对技术档案归档整理的几点思考

施松兵（南京华源工程管理有限公司,南京 210044）

对技术档案归档整理的几点思考

施松兵
（南京华源工程管理有限公司,南京 210044）

技术档案能够为科研工作提供重要的参考资料，是过去工作经验的总结，技术档案的完整性与准确性需要规范的归档整理制度来进行约束，在整个的档案学中占据着重要的位置，技术档案对于一个企业来说属于重要的财富，技术档案的归档整理必须按照先进、规范化的方式进行，确保档案的完整、安全，这样有利于档案使用的便捷化发展。

技术档案；归档；整理

随着科研工作的深入发展技术档案也会随之不断增加，这些档案中包含着技术文件、图表、信息记录等多种内容类型的文件，是工作中真实的历史记录，在科研项目完工后技术档案就会成为重要的证据，因此技术档案归档整理工作的进展就显得尤为重要，它关系到当前的档案管理更与未来档案的使用关系紧密，因此技术档案的归档整理是当前工作重点。

1 技术档案归档整理的现存不足

1.1 归档整理不及时与档案装订的问题

在一个工程项目正式完工之后，其中产生的所有档案必须移交给档案室进行存放管理，技术档案综合管理部门需要定期的制定归档清单，在要求的时间内将各个部门的技术档案回收，但是很多时候都存在技术档案回收不及时的问题，在进行企业业绩查询、汇总的时候就需要对档案进行调阅，但是由于档案的分散性给整理工作带来了难度，在很大程度上影响了技术档案的使用效率，增加了档案资料的管理成本以及人力、物力的耗费，这种技术档案移交不及时的情况严重影响着企业档案管理的成效的发挥。由于档案资料的生成部门的不同，它的装订也存在各种不同的情况，有的档案采用塑料夹的形式进行包装，有的则采用活页的形式存放，缺乏统一的装订规范，对于档案管理部门规定的三孔一线的装订规范没有进行不够的重视，只是按照个人意愿进行了整理，这种不规范的装订存放形式不利于技术档案的长久保存，在以后的使用中很容易发生丢失、损坏的情况，而且为以后的查询工作增加了一定的难度，降低了档案整理的整体效率。

1.2 技术档案归档整理的质量问题

归档的技术档案一般按单位工程粗线条地大致分类组卷装订，没有根据档案规范要求，按建设单位、单项工程、分部分项等进行分类，有的案卷立卷过厚，超过每卷最多400页的规定，有的案卷涉及几个专业，没有单独立卷[1]。这些状况都直接造成了技术档案分类的混乱，分类过于笼统为档案的整体和查阅都带来了不便。此外，技术档案的归档整理还存在使用复印件的问题，档案在进行归档的过程中必须使用原件，但是当前的很多技术档案使用的都是复印件有的时候甚至一整套资料都是复印件。复印件很多时候都会存在印章模糊、字迹不清楚的问题，影响了档案的使用价值以及存放时间期限，造成这种问题的主要原因在于档案份数缺乏具体规划，造成了大量质量低下的复印件的产生。技术档案的整理需要按照一定的要求有序、规范的进行装订和排放，不能只是简单的进行堆放，需要按照类型进行划分，否则就会对以后的使用造成影响。另外，技术档案的归档资料使用的材料存在大小不一的问题，在进行档案的整理工作时，小于A4的，没用A4白纸进行托裱，统一按照A4的大小进行了加工。

2 技术档案归档整理的对策思考

2.1 提高归档意识，健全档案管理体系建设

技术档案具有原始性、凭证性，一旦积累工作没做好，造成残损、遗失，日后将无法弥补，因此，从项目组建时，严格落实技术档案“三纳入”制度，将技术档案工作纳入领导议程、纳入各项工作的计划中[2]。将技术档案的归档整理意识深入到每一个职员的工作中去，成为日常工作的一个组成部分，严格要求归档人员的工作规范性，进而对于档案上交部门也会提出相应严格的要求，在档案移交的过程中归档人员需要明确接收的规范形式，对不同部门的档案提出统一的要求，按照归档制度的规定进行档案的装订、整理。在科研或者工程项目的开始阶段，就需要建立完善的档案管理体系，确定主要负责人员，明确分工，形成层级化的责任管理制度来进行档案的积累，这样在项目完工之后，档案的归档整理工作就会变得比较简单，能够更好的实现技术档案完整、准确的要求。进行工程管理的计划、检查、验收等各项工作时应该同时进行工程技术资料的计划、检查、验收等的工作，这样能够及时的发现问题，第一时间解决问题，为以后的归档整理铺路，中途发现技术档案的遗漏也应该及时的进行补缺。

2.2 改善归档移交程序以及档案人员素质

工程项目正式竣工结算完毕，技术资料人员按建设单位、监理单位的要求，结合DA/T 28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范及GB/T 11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求进行整理[3]。在由负责人员进行检查之后再进行装订，然后才可以按照规定时间移交入档案室，在移交过程中需要仔细的做好日期、清单的填写工作，确认无误后进行技术档案的归档，同时利用现代网络技术进行档案的电子版的创建，形成完善的归档程序的建设。另外，技术档案归档整理的改善还需要对归档人员的专业素质进行不断的提升，技术档案的管理工作相对来说专业性比较强，所以在选择工作人员的时候需要符合档案管理职业的要求，不仅仅要了解档案归档的操作流程，而且也需要对技术知识有一定的了解，这样在档案整理的时候就可以进行明确的分类。在上岗之前对员工进行专业的培训也很有必要，加强其对档案整理的标准以及工作程序的了解，能够为归档工作打造一个坚实的基础。

3 结束语

技术档案的归档整理需要长期的有效管理，这是基础性工作中的一个重要环节，它也是工程、科研规范化、科学化管理的一个浓缩，技术档案管理的优劣直接显示了企业管理的总体水平，技术档案归档整理的工作需要管理人员共同努力，提高认识，制定一系列严格的归档整理制度，不断健全技术档案的管理网络的建设，提高技术档案的使用价值。

[1]花文博.对基础测绘项目档案归档管理问题的几点思考[J].科技与企业,2011(08):89.

[2]戴丽霞.做好企业科学技术档案管理的几点思考[J].黑龙江史志,2011(21):20-21.

[3]我院专题技术档案的归档制度和收集整理专题技术档案的作法[J].档案工作,1962(02):6-7.

施松兵（1962-），男，江苏海门人，本科。