浅析行政单位内控管理存在的问题及对策

2015-07-17广东省韶关市曲江区财政局邱尉凤

中国商论 2015年30期

广东省韶关市曲江区财政局邱尉凤

浅析行政单位内控管理存在的问题及对策

广东省韶关市曲江区财政局邱尉凤

行政单位是行使国家和人们赋予的职权，履行社会责任与义务的场所。“反腐败，反贪污，提高办事效率，提高服务质量”是行政单位的宗旨。为了适应社会的发展，市场的需求，近几年来，国家将内控基本规范又应用到行政单位，并做了详细的规定，“用内控制度这个笼子牢固地锁住权利”，从而约束管理者的权利与行为。但是内控在行政单位的应用还是比较晚，所以运行起来有一定不足与差错，因此笔者想从自己的工作经验出发，谈谈对上述问题的看法，仅供参考。

行政单位内控管理问题对策

1　行政单位内控建立的必要性

1.1是确保财政信息真实可靠的重要手段

行政单位的财政信息是国家制定重大决策的重要依据。但是在市场经济条件下，某些领导受利益的驱使，为了个人的利益而弄虚作假，导致会计信息失真。行政单位内控的宗旨之一就是确保财务信息的可靠性。

1.2是行政单位各种制度监督的需要

我们知道行政单位财政的预算、部门的财务都有统一的管理模式。国库集中支付、单一账户、收支两条线是行政单位最大的特色。其目的都是检测公共财政的运行。行政单位制度的落实程度如何？内控是检测的最好手段。

1.3是行政单位有序发展的必然需要

随着国民经济发展的需要，政府部门的职能也应该由原来单一的服务职能向多元化转变，在转化过程中，制度的建立与完善，运行的效果与检测都离不开内控的跟踪与管理。

2　当前行政单位内控管理中存在的问题

2.1制度建立不完善

社会在进步，时代在发展。但是许多行政单位的规章制度还是老黄历。在制度的建立上，缺乏新内容，已经无法与目前社会发展需要相适应。如差旅费报销制度还是过去的模式，如遇新问题就生搬硬套老模式，这样管理不统一，引发矛盾，影响工作质量。制度的执行不到位。许多制度的执行都是应付差事而已，如发生违纪行为时，都是就事论事，而不是一追到底，将责任落实到个人，致使类似案件屡屡发生。制度落实弱化，许多制度制定得好，但是落实很困难，如某些领导的意见高于制度，拍板就定案，这种现象在行政单位也经常存在。这种制度无论从体系上还是从执行以及落实上都存在着瑕疵，势必影响了社会的公众形象与服务质量。更影响了国家经济运行，这应该引起有关部门的关注。

2.2岗位职责管理混乱

一是岗位分工不清，重要岗位之间你中有我，我中有你，不相容业务由同一人管理。如财务人员兼管档案、出纳、固定资产；固定资产的出租、出借与其收入由一人兼管；甚至有的基层单位只有两个人，一人有事，另一个人全管。这样看似提高了工作效率，实际上为个人的舞弊行为开启了绿灯，也导致了差错疏漏不易被发现，这样给行政单位的运行带来了重大隐患。二是职责不清，权利集中，责任推卸。在重大事件面前，为了个人的利益，明争暗斗，不怕责任重大，只怕权利分散，一人决策时常发生。在责任面前，你推我让，相互推诿，不想集思广益，堵塞漏洞，而是设法让本身不清白的自己清白起来。三是对岗位人员的配置及能力与素质的考核不够。我们说德才兼备，以德为先是考核财务人员称职的基本条件，是企业财务岗位工作的前提。但是在行政单位却忽略了这一重要原则。财务岗位尤其是出纳岗位更是被看作有会计证就能上任的岗位。

2.3没有建立相应的追责机制

行政单位薪酬是财政拨入，但管理比较死板，没有企业单位那样灵活多样，所以在责任追究方面总是批评与教育同等。没有建立真正地追究责任的奖惩机制，更难以真正地落实到人。这样时间长了，雷声大、雨点小的批评教育方式人们早已习惯。长此以往就慢慢养成了法律意识淡薄，对工作失去责任感与积极性，遇到了问题没有人去分析与解决，而是想法设法绕过问题。这使大多数人都有多一事不如少一事的想法去工作，时间长了问题就会越来越多，百姓对社会、对国家的矛盾也越来越多，这样不仅影响行政单位的工作效率，也影响了“以人为本、和谐社会”的理念。同时更影响了百姓对社会制度的认可。

