作小组，必须做到五个方面的步骤：一听、二看、三评、四反馈、五整改。其内容包括：档案事业的经费情况、馆舍建设经费落实情况、专业队伍建设情况、人才培养情况、档案保管条件情况、设施设备现状、重大建设项目和重大活动情况等。全面掌握情况，规范考核内容，及时发现问题，提出整改意见，跟踪调研落实。只有这样，才能有效地推动各级档案机构和部门，按照《档案法》去执行。使档案工作规范化、常态化得到根本保障。

3 监督指导工作中存在的问题

目前由于多种原因，高校档案监督指导工作仍然存在一定的问题，其主要表现如下：

（1）档案实施细则不配套。从目前的执法情况来看，在档案中监督指导工作中出现的许多法律法规问题却缺乏相应配套的法规细则，在实际操作中无法执行，没有法律依据。如：《档案法》第十条：“对国家规定的应当立卷归档的材料必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理。任何人不得据为己有”。“档案法实施办法第二十七条”从内容上看虽然也规定了罚则，但是在实际工作中，有些人为了个人利益和便利，就不按照规定的移交时间或内容来移交，更有甚者拒绝移交应归档的文件材料。这给档案监督指导工作带来一定的难度，导致档案文件资料收集不能保证齐全完整。

（2）监督管理力量不够强。一是宣传力度不够，各级档案管理部门没有充分利用和发挥好监督宣传这个舆论阵地。在普及宣传档案法律法规的知识上没有履行好自己的职责，无下工夫，力度不够，档案法律意识淡薄。二是执法手段比较弱。在执行档案法律法规的贯彻落实中，许多实际工作中的情况需要由其他部门来行使执法权。所以这就制约了执法监督指导工作的有效开展。三是档案监督指导思想认识不一致，对于自己的职责和义务认识不足，在执法过程中碰到问题就不能正确地面对，怕麻烦，怕困难。四是执法监督队伍不完备。在档案局、馆一般是一套班子两块牌子，由于人员少，导致执法监督机构不健全，执法人员的整体素质不高，在执法主体显得无能为力，这样就会影响档案执法监督不能顺利开展。

（3）监督指导工作的不全面。在档案监督指导的实际工作中，存在着意见不统一，认识上有差异，其主要是反映在档案馆藏建设上，重藏轻用，重量轻质的观点，由于有这样一种思想的存在，档案监督指导工作显得不那么重要了;另一方面是在档案监督指导过程中存在着只求稳，不求新，不求齐，怕出问题怕出麻烦的想法。这样使许多档案人员在工作中不认真负责，盲目将各种不要求归档的文件和材料列入到归档范围，这样就增加了工作量，导致监督指导工作受到一定的影响。

（4）监督指导工作的不统一，高校档案监督指导工作是整个档案建设和发展的一个重要环节。高校档案馆每年都会有计划地、有步骤地对各个院系部门负责档案监督指导工作的兼职档案人员进行学习和统一教学和辅导;另外，在整体档案指导工作中，也要要求档案指导人员对每个兼职档案员进行一对一指导，对每个系统部门又要开展学习和辅导，这就造成档案监督指导工作的重复性。耗了大量的人力、物力、财力，还没有明显的效果，使监督指导工作的效率不高。

（5）监督指导队伍的不专业。高校各学院在条件允许的情况下，都会要求配备非专业的学生帮助处理办公事务，这些非专业的学生也要负责处理档案工作。他们都不是档案专业的学生，所以对档案知识和档案工作的程序和掌握程度不高。这样，使他们只能完成一定的工作量和任务，碰到问题不能从专业的角度进行分析和解决，同时也缺乏一般的档案知识，所以，导致在档案监督指导人员要花更多的时间和精力来完成指导工作任务。

（6）档案人员的不专职。在高校档案整理工作中，大多数部门不能做到专人专职，这些兼职人员没有认真长期做好档案工作的思想，所以在档案管理，档案建设，档案发展不能提出很好的、具有可行性的建设性的意见。有时在工作中，由于兼职专心不够，特别是在档案移交时间不是很充足，时间很紧，档案的纳入，档案的分类，显得很粗糙。

4 档案监督指导工作新探索

（1）加强法治宣传，做好监督指导。高校档案管理部门要充分发挥人民群众舆论监督作用，通过各种渠道和途径、各种形式有效地开展档案法制宣传教育活动。充分利用好电台、电视台、广播、报纸等舆论阵地，要有计划、有组织、定期地开展档案法制教育展览和知识竞赛活动，使广大人民群众了解《档案法》，增强法制意识。特别是高校领导干部首先要带头学法、守法、用法，要有档案法律法规意识，促进全社会重视和支持档案工作。

