浅议集中采购风险的财务管控

王爱云

【摘 要】随着市场竞争的日益加剧以及越来越多的集团企业的诞生，利用集团优势进行成本控制是大家普遍采用的作法，而物资采购成本在总成本中所占比例高达50%～60%，控制采购成本成为提高利润的一项重要手段。集中采购由于在采购价格上的明显优势所带来的成本效益，为越来越多的企业所采用。但是由于各个集团企业自身管理水平、经营规模等客观因素的限制，集中采购在带来成本优势的同时，也带来了各種各样的风险，诸如，采购计划风险、合同风险、验收风险、支付风险、保管风险及供应商风险等。

本文以目前所在单位宏昆集团为例，结合集中采购实际运行情况，对财务工作之于集中采购风险管控所发挥的作用进行了深入分析和探讨。本文基于对财务工作在集中采购风险管控过程中发挥的作用进行了探讨，分析了该集团目前集中采购活动各关键控制点存在的管理不足及缺陷，并从财务管控角度提出了改进的建议和措施。本文所提出的观点，对于集中采购风险管控具有一定的理论指导意义和实际参考价值。

【关键词】集中采购；采购风险；财务管控

对企业集团的物资进行集中化采购，主要的含义是指，集团或组织在采购商品时，进行统一集中的供应商的管理与评估、采购价格管理、采购招投标管理，负责汇集分、子公司采购申请并进行调整汇总，形成集团采购计划，并进行集中订购业务和集中结算业务。分公司和子公司根据需求向总部提出采购申请，进行收货入库，反馈收货状况给总部。这种方式特别适用于大型的集团公司大宗物资的采购。集团公司可以通过这种方式，实现企业集团内部资源的高度整合，并可以对其进行从宏观到微观的具体调控，从根本上提高采购效率及降低采购成本，进而降低经营风险。

实现集团物资的集中化采购对于有效控制采购成本、整合集团内、外部资源、提高产品或服务的市场竞争力，降低经营风险，具有非同一般的作用。而集中采购在发挥其优势的同时，其运行过程中也会随之产生各种各样的风险。

集中采购全过程包括计划、审批、询价、招标、签约、验收、付款等环节，根据集团内部职能分工，财务管控的重点在于计划、审批、签约、验收、付款、保管环节。

一、目前集团集中采购的现状及存在的风险

作为一家主营商务会馆业务、兼营星级酒分公司管理的集团企业，由于分分公司越开越多，宏昆集团在2012年成立了集中采购中心，主要负责集团内各分分公司的物资采购业务，以期通过集中采购，达到控制采购成本、降低采购费用、提高采购效率的目的。但由于相关流程制度不完善、管理人员水平有限等原因，并未达到集中采购的预期目标。下面就其采购现状及其所带来的风险进行分析。

1.采购计划风险

目前各分公司采购计划分为周及月度、年度采购计划。

年度采购计划是根据年度物品需求预算（全面预算的一部分）进行编制，由于市场供需关系变化不定，不能全面预测，导致该采购计划不准确；周及月度采购计划由各分公司库房主管负责上报，由于其非实际使用部门，且人员水平参次不齐，导致月度采购计划不准确。由于采购计划不准确及经营环境瞬息万变，大量零星采购及加急采购计划应运而生，导致集中采购无法充分发挥量的优势，进而无法取得价格优势。

由于采购计划不准确，往往导致两种极端情况发生：一是存货积压，大量占用资金及管理成本；二是物资短缺，不能满足日常经营活动需要，影响服务品质。

目前集团内各分公司采购申请，尤其是零星或加急采购申请，一般不通过财务部门审核，而直接由使用部门负责人及总经理签批后直接下达采购部门，这样会出现实际有库存而重复采购的现象发生，导致资源浪费。

2.合同风险

集团采购部在与供应商进行合同签订时，合同条款草拟不规范、不统一、缺乏风险及自我保护意识，对于重要的涉及结算及验收条款不加重视，容易发生合同欺诈风险。

3.验收风险

目前集团各公司在对到货物资进行验收时，主要是由库房人员进行，缺少使用部门及采购部门的验收，且缺乏监督检查机制。容易导致将不合格物资验收入库，给企业造成经济损失。

为解决上述问题，集团建立了库房收验货奖励机制：以退货物资进价的10%给予退货提成。此机制的提出，目的是好的，但在实际操作中，由于未制订合理严谨的具体操作办法，导致个别库管人员钻空子，为了多拿提成而填写虚假退货报告。

4.支付风险

虽然集团实现了物资的集中采购，但货款支付仍采取各公司自行支付的方式，由于集团资金是集中化管理，每月结账期由各公司上报资金使用计划，但由于资金使用计划编制不准确，经常出现资金短缺，导致逾期支付货款，影响企业声誉及信用等级。

各公司财务部在进行货款支付时，主要以发票及入库单为付款依据，未征得使用部门认可，未了解物资实际使用效果，导致款项盲目支付而后续服务及不合格物资的退换货问题无法顺利解决。

5.保管风险

集中采购物资到位后，存放在统一的库房内，由于库管人员专业水平不够，存放条件不符合要求，导致一些存货变质；库管人员责任心不够，不能及时关注物品保质期，导致存货过期无法正常使用。

