制约高校二级机构办公室管理能效的因素及对策

周 慧 （吉首大学信息网络中心 416000）

制约高校二级机构办公室管理能效的因素及对策

周 慧
（吉首大学信息网络中心 416000）

高校二级部门办公室工作是否能高效、有序地开展是保障高校内部高效、有序运行的关键。随着我国高等教育的不断发展，部分高校的二级部门办公室却无法发挥其能效，出现了效率低下的现象。本文分析了影响其能效发挥的因素，并提出了有针对性的对策。

二级部门 办公室 能效 因素对策

一、高校二级部门办公室在日常管理工作中的地位与作用

高校二级机构办公室是高校各二级单位从事日常事务管理的科室，是每个部门的“心脏”，是负责上传下达的枢纽，是沟通学校与部门的桥梁。在我国高等教育改革不断发展壮大的形势下，高校原有的传统管理模式发生了较大的变化，即管理权由集中逐渐下移到二级部门。这种情况下，作为二级部门的“心脏”，办公室的地位与作用就越来越重要。

（一）高校二级部门办公室在日常管理工作中的地位

1.高校二级部门办公室在部门的管理系统中居于中心地位。它在行政上受部门负责人的直接领导，在业务上受学校相关职能部门的指导。办公室按照部门负责人的意图和要求组织开展本部门的工作，帮助领导在教学工作、科研工作、社会服务等方面进行协调、管理。可以说，各二级部门能否高效、有序地运作是一所大学有序、高效运行的关键。

2.二级部门办公室居于部门管理系统的窗口地位。上级部门及其他同级单位的文件、通知会直接送达办公室，同时又要根据不同需要，整理、搜集本单位的相关材料，并按要求送达不同的部门。另外，还需要接待来人来电来访，并根据其内容解决不同的问题。

（二）高校二级部门办公室管理工作的重要作用

1.参谋、助手的作用。二级部门日常工作中所涉及的教学、科研和管理工作情况十分复杂，稍有不慎就会酿成重大事故，这就要求办公室工作人员不仅要熟悉党和国家的大政方针，更要对学校、部门的各项政策、制度烂熟于心，随时掌握部门教学、科研等方面的基本情况。这样，才能准确无误地掌握第一手资料，随时为部门领导及其他相关部门提供准确、详实的信息。

2.协调、沟通的作用。二级部门办公室是沟通学校与部门、部门与部门、部门与广大师生以及部门与学校外部一些机构之间的媒介，是负责管理本部门人事、行政、文字、信息及其他事务的中心。因此，办公室工作人员必须在沟通、协调上下功夫，协调对内、对外的关系，加强与师生间的沟通，解决工作中的矛盾、冲突，力求在部门内营造一个宽松、和谐的工作氛围。

3.检查、督促的作用。高校二级部门办公室是学校和部门决策制度执行的监督检查机构。学校在给各二级部门发出指令后，指令的执行和监督的任务就落在了二级部门办公室身上，要保障指令的顺利完成，在检查、督促学校指令的过程中就要严格以制度为准绳，以事实为依据，发现问题及时处理、纠正，以避免重大发生的问题。

4.前沿、窗口的作用。二级部门办公室是为教学和广大师生服务的前沿阵地和窗口。作为办公室工作人员，我们既要端正工作态度，明确自己的工作职责，又要增强服务意识，提高服务效率和质量，耐心、细致地为学校、教职工和广大学生提供细致、周到的服务，切实帮助他们解决在教学、科研以及学习生活中遇到的各种问题和困难，从而达到为教学、科研等工作服务的目的。

二、制约办公室管理能效的因素

虽然办公室在高校二级部门中的重要性日益凸显，但随着高校招生不断扩大，因二级部门办公室的职责职能有所增加，其在日常管理中的短板也开始暴露。若不能高效、有序地发挥其职能和作用，就会影响整个高校的管理与运行。

（一）二级部门办公室管理人员队伍建设存在问题

1.办公室管理人员水平参差不齐，编制配备不合理。首先，管理人员水平参差不齐。很多高校对办公室的工作人员没有严格的学历及职称要求，入职的门槛比较低，大多二级部门办公室的工作人员是直接留校的学生、引进人才的家属及其他一些转岗的人员。他们在教育程度、专业知识结构、能力结构的总体水平上层次不齐，工作经验和管理水平千差万别，工作责任心和工作态度亦有所差别，这些都是直接影响办公室工作高效有序开展的重要因素。其次，办公室管理人员编制配备不合理。在很多高校，二级部门的办公室工作人员从严格意义上来说一般只配备一名工作人员，一些机构比较小的部门根本就没有专职的办公室管理人员。而他们的工作范围对内要负责管理部门内部的人、财、物、文、研，对外涉及文件的起草和收发、资料的搜集整理、各种材料的上报、各种检查的准备。要一个人高效有序、面面俱到地完成以上的各项工作，基本上是不可能的。