（2）加强档案执法主体建设。一是要强调执法主体，明确规定行使处罚权，才能为开展档案执法监督检查创造条件。加强执法主体建设是各级档案行政管理部门的职责，努力争取政府的支持和关心，解决执法人员的行政编制。二是建立档案执法监督网络系统。在档案行政管理部门根据工作需要，应当设立负责执法监督机构。在重点部门和单位要聘用专职人员，组织一个强有力的执法监督网络体系。三是优化执法队伍，提高执法人员的整体素质。要按《档案法》以及有关规定促进档案事业的发展，要注重培养优秀的现代型的档案执法人才，培养一支政治素质强、工作作风硬、业务能力精的执法队伍，使执法监督检查工作得到有效保障。

（3）做好档案监督指导工作要有专业专职。专业是做好档案监督指导工作的前提条件和基础。第一，专业。档案专业是一门学问，是一门学科。没有专业知识就不懂得档案工作的流程和方式，就不能很好地把握监督指导的标准和方法。第二，专职。有了专职人员，他能把所有的精力（学习精力、工作精力）投入到现实档案工作中去。由于对档案监督工作的规定，方式，程序和规范都比较熟悉，这有利于工作效率和质量的保障。第三，专业专职。在搞好档案管理，档案的建设和发展中，能提出积极的建设性的意见，在工作中，能分清层次，重点突出，科学合理地安排工作，提高工作效率。特别是对于复杂的类型各异的档案，专职专员显得特别重要。例如：在教学和实践调研中，所形成的科研成果，而且是专业性比较强的科研成果，它与普通的文书档案有很大的不同。这就需要专业专职人员准确地把握这些成果的类别，能合理地分类建档，完成这一工作。

（4）建立多样性人才培育机制，做好人才储备。人才是关键，人才是事业发展的动力。高校档案馆是以服务高校建设和发展的中心工作为理念。高校事业的发展也离不开档案馆资源信息服务。特别在当今社会显得尤其重要。高校档案馆要在人才队伍建设培育机制上做好文章，要做出培育计划。第一：校内培训。对于那些专业知识扎实的，认真负责的，积极大胆工作的，有培育前途的年轻人，按照不同层次的要求，有计划有组织地进行培训。第二：校内校外培训。根据高校档案馆的发展需要，要把那些积极肯干的，有能（下转第27页）（上接第19页）力的好苗子作为重点培育对象，到国外或校外进行学习。在培训和学习过程中，随时掌握他们的学习情况和思想动态。为他们的学习尽可能地提供方便，使他们能安心学习。第三：建议在校档案馆专业大学和研究生当中，挑选一定比例的人才作为储备。档案专业的大学生和研究生在档案馆学习过程中，可以注重发现人才，跟踪考察，重点培育，把那些有能力刻苦学习，积极肯干，综合素质好的学生作为储备人才。这有利于档案专业健康有序的发展。

（5）加强交流，促进联系。加强档案人员之间的联系。促进密切交流，是搞好档案工作的一个重要环节。高校档案工作人员不但要与本馆人员相互交流，而且还要与本院系部分的兼职档案人员进行交流和沟通。一般来说，档案馆的工作流程把那些整理好的、分类好的、鉴定好的档案在高校档案信息网站上公布。但是，各院系兼职的档案人员在实际工作中，往往不会注意到或者去查看所公布网站上的信息，一旦出现，特别是一些比较重要的信息，例如一些标准规范要注意什么问题，怎样处理和解决些问题或办法等等，一旦没有及时查看，就会耽误时间。因此，要求档案监督指导工作人员，要以饱满的热情，积极主动的态度与兼职人员进行联系，做到交心谈心，沟通思想，传递信息，交流经验，及时处理好工作中所出现的问题，正确理解和认识档案监督指导的重要性，树立大档案意识的观念。

高校档案监督指导工作是档案事业健康和发展的一项重要环节，是搞好档案管理提高档案整体质量的重要抓手。因此，我们必须认真学习，宣传贯彻《档案法》，正确认识档案监督指导工作在高校建设和服务中心工作的重要性，只有这样，才能充分发挥档案监督指导工作在高校档案建设中的作用，为开创新局面创造有利条件。

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