一方面，对于零流动或移动慢的物资，未给予关注及处理，造成物资积压、资金沉淀。另一方面，过度追求“零库存”，而忽略了采购周期，导致存货短缺、断货，严重影响正常经营活动。

6.供应商风险

目前集团采购部在选择供应商方面，以价格低为主要依据，而忽略了质量、售后服务及供货时间、诚信、履约能力等其他因素，未能综合考核供应商，带来供应商选择风险。

二、应对集中采购风险的财务管控措施及建议

签于集团目前集中采购存在的上述问题，财务部门从本职工作出发，在关键控制点上提出以下几点管控措施及建议：

1.采购计划风险财务管控

首先，建议将物资采购业务划分为集中采购、零星采购（或加急采购），而不是现在的“一把抓式”的全部纳入集中采购范畴；对于采购量大、标准化程度高、需求稳定的物资，采取集中采购方式，充分发挥集中采购的规模优势，降低采购成本，提高采购效率；对于一些标准化程度低、用量少、突发性的物资采购需求，发挥公司自行采购的灵动性，既可以提高采购效率、又可以满足部门特殊使用要求；

其次，由熟悉业务状况及顾客需求的使用部门提出采购申请，由财务部门根据库存现状修正采购数量、上报采购计划，从而确保采购量既满足经营需要，又不会造成过度采购或重复采购。

2.合同风险财务管控

在签订合同过程中，做到以下几点，即可将合同风险降至尽可能低的水平：

（1）制订合同模板，尽量以我方提供合同模板签约。

（2）规范合同模板内容，重点完善以下条款：付款方式、质保金、发票开据、退换货规定、验收标准、交货地点、运费承担、纠纷解决等，维护公司利益。

（3）合同审批增加财务部门、法务部门审核环节，双重保险，降低签约风险。

3.验收风险财务管控

由于到货物资验收工作主要由库管人员完成，而库房隶属财务部，且此环节非常重要，管控措施包括：

（1）汇同各相关部门针对不同物资制订明确详细的验收标准。

（2）严格执行岗位监督机制，收货时至少要有库管员、使用部门人员、采购员同时到场进行收验货。

（3）规范退货提成制度，在退货报告上严格要求以上三类岗位人员及供应商签字确认，方可作为退货依据，杜绝虚假退货。

（4）库管员及采购员定期轮岗，避免关系密切导致舞弊发生。

4.支付风险财务管控

一是，采购付款依据由以前的发票、入库单，改为发票、入库单、部门意见书，只有使用部门对产品满意，方可进行款项结算，为之后可能发生的质量纠纷的解决，提供便利。

二是，对于集中采购货款的支付，统一由集团财务中心进行结算，既减少了资金调拨成本又减少了财务工作量，有利于资金集中管理，充分发挥资金价值及使用效率。

5.保管风险财务管控

库房作为物资保管部门，对于物资安全责任重大，要做到以下几点：

（1）合理制订各项物资的安全库存，确保不断货；安全库存的确定为：

安全库存量=每天的使用量×到货时间周期

（2）对于一年以上无动态或移动慢的物资，定期在集团内各公司进行公告，使各公司、各部门灵活安排调拨使用，降低存货积压，盘活资产。

（3）对于不同类型的存货，依据储存要求，进行分类储存，杜绝人为毁损、变质风险。

（4）加强对库管人员消防安全培训，能够应对突发事件，保护财产安全。

6.供应商风险财务管控

供应商管理，作为集中采购风险管控重中之重，意义非常重大，建议从几下几方面管控：

（1）建立物资使用反馈机制，由使用部门、采购部门、财务部门、审计监督部门定期召开协调沟通会，反馈、总结物资到货、质量等问题，制订处理措施。

（2）建立供应商信息库，依据日常合作反馈的问题，建立“合格供应商信息库”、“不合格供应商信息库”，对于“合格供应商”进行评级，选择优质供应商签订长期购销合同，建立长期战略合作伙伴关系；对于“不合格供应商”，可采取暂停合作或终止合作的方式，为企业规避供应商风险。

7.建立健全信息化系統

信息化系统的内容包括：

（1）建立采购平台系统，实现采购计划上报、审批、供应商发货、物品验收、支付审批、质量评价等功能为一体的信息化系统。

（2）建立合同管理系统，实现合同草拟、审核、审批、合同进度款支付、合同变更、解除等于一体的信息化系统。

（3）充分利用财务软件供应链模块功能，与采购平台对接，实现安全库存警戒、自动编制常备库存采购计划、实现系统化操作，减少手工劳动，提高工作效率；建立信息化系统，集团总部及各级管理部门，通过信息系统可以了解和掌握权限范围内的全部会计信息和业务信息，对本公司的生产经营活动实施及时、有效的动态管理和全过程控制。通过各系统之前的无缝对接，实现数据共享及电子单据的快速流转，既使各相关部门能够及时了解采购进度、付款进度、库存情况；又可以提高各部门协作能力，提高工作效率，降低采购费用；并且可以通过系统化管理，对采购数据进行积累，建立一套本单位的采购数据库，有利于今后的集中采购决策。

参考文献：

[1]车玉梅.集中采购策略在成本控制上的成功应用.中国煤炭，2008年第8期.

[2]郑洪涛，张颖.集团公司财务风险防范及控制.财务与会计，2014年第4期.

[3]王素荣.集团公司财务风险防范及控制.中央财经大学学报，2004年第10期.