2.4财务人员素质不高，内控监督不力

我们经常说在行政单位工作没有像企业那样工作压力大，却比企业单位工作条件好，夏天不热，冬天不冷。这样就养成了一些人员在工作中不求上进，在能力上不求攀比，工作只要领导满意就是好。他们对进修、对培训、对职称毫不感兴趣，这样在工作中的差错就有增无减，直接影响了内控工作的效率。在这样的前提下，内控的监督显得十分弱化。如领导 “重钱轻物”，对固定资产“重购轻管”；财务人员只做日常的基本账务工作，对实质的问题由于涉及面比较广，所以没有人去深追究与管理。如对于有些合同，没有按合同去执行事项并且没有人去追究就不了了之；对于有些往来账目，没有及时核对与跟踪，时间长了也就不了了之了，财务人员失去了职业道德与法律意识，其工作性质成了领导的随时可用的 “提款机”。

3　提高行政单位内控管理工作应采取的对策

3.1加强内控意识，提供良好的公共服务环境

政府或者相关业务人员不合理的公务行为将影响着政府的服务质量和社会的公共形象。所以首先要提高全员的内控意识，使内控应用到权利的运用、资金的支配、风险的管控之中去。通过法制教育与实际案例让领导们以身作则去重视内控的重要性；通过业务学习与继续教育培训工作让相关业务工作人员懂得自己岗位的重要性与责任性；通过集体宣传与教育让全员都在自己的岗位职责内兢兢业业努力地工作。这样营造了一个好的氛围为黎民百姓多办实事，办好事，让老百姓放心、安心。这也是在和谐社会里，人民公仆的具体表现。

3.2明确岗位责任制

有了好的内控认识，就应该好好地梳理各项具体业务，如从行政单位的岗位定员定编开始通过组织结构图与业务流程图逐项梳理，并且对重要的部门与岗位实行严格的管控与监督。严格做到不相容岗位相分离以及各个岗位之间的相互制约相互制衡的原则。首先让相关工作人员依照岗位责任制进行自查，并将自查的结果定期上报。同时行政单位也派人专门下去对自查的结果进行定期与不定期的核对检查，对发现的问题要及时地提出与处理，对处理后的结果进行总结与分析，在分析的基础上加以评价，最终达到提高岗位相互牵制的目的。其次在职责清晰的前提下，将责任具体落实到个人，无论从组织结构，还是到具体业务的岗位设置都应该是清晰明了，使每个人在自己的岗位上履行自己的权利与义务。这样可以避免权利过度集中、责任相互推卸的现象发生。

3.3建立追责制度，建立奖励机制

我们知道人的主观能动性十分重要，那么如何将人的潜在能动性挖掘出来？这是行政单位的管理者必须考虑的事情。首先应该建立追责制度，形成循环的封闭的追责管理模式，也就是说无论是谁，将责任一追到底，落实到底，责任者必须“买单”，绝不能含糊其辞。如果是重大事件，那么一定要追溯到原始记录。其次要在建立惩罚责任制度的同时，也要建立激励制度，体现出奖惩的对等。这样从单位文化方面来有效的激发员工爱岗敬业积极性与能动性。对尽职尽责的员工、对服务态度好、百姓口碑好的单位及个人给予精神奖励的同时，还给予物质奖励。

3.4建立信息化监督平台，实现全方位监督模式

首先要建立信息化平台，确保内控信息畅通无阻，同时建立内控数据库系统，通过资源共享与动态跟踪，最终使内控能够反映行政单位运行的全过程，更使单位在人力、物力、财力三大方面得到有机整合。再有从每个人做起，定期地公布每个人社会职责的履行情况，让监督有声有色；抓好最基层的监督工作，使基层的各种信息公开化，让监督“清澈透明”。通过监督平台的建设，减少了贪污腐败现象的发生；通过全方位监督工作的进行，如加大新闻舆论与重大案例的宣传教育工作，让监督在行政单位永驻常青。