2.业务能力不强，缺乏系统的专业知识培训。办公室管理是一门高深的学问，是一项专业性很强的工作。其工作人员需要接受专业的培训体系，掌握相关的技能才能具有从事该项工作的素质，以满足高等教育新形势的需要。但现在大部分的高校都没有对系统培训办公室工作人员有足够的重视，缺乏行政人员培训机制，把重点放在了培养专职教师的培训上，以提高教师职称、学历及教学水平。而由于办公工作任务繁重，工作人员平时忙于处理各种事务性工作，需要随时接待来人来电，解答各种问题，这样一来，他们除了参加各种规定学习之外，几乎没有自主学习时间和环境。

（二）管理观念滞后，缺乏行之有效的机制

办公室工作人员结构相对比较稳定，很多人在办公室管理工作上一干数年，且很多常规工作有其固定的模式，因此相对固定的位置和工作内容，形成了传统的思维定势和工作模式，导致工作机制过于程式化，他们习惯按经验或是约定来处理问题，缺乏灵活变通，不擅长在实际工作中学习，不能按照新的情况和问题制定出与时俱进的工作计划和提出建议，不善于在变化的环境中以人为本，高效快速、开拓创新地工作。在实际工作中，二级部门办公室的工作往往处于被动状态，工作主要靠上级部门和领导的指示，通过行政命令指导工作和处理问题，计划和有针对性的工作能力不强。究其原因，主要是缺乏完善的管理制度，没有明确的工作职责和范围，缺乏有效的评价体系和办公室工作激励制度，缺乏自我评价的标准、方法，导致工作人员在无序的状态下工作，很难提高工作水平。

（三）办公室管理工作得不到应有重视，缺乏合理的评价机制

尽管二级部门办公室工作的重要性毋庸置疑，但在很多高校，二级部门办公室被当成部门可有可无的附属机构，其工作人员的辛勤付出也往往得不到足够的重视，认为他们的从事的工作轻松且没有任何技术含量，劳动量和劳动效果是无法和教学一线的教师相比，是高校里的“二等公民”。

此外，二级部门虽然明确规定办公室及其工作人员的职能职责，但由于没有有效的监督与评估机制，无法根据每个人的工作能力、工作效率及工作态度进行客观公正的评价，不能根据评价进行必要的奖惩，且大部分高校现行的分配制度在很大程度上是跟教学和科研挂钩的，导致办公室管理人员的工作量和收入分配不成正比。同时，受工作岗位的制约，他们在职称、职务的晋升上也受到很大的影响，工作热情受到打击，这些因素导致办公室管理人员抱着“干与不干一个样，干多干少一个样”的消极心态面对工作，极大地影响了部门办公室的工作效率和工作质量。

三、解决制约因素的策略

（一）加强建设高校二级部门办公室管理队伍

高校二级部门作为一个基层管理组织，其工作纷繁复杂，面对部门的“人、财、物、文、研”要做到心中有数，忙而不乱，这就在办公室管理人员的选拔上提出了很高的要求。首先，要选用年轻的、有工作热情、热爱本职工作的高学历人才补充到工作队伍中来；其次，要加强对办公室管理人员业务培训，提高他们的管理能力、协调能力、公文处理能力和服务决策能力，从而提高二级部门办公室的整体工作能力和工作水平，更好地发挥其服务职能。

（二）加强并完善管理制度的建设

俗话说“没有规矩，不成方圆”，要建立一个规范，高效的管理体系，我们必须首先制定与其配套的一系列管理制度。建立明确的岗位责任制，明确每个位置的具体工作范围和目标，实现事事有人干，人人有事干，改变过去无人事干、互相推诿的情况。建立完整监督、奖惩制度，在工作人员履行职责的同时加强监督，监督、检查学校及部门的指令是否得到不折不扣地执行，对在履职过程中出现的问题及时处理，奖优罚劣，以增强办公室管理人员的竞争意识。

（三）改进办公管理人员考核制度，加强激励机制建设

高校现有的薪酬制度和职称晋升制度对管理岗位工作人员来说没有任何吸引力。受校内岗位设置和职称晋升制度的影响，绝大多数办公室管理人员在职称评定、职位晋升、学历深造等方面处于非常被动的地位。他们不能通过职称的晋升来提高他们的社会地位和收入水平，亦不能通过行政职务的升迁提高行政级别。这对办公室管理人员的工作热情、工作态度和工作效率有极大的影响。因此，高校领导者和相关的主管部门需要针对这一人群制定专门的考核、奖励制度，以人为本，为管理人员在专业技能培训、学历深造、职称评定及职务升迁方面制定切实有效的管理办法，为高校办公室管理人员创造更好的发展条件，提高他们的薪酬待遇和社会地位，使办公室管理人员能热爱本职工作，安心本职工作，从而消除对职业的倦怠感，在工作中不断地改革创新，更好地履行职责，从而推动高校各项事业的和谐发展。

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（责编 房晓伟）